Cómo evenito construyó una contratación estructurada partiendo de una sola persona

evenito es una empresa suiza de software B2B con sede en Zúrich que desarrolla soluciones de gestión de eventos para algunas de las mayores organizaciones de Suiza y Alemania. Entre sus clientes están SBB, Swiss Life y DZ BANK, gestiona más de 1.500 eventos al mes y crece de forma sostenida desde su fundación en 2016. De un equipo pequeño ha pasado a unas 50 personas, con 15 incorporaciones solo en 2025, un 30 % más de plantilla. Durante casi todo ese recorrido, el CEO Tobias Giger llevó personalmente la contratación, con Join como única herramienta. Hoy casi toda la contratación sigue pasando por Join y, después de más de siete años, el equipo nunca se ha planteado cambiar.

El reto: crecer sin un sistema dedicado a contratar

Cuando evenito empezó a contratar a mayor escala, no existía ni función de personas ni infraestructura de reclutamiento. Las candidaturas llegaban por correo. Los CV se guardaban en carpetas. Nadie compartía una vista de quién se había presentado, en qué punto estaba cada expediente o a quién tocaba responder.

Tobias asumía personalmente cada contratación, desde redactar la oferta hasta la entrevista final.

Candidaturas dispersas en bandejas de entrada, sin seguimiento central. «Antes de Join, cada candidatura caía en alguna bandeja, por correo o por mensaje de LinkedIn. No había un único sitio para hacer seguimiento ni para ver en qué punto estaba cada persona», dice Tobias. Ningún pipeline, ninguna visibilidad compartida, ninguna forma de asegurar que nada se perdía. El equipo probó con una dirección compartida, pero la abandonó pronto: era imposible saber quién había respondido a quién.

Tiempo de dirección absorbido por la administración en lugar de la estrategia. Además de la estrategia de producto y la dirección general, cada llamada de preselección, cada entrevista, cada descarte y cada seguimiento recaían en Tobias. Cada paso manual amenazaba con frenar un proceso en el que las mejores candidaturas no esperan.

Valoraciones desiguales a medida que la contratación se repartía. Cuando evenito creció y más personas empezaron a entrevistar, no había un sistema común para valorar. Las notas vivían en documentos separados, o en ninguno. Cada equipo preguntaba cosas distintas. Los criterios variaban.

Volúmenes de candidaturas imposibles de filtrar. Una sola oferta de diseño UX/UI en Alemania generó 600 candidaturas en semanas. Sin criba automática, revisarlas costaba horas.

«Si no está todo organizado en un mismo sitio, el equipo se frustra. Con docenas de hojas de cálculo, algo falla constantemente. Pierdes la visión por completo.»

La solución: de la bandeja de entrada a una infraestructura real

Tobias eligió Join pronto. Dieciocho minutos después de crear la cuenta, la primera oferta estaba publicada. El atractivo inicial era simple: un solo sitio para todas las candidaturas, acceso ordenado a los datos y una plataforma que en el mercado germanoparlante ya se conocía. «Las personas candidatas de nuestro mercado conocen Join y se presentan por ahí. Esa familiaridad importaba para una empresa joven que aún construía su marca como empleadora», dice.

Un pipeline centralizado hizo sostenible contratar en solitario

Con el pipeline de reclutamiento, cada candidatura de cada puesto abierto llegaba a una vista única y estructurada. CV, cartas de presentación y datos de contacto estaban en el mismo sitio. Cada candidatura, fuera para ingeniería en Zúrich o desarrollo de negocio en Hamburgo, entraba en el mismo sistema. El equipo veía quién se había presentado, cuándo y en qué punto estaba. Para alguien que lleva la contratación en solitario, esa visibilidad marcaba la diferencia entre un proceso que funciona y uno que depende de la memoria.

Plantillas de evaluación y notas compartidas unificaron los criterios

Durante años, las valoraciones de entrevista en evenito quedaron en dispositivos individuales y documentos separados. Cuando Tobias empezó a delegar en los responsables de área, ese enfoque dejó de sostenerse. El equipo adoptó las plantillas de evaluación y las notas para unificar criterios. Las plantillas compartidas aseguraron que se hicieran las mismas preguntas en todas las áreas. Las notas internas están ahora junto al perfil y las ve todo el mundo implicado en una decisión, así que todos parten del mismo contexto. «Lo básico, publicar una oferta y seguir candidaturas, nos permitió arrancar. Pero el valor de verdad vino de las plantillas de evaluación y las notas», dice Tobias. «Ahí es donde el proceso maduró.»

