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Der ultimative Guide zur Ausarbeitung und Optimierung Ihres Interviewprozesses

Je besser Sie Vorstellungsgespräche mit Bewerber:innen führen, desto solider werden Ihre Einstellungsentscheidungen ausfallen.

Ein gelungener Interviewprozess stellt nicht nur sicher, dass Sie die beste Person für eine Stelle einstellen, sondern wirkt sich auch positiv auf die Mitarbeiterbindung aus. Und obwohl das Führen eines Vorstellungsgesprächs anfangs schwierig erscheinen mag, muss es das gar nicht sein!

In diesem Guide vermitteln wir Ihnen die Best Practices zum Führen von Vorstellungsgesprächen, um den oder die beste:n Kandidat:in für Ihre offene Stelle zu finden.

In diesem Guide lernen Sie außerdem, in jedem Schritt Ihres Interviewprozesses die richtigen Fragen zu stellen.

Mit Liebe zum Detail erstellt von Ihrem JOIN-Team.

Haben Sie schon einmal zu voreilig eine:n Mitarbeiter:in eingestellt, nur um anschließend festzustellen, dass die Person überhaupt nicht zu der Stelle und Ihrem Unternehmen passt?

Vielleicht haben Sie es schon einmal erlebt, dass Sie von einem großartigen Kandidaten oder einer tollen Kandidatin begeistert waren, er oder sie Ihnen jedoch von einem Konkurrenten abgeworben wurde, noch bevor Sie ihm oder ihr ein Angebot machen konnten?

Wahrscheinlich hätten Sie das vermeiden können, wenn Ihr Interviewprozess besser strukturiert gewesen wäre. Jetzt aber Schluss mit den Konjunktiven, kommen wir lieber dazu, wie Sie es in Zukunft besser machen können!

Mit einem guten Interviewprozess werden Sie Top-Talente schneller, effizienter und passgenauer einstellen. Außerdem erhöhen Sie damit Ihre Chancen, potenziellen Bewerber:innen ein erstklassiges und professionelles Recruiting-Erlebnis zu bieten.

Eine groß angelegte Studie von PwC hat aufgezeigt, dass fast die Hälfte (49 %) aller befragten Arbeitsuchenden in stark nachgefragten Bereichen (wie z. B. Technologie) schon einmal ein Jobangebot aufgrund negativer Erfahrungen beim Recruiting abgelehnt hat.

Darüber hinaus nannten die im Rahmen des Recruiter Nation Report 2021 von Jobvite befragten Recruiter:innen die Verbesserung der Einstellungsqualität (48 %) und der Time to Hire (28 %) als die beiden wichtigsten Prioritäten im Recruiting.

Um das zu erreichen, bedarf es eines narrensicheren Interviewprozesses.

Zurzeit dauert der Einstellungszyklus für wirklich gute Talente etwa 12 Tage. Das bedeutet, dass Sie super schnell sein müssen. Die Optimierung Ihres Interviewprozesses ist ein wichtiger Schritt, um dieses Ziel zu erreichen und sicherzustellen, dass Sie die besten Talente schneller und effizienter einstellen können.

Dennis Wegener

Head of HR, JOIN

Dieser umfassende Guide hilft Ihnen, genau das zu tun. Keine Sorge, wir haben ihn leicht verdaulich gestaltet und führen Sie mit Beispielen und praktischen Infografiken durch jeden Schritt.

Mit diesem Guide bringen Sie Ihren neuen und verbesserten Interviewprozess im Nullkommanichts in Gang. Los geht’s!

Teil 1

Die Phasen des Interviewprozesses

Die Phasen des Interviewprozesses

Der Interviewprozess umfasst weit mehr als nur das Führen von Vorstellungsgesprächen. Bevor Sie Bewerber:innen eine Einladung zum Vorstellungsgespräch aussprechen, empfiehlt es sich, die Struktur und die verschiedenen Phasen Ihres Prozesses zu definieren und festzulegen, was bei jedem Schritt benötigt wird.

Das sorgt für mehr Effizienz und Stimmigkeit und führt zu einem schnelleren, besser gestalteten Auswahlprozess.

Es gibt viele Möglichkeiten, ein Vorstellungsgespräch mit Bewerber:innen zu führen. Ihr Interviewprozess kann (und wird höchstwahrscheinlich) eine Kombination aus mehreren verschiedenartigen Gesprächsrunden beinhalten.

