MARTENS & PRAHL bracht recruitment voor 90+ kantoren samen

MARTENS & PRAHL werd in 1898 in Lübeck opgericht en is de overkoepelende groep voor meer dan negentig zelfstandige verzekeringsmakelaars. Ruim duizend medewerkers werken verspreid over Duitsland. De holding coördineert recruitment, terwijl gesprekken en beslissingen bij de partnerkantoren plaatsvinden — ieder met een eigen identiteit, hiringmanagers en vacatures.

E-mail en Excel over negentig kantoren

Toen Josephine Stresius als Recruiting Lead begon, deelde het centrale team kandidaatprofielen per e-mail met de betrokken hiringmanager. Daarna verdween het overzicht. Recruiters konden niet zien of een profiel was gelezen, wanneer feedback kwam of hoelang een kandidaat al wachtte.

Ook de toegang tot persoonsgegevens was moeilijk af te bakenen. Zonder rechten per vacature kon informatie van het ene partnerbedrijf zichtbaar worden voor een ander. Excel hield de voortgang bij, maar waarschuwde niet wanneer een rij werd overgeslagen of opvolging uitbleef.

Een externe dienstverlener verzorgde bovendien iedere vacatureplaatsing. Van briefing tot publicatie duurde dat ongeveer een week.

Alleen toegang tot de eigen vacatures

Josephine testte Join eerst een jaar op holdingniveau. Daarna volgde de uitrol met een handleiding, een groepsbrede aankondiging en korte schermdeelsessies voor wie extra uitleg nodig had.

Met rollen en rechten zien hiringmanagers alleen de vacatures en kandidaten van hun eigen partnerbedrijf. Sollicitaties, notities en feedback blijven in dezelfde recruitmentpipeline. Zo hoefde het team kandidaatdata niet meer per e-mail door de groep te sturen.

Beoordelingsformulieren geven Josephine een vaste set informatie voor iedere kandidaat. Hiringmanagers ontvangen daardoor een vergelijkbaar verslag, ook wanneer de gesprekken op een kantoor plaatsvinden waar zij zelf niet aanwezig is.

Publiceren in vijf minuten

Een vacature die voorheen bijna een week op publicatie wachtte, staat nu in ongeveer vijf minuten online. De tekst verschijnt tegelijk op de betrokken bedrijfswebsite en aangesloten vacaturesites. De eerste sollicitatie komt volgens MARTENS & PRAHL daardoor dezelfde of de volgende dag binnen, ongeveer zeven keer sneller dan voorheen.

In het eerste volledige jaar beheerde de groep ongeveer 2.000 sollicitaties in Join en werden 25 mensen via het platform aangenomen. Inmiddels werken 77 actieve gebruikers met het systeem.

Feedback binnen vijf werkdagen

Iedere bevoegde collega ziet nu in welke fase een kandidaat staat en waar feedback ontbreekt. Het recruitmentteam kon daardoor voor het eerst een reactietermijn van vijf werkdagen met hiringmanagers afspreken en bewaken.