Comment evenito a construit un recrutement structuré à partir d'une seule personne

evenito est une entreprise SaaS B2B basée à Zurich qui développe des logiciels de gestion d’événements pour certaines des plus grandes organisations de Suisse et d’Allemagne. Parmi ses clients figurent les CFF, Swiss Life et DZ BANK, plus de 1 500 événements sont gérés chaque mois, et l’entreprise grandit régulièrement depuis sa création en 2016. Partie d’une petite équipe, elle compte aujourd’hui une cinquantaine de personnes, dont 15 recrutées en 2025, soit 30 % d’effectif en plus. Pendant l’essentiel de ce parcours, le PDG Tobias Giger a piloté seul le recrutement, avec Join comme unique outil. Aujourd’hui encore, presque tout le recrutement passe par Join, et après plus de sept ans, l’équipe n’a jamais envisagé de changer.

Le défi : grandir sans système dédié au recrutement

Quand evenito a commencé à recruter à plus grande échelle, il n’existait ni fonction RH ni infrastructure de recrutement. Les candidatures arrivaient par e-mail. Les CV étaient rangés dans des dossiers. Personne ne partageait de vue sur qui avait postulé, où en était chaque dossier, ni qui devait répondre.

Tobias prenait personnellement en charge chaque recrutement, de la rédaction de l’offre au dernier entretien.

Des candidatures éparpillées dans des boîtes de réception, sans suivi central. « Avant Join, chaque candidature arrivait dans une boîte, par e-mail ou par message LinkedIn. Il n’y avait aucun endroit unique pour suivre les candidat·e·s ou voir où chaque dossier en était », dit Tobias. Aucun pipeline, aucune visibilité partagée, aucun moyen de garantir que rien ne passait à la trappe. L’équipe a essayé une adresse partagée, puis l’a vite abandonnée : impossible de savoir qui avait répondu à qui.

Du temps de direction absorbé par l’administratif au lieu de la stratégie. En plus de la stratégie produit et de la direction générale, chaque entretien de préqualification, chaque entretien, chaque refus et chaque relance reposaient sur Tobias. Chaque étape manuelle risquait de ralentir un processus dans lequel les meilleures candidatures n’attendent pas.

Une évaluation inégale dès que le recrutement s’est élargi. À mesure qu’evenito grandissait et que plus de personnes menaient des entretiens, aucun système commun n’existait pour évaluer. Les retours vivaient dans des documents séparés, ou nulle part. Les équipes posaient des questions différentes. Les critères variaient.

Des volumes de candidatures impossibles à filtrer. Une seule annonce de designer UX/UI en Allemagne a généré 600 candidatures en quelques semaines. Sans préselection automatique, la lecture prenait des heures.

« Si tout n’est pas organisé au même endroit, votre équipe se décourage. Avec des dizaines de tableaux, ça déraille en permanence. Vous perdez complètement la vue d’ensemble. »

La solution : de la boîte de réception à une véritable infrastructure

Tobias a choisi Join très tôt. Dix-huit minutes après la création du compte, la première offre était publiée. L’attrait initial était simple : un seul endroit pour toutes les candidatures, un accès encadré aux données, et une plateforme que les candidat·e·s du marché germanophone connaissaient déjà. « Les candidat·e·s de notre marché connaissent Join et postulent par ce biais. Cette familiarité comptait pour une jeune entreprise qui construisait encore sa marque employeur », dit-il.

Un pipeline centralisé a rendu tenable un recrutement mené seul

Avec le pipeline de recrutement, chaque candidature de chaque poste ouvert arrivait dans une vue unique et structurée. CV, lettres de motivation et coordonnées étaient au même endroit. Chaque candidature, pour un poste d’ingénierie à Zurich ou de business development à Hambourg, atterrissait dans le même système. L’équipe voyait qui avait postulé, quand, et où en était le dossier. Pour quelqu’un qui pilote seul, cette visibilité faisait la différence entre un processus qui fonctionne et un processus qui repose sur la mémoire.

Grilles d’évaluation et notes partagées ont unifié l’évaluation

Pendant des années, les retours d’entretien et les évaluations chez evenito sont restés sur des appareils individuels et dans des documents séparés. Quand Tobias a commencé à déléguer aux responsables de pôle, cette approche a cessé de tenir. L’équipe a adopté les grilles d’évaluation et les notes pour uniformiser. Des modèles partagés ont garanti que les mêmes questions étaient posées d’un pôle à l’autre. Les notes internes se trouvent désormais à côté du profil et sont visibles par toutes les personnes impliquées dans une décision, si bien que chacune dispose du même contexte. « Les bases, publier une offre et suivre les candidatures, nous ont permis de démarrer. Mais la vraie valeur est venue des grilles d’évaluation et des notes », dit Tobias. « C’est là que le processus a vraiment mûri. »

Les questions de préselection ont contenu le volume sans réduire la qualité

Certains postes attiraient bien plus de candidatures que l’équipe ne pouvait en lire. Quand des centaines de dossiers arrivaient sur un poste, les questions de préselection permettaient de poser des filtres de refus automatique, par exemple sur la langue ou la disponibilité, de sorte que les profils hors critères étaient écartés avant que quiconque ouvre un CV. Pour certains postes, l’équipe a aussi demandé une phrase obligatoire dans la lettre de motivation, afin de vérifier que l’offre avait bien été lue.