Hier finden Sie einen Überblick über die gängigsten Arten und Elemente von Vorstellungsgesprächen:

1:1-Vorstellungsgespräch

nur der/die Kandidat:in und Interviewer:in

Panel-Interview

der/die Kandidat:in und mehrere Interviewer:innen

Gruppeninterview

mehrere Kandidat:innen werden gleichzeitig interviewt

Unstrukturiertes Interview

gestellte Fragen hängen von Antworten der Kandidat:innen ab

Strukturiertes Interview

Fragen im Voraus festgelegt und für jede:n Kandidat:in gleich

Informelles Interview

Zwangloses Gespräch, häufig außerhalb des Hauses, etwa in einem Café

Persönliches (physisches) Gespräch

kann im Büro oder auswärts stattfinden

Telefoninterview

Telefonat zwischen Interviewer:in und Kandidat:in

Video interview

Virtuelles Vorstellungsgespräch über Videokonferenz-Tools wie Zoom

Schriftliches Interview

per Vorabumfrage oder E-Mail, oft zwecks Blind Hiring eingesetzt

Verhaltensorientiertes Interview

Fragen zur Beurteilung des Verhaltens von Kandidat:innen in bestimmten Situationen

Kompetenzbasiertes interview

Fragen zur Bewertung von Fähigkeiten und Erfahrungen

Kulturelles Interview

Fragen zur Beurteilung der kulturellen Passung zur/Bereicherung der Unternehmenskultur

Stressinterview

Interviewer:in stellt absichtlich skurrile Fragen, um Stressverhalten von Kandidat:innen zu untersuchen

Fallstudie

Kandidat:in wird mit realistischer Geschäftssituation konfrontiert und muss diese lösen

Vorstellungsgespräche enthalten oft eine Mischung aus zwei oder mehr dieser Elemente, während der gesamte Interviewprozess mehrere Bewerbungsgespräche umfasst.

In diesem Guide erklären wir, welche Art von Vorstellungsgespräch für die einzelnen Phasen des Prozesses am besten geeignet ist und wie Sie jede dieser Arten zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Da jedes Unternehmen, jede Branche und jede Stelle, die Sie besetzen wollen, etwas anders gelagert ist, können die Schritte, die in den Interviewprozess integriert werden müssen, variieren.

Es gibt jedoch eine gängige Struktur, der die Unternehmen meistens folgen. Dazu gehören die folgenden fünf Phasen.

Sie möchten wissen, wann Sie welche Fragen im Vorstellungsgespräch stellen sollten? Dann lesen Sie unseren Blog-Artikel über die 5 Fragetypen fürs Vorstellungsgespräch, die Sie in den unterschiedlichen Phasen eines Interviewprozesses stellen sollten.

Phase 1

Screening-Interview

Die erste Phase ist in der Regel ein sogenanntes Screening-Interview. Es handelt sich dabei um ein Kennenlerngespräch, das im Anschluss an die Auswahl eines oder mehrerer potenzieller Kandidat:innen aus dem Pool der eingegangenen Bewerbungen stattfindet.

Im Rahmen dieses Kennenlerngesprächs soll festgestellt werden, ob Ihr:e Bewerber:in über die grundlegenden Fähigkeiten verfügt, um die Aufgabe zu erfüllen, und ob er oder sie die richtigen Erwartungen an Ihr Unternehmen hegt.

Wir verwenden JOIN, um auf einfache Weise die Bewerbungen der Kandidat:innen zu prüfen, intern zusammenzuarbeiten und gemeinsam zu einer Entscheidung zu gelangen sowie um das Ergebnis anschließend den Kandidat:innen mitzuteilen. Alles innerhalb eines einzigen Tools!

Francesca Sacchi

Teamlead Patient Care Italy & France, Fertilly

Diese Form des Vorstellungsgesprächs findet in der Regel unter vier Augen, per Telefon oder per Videoanruf statt und ist relativ kurz (etwa 15 Minuten).

Es hilft dem oder der Hiring Manager:in und/oder Recruiter:in, die Zahl der Bewerber:innen schnell einzugrenzen, was als „Shortlisting“ bezeichnet wird.

Die Fragen innerhalb dieses ersten Vorstellungsgesprächs (oder Kennenlerngesprächs) konzentrieren sich in der Regel auf die Beurteilung der Hard Skills und der praktischen Berufserfahrung des Bewerbenden.

Phase 2

Erstes Vorstellungsgespräch

Nach einer Runde von Screening-Gesprächen werden Sie Ihre Liste an Bewerber:innen, die für die Stelle geeignet erscheinen, weiter eingegrenzt haben. Jetzt ist es an der Zeit, sie wirklich kennenzulernen und zu prüfen, ob sie auch in Ihre Organisation passen würden.

Dieses Vorstellungsgespräch wird häufig immer noch unter vier Augen durchgeführt, allerdings oft mit einem anderen Gesprächspartner als beim Screening.

Ein kleines Beispiel zur Veranschaulichung: Während das Screening-Interview in der Regel von Recruiter:innen oder anderen HR-Mitarbeiter:innen durchgeführt wird, ist am ersten Vorstellungsgespräch in der Regel der oder die spätere Teamleiter:in involviert, dem oder der das neue Teammitglied unterstehen wird.

In dieser Phase sind Video- oder persönliche Vorstellungsgespräche besser geeignet, da Sie auf diese Weise leichter eine Beziehung zu Ihren Bewerber:innen aufbauen können als bei Telefoninterviews.

