Einen Projektmanager (w/m/d) einstellen [Checkliste für Arbeitgeber]

Genau hier kommt der Projektmanager (w/m/d) ins Spiel. Betrachten Sie ihn:sie als das zentrale Element jedes Projekt-Puzzles.

Sie fragen sich, ob Sie einen Projektmanager einstellen sollten? Dann lesen Sie weiter:

• Was macht ein:e Projektmanager:in (und warum brauchen Sie diese:n)
• Eine:n Projektmanager:in finden und einstellen in 5 einfachen Schritten
• Die Projektmanager-Aufgaben umfassen in der Regel
• Wesentliche Eigenschaften von guten Projektmanager:innen
• 5 gängige Typen von Projektmanager:innen
  • IT-Projektmanager (w/m/d)
  • Web-Projektmanager (w/m/d)
  • Event-Projektmanager (w/m/d)
  • Ingenieurprojektmanager (w/m/d)
  • Bauprojektmanager (w/m/d)

Was macht ein:e Projektmanager:in (und warum brauchen Sie diese:n)

Ein:e Projektmanager:in ist eine Fachkraft, die mit der Planung, Durchführung und dem Abschluss von Projekten betraut ist. Der Projektmanager stellt sicher, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird, im Rahmen des Projektumfangs bleibt und das Budget nicht überschreitet.

Er:sie fungiert als Brücke zwischen den verschiedenen Stakeholder:innen, die an einem Projekt oder einer Kampagne beteiligt sind, fördert die Kommunikation, managt Risiken und sorgt dafür, dass die Projektziele erreicht werden.

Eine:n Projektmanager:in einzustellen, ist entscheidend für Organisationen, die Projekte, insbesondere komplexe oder großangelegte, durchführen möchten. Das liegt daran, dass ein Projektmanager einen strukturierten Ansatz und einen einzigen Verantwortungspunkt für das Vorhaben mitbringt.

Projektmanager:innen sind geschickt in der Ressourcenzuweisung, Zeitmanagement und Problemlösung, was für den reibungslosen Fortschritt und den erfolgreichen Abschluss des Projekts essenziell ist. Indem sie eine klare Richtung vorgeben, verbessert ein:e Projektmanager:in die Erfolgsaussichten eines Projekts und steigert dessen Gesamteffizienz.

Diese Skills machen Projektmanager:innen unverzichtbar für das Erreichen gewünschter Ziele und der Sicherstellung des ROI. Durch effizientere Projektabwicklung spart Ihr gesamtes Team wertvolle Zeit, Mühe und Geld.

Der Bedarf an Projektmanager:innen spiegelt sich auch in unseren Daten wider. Zum Beispiel haben wir Tausende von Stellenanzeigen in Deutschland über die kostenlose Recruiting-Software von JOIN untersucht und festgestellt, dass „Projektmanager (w/m/d)“ zu den drei beliebtesten Stellenbezeichnungen gehört!

Glücklicherweise können Sie mit unserem Multiposting-Tool ganz einfach eine:n Projektmanager:in für Ihr Unternehmen finden und anziehen.

Im nächsten Schritt gehen wir tiefer auf den eigentlichen Prozess ein, wie man eine:n Projektmanager:in findet.

Eine:n Projektmanager:in finden und einstellen in 5 einfachen Schritten

Wenn Sie sich im Online-Recruiting auskennen, werden Ihnen diese Schritte bekannt vorkommen, da sie größtenteils denen eines jeden anderen Einstellungsprozesses ähneln. Um jedoch großartige Projektmanager:innen anzuziehen, müssen Sie Ihren Prozess an Ihre Zielgruppe anpassen.

1. Definieren Sie, welchen Typ Projektmanager (w/m/d) Sie benötigen

Es gibt viele Arten von Projektmanager:innen. Zwar sind ideale Projektmanagerfähigkeiten wie hervorragende Führungsfähigkeiten in allen Branchen größtenteils dieselben.

Jedoch könnte die Projektmanagerrolle in Ihrem Unternehmen spezifische Fähigkeiten und Erfahrungen erfordern, die mit Ihrer Nische und der Art der Projekte, die der:die neue Mitarbeiter:in leiten wird, zusammenhängen.

Deshalb ist es wichtig, zunächst zu definieren, an welchen Arten von Projekten Sie arbeiten (z.B. online oder offline) und zu sehen, ob es einen speziellen Projektmanagertyp gibt, der für solche Projekte am besten geeignet ist. Einige der gängigsten Arten von Projektmanager:innen finden Sie weiter unten in diesem Artikel.

Beachten Sie auch, dass Sie entscheiden sollten, ob Ihr Unternehmen eine:n Vollzeit-Projektmanager:in benötigt oder ob die Einstellung von Freelancer:innen oder Teilzeitmitarbeiter:innen ausreichen würde.

2. Erstellen Sie die Stellenbeschreibung

Eine gut strukturierte und zielgerichtete Stellenbeschreibung ist die Grundlage, um Top-Talente anzuziehen. Sie sollte die Erwartungen, Qualifikationen und Verantwortlichkeiten, die mit der Rolle verbunden sind, umfassend darlegen.