Las preguntas de criba contuvieron el volumen sin bajar la calidad

Algunos puestos atraían muchas más candidaturas de las que el equipo podía leer. Cuando llegaban cientos a un mismo puesto, las preguntas de criba permitían poner filtros de descarte automático, por ejemplo de idioma o disponibilidad, de modo que los perfiles fuera de criterio se apartaban antes de que alguien abriera un CV. En algunos puestos también pidieron una frase obligatoria en la carta de presentación, para comprobar que la oferta se había leído de verdad.

Una herramienta pensada para una persona que sostuvo a todo un equipo

Durante años Tobias llevó la contratación de evenito solo en Join, sin formación. «El 80 % lo entiendes de inmediato», dice. «Puedes publicar una oferta, recibir candidaturas y moverlas por el pipeline. Es intuitivo.»

Esa sencillez hizo fácil crecer. Cuando evenito incorporó a una responsable de personas a mediados de 2025, nadie tuvo que repensar la contratación. El proceso, el historial y las rutinas de trabajo ya estaban centralizados en Join, así que la nueva función pudo entrar en un sistema que funcionaba en lugar de construir uno. Los roles y permisos aclararon responsabilidades, y las funciones colaborativas mantuvieron a todo el mundo al mismo nivel. Lo que era tarea de una persona se convirtió en un proceso de equipo estructurado, sin cambiar de herramienta.

Comunicaciones personalizadas que suenan como la empresa

La comunicación con quienes se presentan es otra parte que evenito pudo hacer suya. El equipo adaptó los correos automáticos al tono de la empresa, para una experiencia más personal y coherente en cada etapa. La página de empleo también se convirtió en un mejor reflejo de la empresa, con imágenes, citas y vídeo en lugar de una oferta genérica.

«Si contratas a más de cinco personas al año y sigues con Excel y correo, Join no solo te da a ti una mejor experiencia: se la da diez o veinte veces mejor a quienes se presentan.»

Los resultados: un sistema de contratación que ha crecido con la empresa

Los resultados de evenito no se miden en una mejora puntual, sino en una contratación que se ha mantenido fiable a lo largo de varios años de crecimiento. Lo que empezó como una forma sencilla de que Tobias gestionara candidaturas solo es hoy el sistema central de todo un equipo.

Una única fuente fiable en todas las áreas y puestos. Cada candidatura, sea de ingeniería, ventas, marketing, atención a clientes u operaciones, se sigue en los pipelines. Ningún CV perdido, ningún hilo disperso.

Un proceso que usa todo el equipo. Hoy siete personas activas abren más de 60 sesiones por semana en Join, señal de que la contratación ya no depende de una sola persona sino que está arraigada en el equipo. Que todas las acciones vivan en un mismo sitio, de la publicación al seguimiento, la valoración, los correos y las entrevistas, es lo que sostiene el conjunto.

Más de siete años como cliente, sin motivo para cambiar. Un CEO que lo hacía todo solo ha dado paso a un sistema con varias personas donde responsables de contratación, jefaturas de equipo y dirección tienen papeles definidos. El sistema funcionó desde el primer día y siguió funcionando mientras la empresa se multiplicaba por diez. «Ya no recuerdo cómo contratábamos antes», dice Tobias.

«Join es una herramienta muy útil y fácil de usar, que ayuda a evenito a simplificar, digitalizar y modernizar la contratación. Cuando pasas de una contratación llevada por los fundadores a un equipo entero, necesitas un sistema que guarde cada candidatura, cada entrevista, cada nota y cada seguimiento en el mismo sitio.»

Más allá de la plataforma, Join ha moldeado cómo entiende evenito la contratación como disciplina. El proceso estructurado dio a Tobias la confianza para retirarse del día a día y centrarse en la valoración cultural en la última fase. Las opiniones de quienes se presentan son sistemáticamente positivas, algo que él relaciona directamente con una comunicación cuidada y cercana.

Ahora evenito contrata para ventas, gestión de cuentas y atención a clientes, y usa la publicación de pago para ampliar su alcance al mercado alemán a través de Stepstone. El equipo sigue afinando el proceso, añade transparencia salarial en las ofertas, construye una base de datos de candidatos y prueba nuevos métodos de criba. Después de casi siete años, la relación con Join sigue profundizándose.

evenito demuestra que un buen ATS no solo resuelve el problema de hoy. Crece con la empresa, se adapta a nuevas estructuras de equipo y sigue aportando valor mucho después de la primera oferta publicada.