Die Fragen in diesem Vorstellungsgespräch sind zudem stärker darauf ausgerichtet, herauszufinden, wie Ihr:e Kandidat:in die für die Stelle und Ihr Unternehmen charakteristischen Aufgaben angehen würde.

Dabei werden Sie auch mehr über seine oder ihre Berufserfahrung herausfinden (über die Punkte im Lebenslauf hinaus).

Gleichzeitig lernen Sie die Persönlichkeit Ihres Gesprächspartners besser kennen und erfahren, wie er oder sie sich in Ihr Team einbringen könnte.

Phase 3

Zweites Vorstellungsgespräch

Ab hier beginnen Sie, die Auswahl weiter einzugrenzen! In diesem Stadium sollten Sie nur noch wenige Kandidat:innen übrig haben, die alle ernsthafte Anwärter auf die Stelle sein müssen.

Das zweite Vorstellungsgespräch wird in der Regel mit mehreren Gesprächspartner:innen geführt (Panel-Interview) und beinhaltet häufig ein Treffen des oder der Bewerbenden mit ihrem künftigen Team.

Bei persönlichen Vor-Ort-Vorstellungsgesprächen kann zudem eine Führung durch das Büro und in manchen Fällen sogar ein gemeinsames Mittagessen (entweder vor Ort oder auswärts) vorgesehen sein.

Es gibt keine festen Regeln für die Anzahl der Bewerber:innen, die Sie für jede Phase einladen sollten. Die Anzahl hängt zudem von der Rolle und der Dringlichkeit der Stellenbesetzung ab. Als grober Richtwert gilt jedoch, dass Sie an diesem Punkt nur noch etwa 2-3 ernsthafte Bewerber:innen für die Stelle übrig haben sollten.

Die Interviewfragen in dieser Phase sind in der Regel eher verhaltens- und situationsbezogen (siehe dazu unsere Beispiele zu Fragearten), um die Person und ihre Arbeitsweise besser kennenzulernen.

Phase 4

Drittes Vorstellungsgespräch

Viele Unternehmen lassen diesen Schritt aus und kombinieren ihn mit dem vorherigen. Ob Sie in Ihrem Prozess zwei oder drei Vorstellungsgespräche führen wollen, hängt von Faktoren wie dem Dienstgrad, der Komplexität der Aufgabe und der Dringlichkeit der Einstellung ab.

Wir empfehlen immer, diesen Schritt hinzuzufügen, um Ihre Chancen zu erhöhen, den oder die ideale Bewerber:in zu finden. Es ist zwar nur ein zusätzliches Vorstellungsgespräch, aber es kann Ihnen ersparen, den gesamten Prozess von Anfang an wiederholen zu müssen, falls sich im Nachhinein eine Fehlbesetzung ergibt.

Der Inhalt dieses Vorstellungsgesprächs kann variieren, aber häufig wird den Bewerbenden eine Assessment-Aufgabe oder eine Fallstudie vorgelegt, die sie entweder vor oder während des Gesprächs abschließen sollen.

So könnten sie den vorgegebenen Geschäftsfall dann während des Gesprächs präsentieren. Dieses dritte Vorstellungsgespräch kann sowohl virtuell als auch vor Ort geführt werden.

Die Fragen bei diesem Vorstellungsgespräch können sich auf die Aufgabe beziehen oder eher situativer Natur sein. Das bedeutet, dass diese Fragen unter der Prämisse gestellt werden, dass besagte:r Bewerber:in eingestellt wurde.

Phase 5

Die Einstellungsentscheidung

In der letzten Phase treffen Sie eine endgültige Entscheidung: Einstellen oder nicht einstellen. Der Interviewprozess ist offiziell abgeschlossen, sobald Sie ein Jobangebot unterbreiten.

Jegliche Vertragsverhandlungen und zusätzliche Kommunikation zwischen Ihnen und dem oder der Bewerber:in fallen zwar in den Rahmen des Einstellungsprozesses, nicht aber in den des Interviewprozesses. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, beginnt der Onboarding-Prozess.

Die 5 Phasen des Interviewprozesses

Screening-Interview

1. Vorstellungsgespräch

2. Vorstellungsgespräch

3. Vorstellungsgespräch

Was?

Kurzer Telefon- oder Videoanruf (15 Minuten)

Was?

Persönliches oder virtuelles Vier-Augen-Gespräch (30 min)

Was?

Panel-Interview, Treffen mit Team, persönlich oder virtuell (1+ Stunde)

Was?

Panel-Interview und Fallbesprechung, oft persönlich (1+ Stunde)

Warum?

Eingrenzung der potenziell für die Stelle geeigneten Kandidat:innen

Warum?

Bewertung der Erfahrungen und Qualifikationen der Kandidat:innen

Warum?

Prüfung der Eignung von Kandidat:innen für das Unternehmen und die Stelle

Warum?

