evenito bouwde vroeg een recruitmentproces dat zeven jaar meegroeide

evenito ontwikkelt software voor zakelijke evenementen en ondersteunt daarmee onder meer SBB, Swiss Life en DZ BANK. Het bedrijf verwerkt meer dan 1.500 evenementen per maand en groeide sinds 2016 naar ongeveer vijftig medewerkers. In de beginjaren lag recruitment volledig bij CEO Tobias Giger: vacatureteksten, screening, gesprekken en afwijzingen kwamen allemaal naast zijn andere werk.

Vroeg kiezen voor één systeem

Sollicitaties kwamen aanvankelijk binnen via persoonlijke inboxen en LinkedIn-berichten. Cv’s belandden in mappen en een gedeeld e-mailadres maakte niet duidelijk wie al had geantwoord. Tobias koos daarom vroeg voor één centraal recruitmentproces. Achttien minuten nadat hij zijn Join-account had aangemaakt, stond de eerste vacature online.

Dat moment bepaalde de verdere inrichting. Elke sollicitatie kreeg vanaf het begin een plek in de recruitmentpipeline, met documenten, contactmomenten en een duidelijke volgende stap. Tobias kon recruitment daardoor zelf blijven coördineren zonder kandidaten uit het oog te verliezen.

Zeven jaar later werkt het hele team samen

Bij grotere sollicitatievolumes werd het proces verder aangescherpt. Een vacature voor UX/UI-design in Duitsland leverde binnen enkele weken zeshonderd sollicitaties op. evenito gebruikte uitsluitingsvragen voor harde voorwaarden, zoals Duitse taalvaardigheid of beschikbaarheid, zodat het team niet ieder cv handmatig hoefde te openen.

Toen hiringmanagers meer gesprekken gingen voeren, kwamen beoordelingsformulieren en gedeelde notities naast het kandidaatprofiel. Zo stelde het team vooraf dezelfde vragen en bleef feedback beschikbaar voor iedereen die bij de beslissing betrokken was. De automatische e-mails werden aangepast aan de eigen schrijfstijl en de werken-bij-site kreeg beeld, citaten en video.

In 2025 nam evenito vijftien mensen aan, een groei van ongeveer 30%. Halverwege dat jaar trad een People Lead aan. Die hoefde geen nieuw proces te ontwerpen: de kandidaathistorie, rollen en werkwijze stonden al in Join. Inmiddels zijn zeven actieve gebruikers samen goed voor meer dan zestig sessies per week en verloopt volgens evenito 99% van de recruitmenttaken via het platform.

Na meer dan zeven jaar ligt de dagelijkse coördinatie niet meer uitsluitend bij Tobias. Hij kan zich richten op de laatste gesprekken en de culturele beoordeling, terwijl het People-team en de hiringmanagers werken vanuit het proces dat al bestond voordat hun functies er waren.