Heben Sie Fähigkeiten hervor, die für effektives Projektmanagement relevant sind, wie zum Beispiel ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten. Wenn Erfahrungen mit einem spezifischen Projektmanagement-Tool erforderlich ist, sollten Sie diese in Ihrer Stellenbeschreibung angeben.

Brauchen Sie mehr Hilfe beim Verfassen einer Stellenanzeige? Dann schauen Sie sich unseren detaillierten Leitfaden an, wie man eine großartige Stellenanzeige schreibt.

3. Eine:n Projektmanager:in finden

Wir haben das bereits oben kurz angedeutet.

Der wahrscheinlich einfachste Weg, eine:n Projektmanager:in zu finden, ist, Ihre Stellenanzeige auf mehreren Jobportalen gleichzeitig zu veröffentlichen. Da Projektmanager:innen heutzutage so gefragt sind, ist es wichtig, dass Ihre Stellenanzeige so vielen qualifizierten Fachkräften wie möglich präsentiert wird.

Die meisten Unternehmen beginnen mit ihrer eigenen Karriereseite (siehe auch: Wie man eine Karriereseite erstellt) und großen, allgemeinen Jobbörsen wie LinkedIn, Google for Jobs und Indeed. Um zu erfahren, wie das geht, können Sie sich diese Ressourcen anschauen:

• Wie man eine Stelle auf LinkedIn ausschreibt
• Wie man eine Stelle auf Indeed ausschreibt

Zusätzlich können Sie Ihre Stelle auf einer Nischen-Jobbörse veröffentlichen, die zum spezifischen Typ des Projektmanagers (w/m/d) passt, den Sie suchen. Wenn Sie zum Beispiel eine:n Projektmanager:in im Ingenieurbereich suchen, möchten Sie vielleicht eine eher technikorientierte Jobseite nutzen.

Sie können ein Tool wie JOIN verwenden, um den Prozess zu beschleunigen und datengestützte Vorschläge für Jobportale zu erhalten. JOIN ermöglicht es Ihnen, Ihre Stellenanzeige kostenlos auf mehr als 10 Jobportalen zu veröffentlichen und auf zusätzliche 250+ Premium-Jobbörsen, oft zu stark reduzierten Preisen, zuzugreifen.

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4. Bewerbungen sichten, Vorauswahl treffen und Kandidat:innen interviewen

Sobald die Bewerbungen eingehen, liegt es an Ihnen, die Bewerber:innen zu sichten und die besten Kandidat:innen, die Ihren Anforderungen entsprechen, in die engere Auswahl zu nehmen.

Anschließend können Sie mit dem Interviewprozess beginnen, um die Fähigkeiten der Bewerber:innen weiter zu testen und letztendlich die beste Person für die Stelle auszuwählen.

Bei der Bewertung der Kandidat:innen ist es wichtig, deren frühere Erfahrungen und relevante Zertifizierungen im Projektmanagement, wie Project Management Professional (PMP) oder Certified Associate in Project Management (CAPM), zu berücksichtigen.

5. Ihre:n neue:n Projektmanager:in einstellen

Jetzt ist es Zeit, den Deal zu besiegeln.

Senden Sie das Jobangebot aus, und mit der Zusage können Sie Ihre:n neue:n Projektmanager:in offiziell in Ihr Team aufnehmen!

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Die Projektmanager-Aufgaben umfassen in der Regel:

Die Organisation aller Teile, die den Prozess eines Projekts ausmachen. Sie bilden die Brücke zwischen dem Projektteam und den Stakeholder:innen und sorgen für klare Kommunikation und Zufriedenheit auf beiden Seiten.

Zu ihren Hauptverantwortlichkeiten gehören:

• Projektplanung: Festlegung der Projektgrenzen, Definition der Erfolgskriterien, Identifizierung von Lieferobjekten und Fristen, Erstellung eines detaillierten Zeitplans und Budgets sowie Sicherung der Zustimmung der Stakeholder:innen.
• Projektressourcierung: Zuweisung der notwendigen Ressourcen, Sicherstellung der Budgetgenehmigung und Erlangung der Zeitplanfreigabe.
• Projektmanagement: Überwachung des Zeitplans, Neubewertung der Arbeitsbelastungen, Behebung von Stillständen und Engpässen, Aufrechterhaltung der Harmonie und proaktive Vermeidung potenzieller Krisen.
• Motivation des Projektteams: Sicherstellung der Moral und des Fokus des Teams; Lösung zwischenmenschlicher Konflikte.
• Projektlieferung und Berichterstattung: Übergabe des Projekts an den Kund:innen oder die nachfolgende Geschäftseinheit, Durchführung von Nachprojektbewertungen.