Abschließende Bewertung der Kompatibilität mit dem Unternehmen und der Rolle

Screening-Interview

Was?

Kurzer Telefon- oder Videoanruf (15 Minuten)

Warum?

Eingrenzung der potenziell für die Stelle geeigneten Kandidat:innen

1. Vorstellungsgespräch

Was?

Persönliches oder virtuelles Vier-Augen-Gespräch (30 min)

Warum?

Bewertung der Erfahrungen und Qualifikationen der Kandidat:innen

2. Vorstellungsgespräch

Was?

Panel-Interview, Treffen mit Team, persönlich oder virtuell (1+ Stunde)

Warum?

Prüfung der Eignung von Kandidat:innen für das Unternehmen und die Stelle

3. Vorstellungsgespräch

Was?

Panel-Interview und Fallbesprechung, oft persönlich (1+ Stunde)

Warum?

Abschließende Bewertung der Kompatibilität mit dem Unternehmen und der Rolle

Mit JOIN können Sie Ihre Kandidat:innen ganz einfach verwalten und durch die einzelnen Schritte Ihres Interviewprozesses führen.

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Teil 2

Wie Sie Ihren Prozess schnell, einheitlich und effizient gestalten, um die besten Talente einzustellen

Wie Sie Ihren Prozess schnell, einheitlich und effizient gestalten, um die besten Talente einzustellen

Die Festlegung der Phasen des Interviewprozesses ist eine Sache. Jetzt ist es an der Zeit, den Prozess weiter zu verfeinern und zu gestalten. Wie werden Sie mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten? Und wie werden Sie die Gespräche selbst strukturieren? Diese 6 Top-Tipps helfen Ihnen dabei!

Tipp 1

Erstellen Sie eine Scorekarte fürs Vorstellungsgespräch

Eine Scorekarte für Vorstellungsgespräche stellt sicher, dass Sie jede:n Bewerber:in auf der Grundlage genau derselben Kriterien bewerten können.

Auf diese Weise werden alle Bewerber:innen fair und nach dem gleichen Schema beurteilt. Das bedeutet auch, dass es für Sie einfacher ist, eine fundierte Einstellungsentscheidung zu treffen.

Wenn sie effektiv und konsequent eingesetzt wird, kann eine Interview-Scorekarte potenzielle Voreingenommenheit bei der Bewertung von Bewerber:innen eingrenzen. Weitere Informationen über Voreingenommenheit bei der Einstellung finden Sie weiter unten.

Wenn Sie unseren Guide zum Stellenanzeigen schreiben gelesen haben, haben Sie bereits einen großen Teil der Vorarbeit für diesen Schritt geleistet.

Empfohlene Lektüre

Wie Sie eine gute Stellenanzeige schreiben, die Top-Talente anzieht

Wenn Sie eine Scorekarte erstellen, sollten Sie die Stellenbeschreibung für die zu besetzende Position sorgfältig prüfen. Welche Hard Skills und Soft Skills benötigen Bewerber:innen? Welche Zertifikate/Qualifikationen sind erforderlich, um die Stelle ordnungsgemäß ausüben zu können?

Tipp 2

Skizzieren Sie das Vorstellungsgespräch

Ein Prozess in einem Prozess: Ein wichtiger Teil des Vorstellungsgesprächs ist ein strukturierter Ablauf auch für das bzw. die eigentliche(n) Gespräch(e).

Im Idealfall erstellen Sie eine separate Gesprächsstruktur für jede der ersten vier Phasen des Gesprächsprozesses, die wir bereits erwähnt haben (Screening, erstes, zweites und drittes Vorstellungsgespräch).

Wenn Sie den Ablauf des Gesprächs im Voraus skizzieren, können Sie Ihre Gespräche besser strukturieren und organisieren. Und das verbessert auch das Bewerbererlebnis (Candidate Experience).

Denn wenn Sie während des Gesprächs unorganisiert und unvorbereitet wirken, wird Ihr:e Kandidat:in Sie als Arbeitgeber weniger ernst nehmen.

Hier finden Sie eine beispielhafte Checkliste, die Sie bei der Vorbereitung auf Ihre Vorstellungsgespräche verwenden können:

Mehr über das eigentliche Vorstellungsgespräch erfahren Sie weiter unten in diesem Guide in Teil 3: Vorstellungsgespräch mit Kandidat:innen.

Tipp 3

Briefen Sie Ihr Team

Teilen Sie dem Team mit, wer am Prozess beteiligt sein wird, und geben Sie alle in den vorangegangenen Punkten besprochenen relevanten Dokumente weiter.

Jeder Schritt und jede Maßnahme in Ihrem Prozess verlängert die Zeit bis zur Einstellung und verringert die Chance, die richtigen Talente zu gewinnen. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie sich im Vorfeld genau überlegen, wer an jedem Schritt des Prozesses beteiligt ist.