Un outil pensé pour une personne, qui a porté toute une équipe

Pendant des années, Tobias a mené seul le recrutement d’evenito dans Join, sans formation. « 80 % se comprend immédiatement », dit-il. « Vous pouvez publier une offre, recevoir des candidatures et les faire avancer dans le pipeline. C’est intuitif. »

Cette simplicité a rendu la montée en charge facile. Quand evenito a recruté une responsable RH au milieu de 2025, personne n’a eu à repenser le recrutement. Le processus, l’historique des candidatures et les habitudes de travail étaient déjà centralisés dans Join, si bien que la nouvelle fonction a pu entrer dans un système qui marchait au lieu d’en construire un. Les rôles et permissions ont clarifié les responsabilités, et les fonctions collaboratives ont maintenu tout le monde au même niveau d’information. Une activité menée par une seule personne est devenue un processus d’équipe structuré, sans changer d’outil.

Une communication personnalisée qui porte la voix de l’entreprise

La communication avec les candidat·e·s est un autre volet qu’evenito a pu s’approprier. L’équipe a adapté les e-mails automatiques au ton de l’entreprise, pour une expérience plus personnelle et plus cohérente à chaque étape. La page carrière est elle aussi devenue un meilleur reflet de l’entreprise, avec des images, des citations et de la vidéo au lieu d’une annonce générique.

« Si vous recrutez plus de cinq personnes par an et travaillez encore avec Excel et l’e-mail, Join ne vous offre pas seulement une meilleure expérience : il en offre une dix à vingt fois meilleure à vos candidat·e·s. »

Les résultats : un système de recrutement qui a grandi avec l’entreprise

Les résultats d’evenito ne se mesurent pas à une amélioration ponctuelle, mais à un recrutement resté fiable au fil de plusieurs années de croissance. Ce qui a commencé comme un moyen simple pour Tobias de gérer seul les candidatures est devenu le système central d’une équipe entière.

Une source fiable unique, tous pôles et tous postes confondus. Chaque candidature, en ingénierie, vente, marketing, customer success ou opérations, est suivie dans les pipelines. Aucun CV perdu, aucun fil éparpillé.

Un processus adopté par toute l’équipe. Aujourd’hui, sept personnes actives ouvrent plus de 60 sessions par semaine dans Join, signe que le recrutement ne dépend plus d’une seule personne mais est ancré dans l’équipe. Que toutes les actions vivent au même endroit, de la publication au suivi, à l’évaluation, aux e-mails et aux entretiens, est ce qui fait tenir l’ensemble.

Plus de sept ans comme client, sans raison de changer. Un PDG qui faisait tout seul a laissé place à un système multi-utilisateurs où managers, responsables d’équipe et direction ont des rôles définis. Le système a fonctionné dès le premier jour et a continué à fonctionner pendant que l’entreprise se multipliait par dix. « Je ne me souviens même plus comment nous recrutions avant », dit Tobias.

« Join est un outil très utile et simple d’usage, qui aide evenito à simplifier, digitaliser et moderniser le recrutement. Quand vous passez d’un recrutement porté par les fondateurs à une équipe entière, il vous faut un système qui garde chaque candidature, chaque entretien, chaque note et chaque relance au même endroit. »

Au-delà de la plateforme, Join a façonné la manière dont evenito envisage le recrutement comme discipline. Le processus structuré a donné à Tobias la confiance nécessaire pour se retirer du quotidien et se concentrer sur l’évaluation culturelle en dernière étape. Les retours des candidat·e·s sont systématiquement positifs, ce qu’il relie directement à une communication soignée et humaine.

evenito recrute actuellement en vente, gestion de comptes et customer success, et utilise la diffusion d’offres payante pour étendre sa portée au marché allemand via Stepstone. L’équipe affine encore son processus, ajoute la transparence salariale dans les annonces, construit un vivier de talents et teste de nouvelles méthodes de préselection. Après près de sept ans, la relation avec Join continue de s’approfondir.

evenito montre qu’un bon logiciel de suivi des candidatures (ATS) ne règle pas seulement le problème du jour. Il grandit avec l’entreprise, s’adapte aux nouvelles structures d’équipe et continue d’apporter de la valeur longtemps après la première offre publiée.