Wesentliche Eigenschaften von guten Projektmanager:innen

Bis jetzt haben Sie eine Vorstellung davon, welche Arten von Fähigkeiten und Eigenschaften eine Person besitzen muss, um ein:e großartige:r Projektmanager:in zu werden. Hier sind die Hauptmerkmale, auf die Sie achten sollten, wenn Sie eine:n Projektmanager:in einstellen:

• Führungsfähigkeiten: Ein:e effektive:r Projektmanager:in muss herausragende Führungsfähigkeiten zeigen. Er:sie sollte Respekt gebieten und das Team dazu inspirieren, gemeinsam auf das gemeinsame Ziel hinzuarbeiten.
• Kommunikationsfähigkeiten: Kommunikation ist das A und O im Projektmanagement. Ein:e Projektmanager:in sollte in der Lage sein, Ideen klar zu vermitteln und aufmerksam auf Feedback und Bedenken zu hören.
• Problemlösungsfähigkeiten: Projekte sind Nährböden für Herausforderungen. Ein:e kompetente:r Projektmanager:in sollte robuste Problemlösungsfähigkeiten besitzen, um die unvermeidlichen Hürden zu überwinden.

5 gängige Typen von Projektmanager:innen

Hier sind fünf gängige Typen von Projektmanager:innen, die Sie in Ihr Projektmanagementteam aufnehmen könnten.

Beachten Sie, dass das Projektmanagementteam manchmal auch als Projektmanagementbüro (PMO) bezeichnet wird. Ein:e PMO-Manager:in ist ein:e Projektmanager:in, der entweder Teil eines solchen Teams ist oder ein solches Team leitet. Dies hängt vom spezifischen Unternehmen ab.

1. IT-Projektmanager (w/m/d)

Ein IT-Projektmanager ist auf die Handhabung technischer Projekte spezialisiert. Dies kann eine breite Palette von Projekten umfassen, zum Beispiel in der Softwareentwicklung oder IT-Infrastruktur.

Aufgrund der technischen Natur der Projekte muss diese Person technikaffin sein und idealerweise selbst einen Hintergrund in der IT haben.

2. Web-Projektmanager (w/m/d)

Ein Web-Projektmanager (w/m/d) konzentriert sich größtenteils auf technische Projekte, aber genauer gesagt auf jedes Projekt, das direkt mit der Website eines Unternehmens zu tun hat. Ein Projekt könnte zum Beispiel der Launch eines neuen Website-Bereichs mit einer spezifischen Reihe von Landingpages sein.

Ähnlich wie beim IT-Manager (w/m/d) ist technologisches Verständnis ein Muss.

3. Event-Projektmanager (w/m/d)

Im Gegensatz zu den vorherigen zwei Managementrollen ist der Event-Projektmanager (w/m/d) stärker in die Verwaltung von Offline-Aufgaben involviert. Die Projekte beinhalten die Organisation und Ausrichtung von (externen) Unternehmensveranstaltungen, wie einer Konferenz.

In diesem Fall sind technische Fähigkeiten und Erfahrungen wahrscheinlich nicht erforderlich. Andererseits sind visuelle Darstellung und mündliche Präsentation wahrscheinlich entscheidende Fähigkeiten für solche Projektmanager (w/m/d). Ihre Arbeit beinhaltet oft mehr Reisen, das Verhandeln von Verträgen (z.B. mit Caterern) und die Überwachung der Logistik.

4. Ingenieurprojektmanager (w/m/d)

Die Bezeichnung Ingenieurprojektmanager (w/m/d) kann etwas verwirrend sein, da es tatsächlich viele verschiedene Arten von Ingenieuren gibt. Und die Art der Ingenieurwissenschaft wird stark die Fähigkeiten und Anforderungen des Projektmanagers (w/m/d) beeinflussen.

Ein:e Projektmanager:in im Bereich Bauingenieurwesen wird beispielsweise Bauprojekte überwachen. Sie benötigen wahrscheinlich starke mathematische Fähigkeiten und haben einen Hintergrund im Bauingenieurwesen oder im Bauwesen. Ihre Arbeit wird wahrscheinlich auch die Verwaltung von Personen auf einer Baustelle und die Überwachung der Logistik vor Ort umfassen.

Dann gibt es auch Ingenieurprojektmanager (w/m/d), die Online-Ingenieurprojekte überwachen. Das heißt, sie arbeiten zusammen mit Daten- oder Softwareingenieuren (w/m/d). Ihre Arbeit findet größtenteils online statt und ist viel näher an der Arbeit eines IT- oder Web-Projektmanagers (w/m/d).

5. Bauprojektmanager (w/m/d)

Unser letztes Beispiel ist der Bauprojektmanager (w/m/d). Diese Manager:innen überwachen, wie der Name schon sagt, Bauprojekte. Zum Beispiel könnten sie die Planung und Überwachung des Baus einer neuen Schule leiten.

Sie sind verantwortlich für die Erstellung eines Zeitplans, einer Zeitleiste, eines Budgets und der Ressourcenzuweisung, die mit dem Bau des Gebäudes verbunden sind. Dies beinhaltet die Logistik, alle Baumaterialien zu liefern, sowie die Planung von Werkzeugen und Arbeitskräften.

Möchten Sie mehr erfahren? Dann schauen Sie sich unsere spezielle Stellenbeschreibung für bauleiter (w/m/d) an oder – falls Sie bereits Interviews führen – werfen Sie einen Blick auf unsere Interviewfragen für Bauleiter (w/m/d)!