Dennis Wegener

Head of HR, JOIN

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Beteiligten regelmäßig über die Fortschritte informieren. Diese Aktualisierungen können die Anzahl der Bewerber:innen, die Anzahl der Absagen und die Personen, die zu einem ersten Gespräch eingeladen werden, umfassen. Viele Unternehmen erstellen eine Tabelle, in der sie all diese Punkte festhalten.

Das muss natürlich nicht alles von Hand erledigt werden. Wenn Sie die Bewerbermanagementsoftware von JOIN verwenden, können Sie alle Bewerbungen mit dem intuitiven Kanban-Board innerhalb des Tools ganz einfach organisieren und durch Ihre Einstellungspipeline leiten.

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Tipp 4

Organisieren Sie das Vorstellungsgespräch

Nachdem Sie nun die Grundlagen geschaffen haben, ist es an der Zeit, das Vorstellungsgespräch zu organisieren. Welche Schritte hier zu beachten sind, hängt davon ab, in welcher Phase des Interviewprozesses sich Ihr:e Kandidat:in befindet:

Screening
  • Werden Sie das Vorstellungsgespräch per Telefon, Videoanruf, E-Mail oder vielleicht nur über eine Online-Umfrage führen?
  • Bei Telefon- oder Videogesprächen vereinbaren Sie ein Datum und eine Uhrzeit mit dem bzw. der Kandidat:in.
  • Geben Sie an, wie lange das Gespräch voraussichtlich dauern wird (in der Regel etwa 15 Minuten).
Andere Bewerbungsgespräche
  • Entscheiden Sie sich für ein geeignetes Format (Video- oder Vor-Ort-Gespräch)
  • Wenn das Gespräch vor Ort stattfindet, bestimmen Sie den Ort (Büro, Café usw.)
  • Entscheiden Sie, wer teilnehmen muss (siehe Interviewstruktur oben)
  • Vereinbaren Sie einen Termin mit Kandidat:innen und den Teilnehmenden
  • Wenn es ein virtuelles Gespräch ist, fügen Sie einen Besprechungslink hinzu.
  • Wenn Sie sich im Büro oder auswärts treffen, geben Sie Ihren Kandidat:innen eine Wegbeschreibung an die Hand und reservieren Sie bei Bedarf einen Besprechungsraum.

Tipp 5

Beginnen Sie die Vorbereitung aufs Vorstellungsgespräch

Gehen Sie entsprechend der anfänglichen Gesprächsstruktur, die Sie erstellt haben, jetzt weiter in die Tiefe, planen Sie und bereiten Sie sich auf das Vorstellungsgespräch und den oder die jeweilige:n Bewerber:in vor.

Dieser Schritt gilt sowohl für Sie als auch für Ihre Kolleg:innen, die an dem Gespräch teilnehmen.

Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs:

  • Wer übernimmt die Moderation des Gesprächs?
  • Bereiten Sie den Pitch über Ihr Unternehmen vor.
  • Was sind Ihre Werte, Ihr Auftrag und Ihre Vision?
  • Wie steht es mit Ihrem Produkt, Ihrer Dienstleistung und Ihrer Zielgruppe?
  • Wie würden Sie Ihre Unternehmenskultur beschreiben?
  • Machen Sie sich mit dem oder der Kandidat:in vertraut. Lesen Sie aufmerksam den Lebenslauf, das Anschreiben und andere Informationen, die Sie während des Bewerbungsverfahrens erhalten haben.
  • Welche Fragen werden Sie dem oder der Kandidat:in stellen (siehe Infografik unten!)

Ein zusätzlicher Hinweis, den Sie berücksichtigen sollten:: Vielleicht möchten Sie dem oder der Kandidat:in eine Aufgabe stellen, die während des Gesprächs besprochen wird. Wenn das der Fall ist, stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgabe rechtzeitig sowohl Ihrem bzw. Ihrer Kandidat:in als auch den anderen Interviewenden vorstellen, damit alle mit der Aufgabe vertraut sind, die besprochen wird.

5 Fragetypen im Vorstellungsgespräch

Einstiegsfragen

Fragen, die das Gespräch eröffnen sollen. Sie sollten allgemein, unspezifisch und leicht zu beantworten sein.

  • Was gefällt dir am meisten an deinem Beruf?
  • Warum hast du dich für diesen Beruf entschieden?
  • Wie verlief deine bisherige berufliche Laufbahn?

Fragen zu Hard Skills

Fragen, die die praktische Erfahrung der Kandidat:innen testen. Das können geschlossene Fragen sein („Hast du diese Qualifikation?“) oder eher prozessbezogene Fragen („Führe mich durch deinen Arbeitsprozess für diese Aufgabe“).

  • Mit welchen Tools arbeitest du am liebsten?
  • Welche Ausbildung(en)/Fortbildung(en) hast du bisher absolviert?
  • Verfügst du über eine Spezialisierung in diesem Bereich?

Fragen zu Soft Skills

Fragen zur Bewertung der kommunikativen, sozialen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten der Kandidat:innen. Sie helfen dabei, die Persönlichkeit dieser näher zu beleuchten.

  • Wie gehst du mit Stress um?
  • Wie gehst du mit verärgerten Kund:innen um?
  • Wie erhältst du deine Motivation aufrecht?

Verhaltensbezogene Fragen

Fragen, die sich auf das Verhalten der Kandidat:innen in vergangenen Situationen konzentrieren - und darauf, was sie aus diesen Situationen gelernt haben. Diese Fragen bauen auf die Soft Skills der Bewerbenden auf.

  • Erzähle mir von deiner Arbeit an einem großen Projekt. Wie hast du dich organisiert, um sicherzustellen, dass die Erwartungen und Fristen eingehalten werden?
  • Beschreibe eine Situation, in der du funktionsübergreifend mit Teammitgliedern zusammenarbeiten musstest.
  • Nenne ein Beispiel dafür, wie du eine Herausforderung am Arbeitsplatz gemeistert hast.

Situative Fragen

Fragen, die darauf abzielen, herauszufinden, ob die zukünftigen Handlungsweisen Ihrer Kandidat:innen den Werten, der Kultur und den Prozessen Ihres Unternehmens entsprechen. Sie testen außerdem die Problemlösungsfähigkeiten.

  • Stelle dir vor, du ertappst dein:e Kolleg:in bei einem groben Fehler. Was tust du dann?
  • Angenommen, dein:e Vorgesetzte:r fordert dich auf, etwas zu tun, obwohl du bereits erklärt hast, dass du aus Erfahrung weißt, dass das der falsche Weg ist. Was tust du?
  • Was würdest du tun, wenn du selbst einen Fehler gemacht hättest, der sonst niemandem aufgefallen wäre?

Empfohlene Lektüre

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Fragetypen im Vorstellungsgespräch (mit Beispielen)

Tipp 6

Seien Sie fair und unvoreingenommen

Wir alle neigen zu Voreingenommenheit, aber wir können unser Bestes tun, um sie einzudämmen.

Natürlich sind die Vermeidung von Voreingenommenheit und die Förderung von Vielfalt, Gleichstellung und Inklusion (DEI) am Arbeitsplatz und im Einstellungsverfahren umfangreiche Themen. Daher können wir in diesem Guide unmöglich alles abdecken!

Hier aber dennoch einige Tipps zur Vermeidung von Diskriminierung

  • Verwenden Sie die von Ihnen erstellte Interview-Scorekarte konsequent für jedes Vorstellungsgespräch.
  • Geben Sie Ihre Interview-Scorekarte, Notizen oder Meinungen nicht an das interne Team weiter, bevor Sie Ihre Erkenntnisse offiziell dokumentiert haben.
  • Untermauern Sie Ihre Meinungen und Eindrücke immer mit konkreten Beispielen und Gründen - minimieren Sie das Risiko von „Bauchgefühl“-Urteilen.
  • Bevor Sie ein Urteil fällen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und genau überlegen, ob der Aspekt, den Sie beurteilen, wirklich mit der Stelle zusammenhängt, für die die Person eingestellt werden soll.
  • Respektieren Sie, dass jeder Mensch anders ist - manche sind sehr direkt, andere distanzierter und wieder anderen fehlt es an Selbstbewusstsein.
  • Wenn Sie Ihre Unternehmenskultur beschreiben, achten Sie darauf, dass Sie ein ganzheitliches Bild vermitteln und nicht nur den Teil der Kultur, der Ihnen persönlich gefällt.
  • Lassen Sie nicht zu, dass der bloße erste Eindruck Ihre Meinung beeinflusst (egal ob gut oder schlecht).

Vielfalt fördert in der Tat die Innovation. Sie ist eine Bereicherung, kein Hindernis.

Lidia Mascio

Talent Acquisition Specialist, JOIN

Teil 3

Vorstellungsgespräche mit Kandidat:innen führen

Vorstellungsgespräche mit Kandidat:innen führen

Durch die Definition eines für Ihr Unternehmen optimierten Interviewprozesses können Sie Ihre Kandidat:innen schneller und effizienter durch Ihren Recruiting-Funnel führen. Das eigentliche Vorstellungsgespräch müssen Sie allerdings erst noch führen.

Welche Fragen werden Sie stellen und wie werden Sie das Vorstellungsgespräch selbst strukturieren? Im Folgenden führen wir Sie durch die einzelnen Schritte, um diesen Teilprozess optimal zu gestalten.

Ein Vorstellungsgespräch zu führen, das ist wie das Schreiben eines Aufsatzes für die Schule. Sie beginnen mit einer Einleitung, dann folgt der Hauptteil, ehe Sie mit einer Schlussfolgerung abschließen. Schauen wir uns an, wie Sie jeden Teil Schritt für Schritt rationalisieren können.

Schritt 1

Das Gespräch eröffnen

Bei der Eröffnung geht es darum, sich einzuleben und Erwartungen zu wecken. Wenn Sie diesen Teil richtig gestalten, haben Sie viel bessere Chancen auf ein erfolgreiches Gespräch.

Hier sind die wichtigsten Punkte, die im ersten Teil des Vorstellungsgesprächs Beachtung finden sollten:

Keine Scheu vor Smalltalk! Er hilft Kandidat:innen, sich ungezwungener und gelassener zu fühlen, was wiederum dazu beiträgt, dass sie während des Vorstellungsgesprächs authentischere Antworten geben. Das bedeutet auch, dass Ihre Kandidat:innen einen besseren Eindruck von Ihnen und dem Vorstellungsgespräch behalten werden.

Stellen Sie jeden vor. Beginnen Sie mit sich selbst und Ihrer Rolle im Unternehmen und stellen Sie dann auch alle anderen Gesprächspartner:innen vor.

Umreißen Sie die Gesprächsagenda. Wie bei jedem anderen Geschäftstreffen ist es auch fürs Vorstellungsgespräch ratsam, eine klare Tagesordnung aufzustellen und diese zu Beginn des Gesprächs mitzuteilen.

Präsentieren Sie Ihren Elevator Pitch. Um Ihren Kandidat:innen etwas mehr Zeit zu geben, sich auf das Gespräch einzustimmen, empfehlen wir Ihnen, das Reden zunächst selbst zu übernehmen. Anstatt direkt mit den Fragen zu beginnen, stellen Sie also zunächst Ihr Unternehmen mithilfe eines (kurzen) Elevator Pitch vor.

Schritt 2

Das Vorstellungsgespräch führen

Nachdem sich beide Parteien miteinander vertraut gemacht haben, ist es nun an der Zeit, mit dem eigentlichen Vorstellungsgespräch zu beginnen.

Idealerweise haben Sie hierzu eine Liste von Fragen vorbereitet (siehe Infografik oben), die genau die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen abfragen.

Wenn Sie diese im Vorfeld vorbereiten, wird Ihr Vorstellungsgespräch gut strukturiert sein. Und wenn Sie allen Kandidat:innen die gleichen Fragen stellen, können Sie sie leichter miteinander vergleichen, um die Auswahl weiter einzugrenzen.

Weitere Punkte, die bei der Gesprächsführung beachtet werden sollten:

Vergessen Sie nicht, während des Gesprächs Notizen zu machen und kündigen Sie diese Absicht vorher an. Machen Sie deutlich, dass das nicht als schlechtes Zeichen missverstanden werden sollte. Konzentrieren Sie sich zudem nicht nur auf die Antworten, sondern auch auf die Körpersprache der Kandidat:innen.

Fragen Sie Ihre Kandidat:innen, ob sie auch Fragen an Sie haben. Damit wird nicht nur getestet, ob sie sich ausreichend vorbereitet und über Ihr Unternehmen informiert haben, sondern sie haben auch die Möglichkeit, herauszufinden, ob sie Ihr Unternehmen attraktiv finden.

Versuchen Sie, die Uhr im Auge zu behalten. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Sie zu viel Zeit auf einen einzelnen Gesprächspunkt verwenden. Genau wie Kandidat:innen viel zu detaillierte Antworten geben können, ist es auch möglich, dass Sie selbst zu viel reden.

Bleiben Sie auf die Antworten fokussiert, die Sie suchen. Auch wenn es in Ordnung ist, manchmal etwas vom Thema abzuschweifen, sollten Sie versuchen, das Vorstellungsgespräch immer wieder in die richtige Richtung zu lenken.

Vielleicht möchten Sie die Fähigkeiten des oder der Kandidat:in testen, indem Sie ihm oder ihr eine Assessment-Aufgabe oder eine Fallstudie auftragen. Diese können Sie entweder vor dem Vorstellungsgespräch zusenden oder während des Gesprächs etwas Zeit dafür einräumen (z. B. 30 Minuten), um diese anschließend zu besprechen.

Schritt 3

Das Bewerbungsgespräch abschließen

Der Abschluss des Vorstellungsgesprächs sollte nur etwa 5-10 Minuten dauern, ist aber ein wichtiger Teil des Gesprächs. In dieser Phase können Sie ein letztes Mal klären, ob Ihr:e Kandidat:in noch weitere Fragen hat, und dann die nächsten Schritte erläutern.

Machen Sie deutlich, wie Sie Ihre:n Kandidat:in über das Ergebnis informieren werden (auch über welchen Kanal, z. B. E-Mail, Telefon usw.) und in welchem Zeitrahmen das der Fall sein wird.

Wenn Sie das Gespräch auf diese Weise abschließen, weiß Ihr:e Kandidat:in genau, was er oder sie von Ihnen erwarten kann.

Beispiel eines Schlussworts:

  • Der nächste Schritt wäre ein zweites Vorstellungsgespräch. Wenn du dazu eingeladen wirst, findet dieses Gespräch mit mir, deinem potenziellen Vorgesetzten und einem leitenden Mitglied des Teams statt. Im Laufe des heutigen Tages werden wir intern besprechen, wie das Vorstellungsgespräch verlaufen ist und entscheiden, ob wir dich zum nächsten Schritt mitnehmen möchten. Wir werden dir spätestens morgen im Laufe des Tages Bescheid geben.

Teil 4

Nach dem Vorstellungsgespräch

Nach dem Vorstellungsgespräch

Fast geschafft! Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Kandidat:innen zu bewerten und eine Entscheidung zu treffen.

Wir raten Ihnen außerdem dazu, Ihre eigene Arbeit immer wieder zu überprüfen, um herauszufinden, ob und wo es Verbesserungspotenzial geben könnte, und Ihren Bewerbungsprozess stetig weiter zu verfeinern.

Schritt 1

Eine Entscheidung treffen

Denken Sie daran, dass Schnelligkeit im Interviewprozess entscheidend ist. Je weniger Zeit bis zur Einstellung vergeht, desto besser. Andernfalls riskieren Sie, dass Ihr:e Kandidat:in das Verfahren abbricht, bevor Sie ein Angebot vorlegen können.

Je nach Anzahl der Kandidat:innen, mit denen Sie Vorstellungsgespräche führen, sollten Sie versuchen, Ihre Entscheidung spätestens innerhalb von 72 Stunden mitzuteilen. Wenn Sie eine Woche warten, hat Ihr:e Kandidat:in vielleicht schon ein Angebot von Ihrem Konkurrenten erhalten.

Wie treffen Sie also eine Entscheidung?

  • Füllen Sie Ihre Interview-Scorekarte aus, bevor Sie mit Ihren Kolleg:innen sprechen, um eine gegenseitige Beeinflussung der Meinungen zu vermeiden.
  • Idealerweise treffen Sie und Ihre Kollegen sich direkt im Anschluss daran (am selben Tag des Interviews), um die Scorekarten zu vergleichen und die Ergebnisse zu besprechen.
  • Besprechen Sie auch eventuelle Notizen, die Sie während des Gesprächs gemacht haben
  • Vergessen Sie nicht, sich auch Notizen zu diesem Treffen zu machen, damit Sie das Gesagte später immer noch einmal überprüfen können.
  • Denken Sie über das Besprochene nach (oft ist es eine gute Idee, bis zum nächsten Tag zu warten) und treffen Sie eine endgültige Entscheidung.

Schritt 2

Taten folgen lassen

Es ist an der Zeit, Ihre:n Kandidat:in über Ihre Entscheidung zu informieren. Auch wenn Sie sich entscheiden, ihn oder sie nicht weiter zu berücksichtigen, raten wir Ihnen, Ihre:n Kandidat:in immer zu informieren und den Grund für Ihre Entscheidung mitzuteilen.

Studien haben gezeigt, dass abgelehnte Bewerber:innen, die kein Feedback erhalten haben, sich mit einer doppelt so hohen Wahrscheinlichkeit nicht mehr bei Ihrem Unternehmen bewerben oder mit diesem Geschäfte machen werden.

Wenn es ein „Ja“ ist

  • Telefon oder E-Mail
  • Nächste Schritte mitteilen
  • Informieren Sie sie schnell
  • Nächste Aufgabe übertragen (falls zutreffend)
  • Falls es das finale Vorstellungsgespräch war: Jobangebot senden
  • Um Feedback bitten

Wenn es ein „Nein“ ist

  • Telefon oder E-Mail
  • Entscheidung begründen
  • Zusätzliches Feedback/Anruf auf Anfrage anbieten
  • Vorstellung bei einem anderen Unternehmen oder Aufnahme in Ihren Talentpool anbieten.
  • Um Feedback bitten

Schritt 3

Jobangebot vorlegen

Sobald Sie dem oder der Bewerber:in ein Jobangebot übermittelt haben, ist der Interviewprozess offiziell abgeschlossen. Hier noch einige abschließende Hinweise, die Sie beachten sollten:

  • Je nach Branche sollten Sie vor dem Versand Ihres Angebots Leumundsprüfungen durchführen oder Referenzen einholen. Achten Sie nur darauf, dass Sie immer die Regelungen der DSGVO einhalten!
  • Viele Unternehmen unterbreiten das Angebot zunächst mündlich per Telefon, bevor sie das vollständige Angebot per E-Mail versenden.
  • Stellen Sie sicher, dass alle internen Interessengruppen mit den Details des Angebots einverstanden sind (z. B. Beschäftigungsart, Gehalt, Benefits, Boni)
  • Seien Sie beim Versenden der E-Mail schon in der Betreffzeile klar und aussagekräftig, um Ihr Jobangebot so unmissverständlich wie möglich zu kommunizieren.

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