Wie Sie Lebensläufe schnell und effektiv prüfen
Wussten Sie, dass das Screening von Lebensläufen mit der richtigen Software viel schneller klappt? Um die richtigen Kandidat:innen für den Interviewprozess auszuwählen, ist die Sichtung der Lebensläufe der eingegangenen Bewerbungen der erste Schritt. Sie sollten deshalb einen effektiven Lebenslauf-Prüfprozess etablieren.
Wie lange dauert bei Ihnen die Sichtung der Lebensläufe? Und können Sie sicherstellen, dass alle Bewerber:innen dieselbe Aufmerksamkeit und Behandlung erhalten?
Und wenn Sie sich nicht sicher sind, wie man einen Lebenslauf richtig prüft, dann sind Sie hier genau richtig.
Zu lernen, wie man Lebensläufe (oder CVs) prüft, ermöglicht Ihnen, die Spreu vom Weizen schneller und effizienter zu trennen. Daher werden wir Sie nachfolgend durch den schrittweisen Prozess sowohl der manuellen Prüfung von Lebensläufen als auch der Nutzung von Tools zur Lebenslaufprüfung führen. Mit einem Blick auf unsere Tipps, treffen Sie besser informierte Einstellungsentscheidungen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist CV Screening?
CV Screening ist der Prozess, die Lebensläufe von Bewerber:innen zu überprüfen, um die am besten geeigneten Kandidat:innen auszuwählen und unqualifizierte oder ungeeignete Bewerber:innen abzulehnen. Dieser Schritt ist Teil des umfassenderen Screening Prozess.
Recruiter:innen werden die Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen der Bewerber:innen anhand der Informationen in deren Lebensläufen bewerten.
Wenn diese Punkte mit der offenen Stelle übereinstimmen, werden sie den/die Bewerber:in zum nächsten Schritt ihres Einstellungsprozesses weiterleiten. Das ist in der Regel der Beginn des Bewerbungsgesprächs.
Wenn der/die Bewerber:in nicht für die Rolle geeignet ist (oder andere Bewerber:innen besser zu passen scheinen), kann der/die Recruiter:in die Bewerbung ablehnen. Das geschieht in der Regel per E-Mail, idealerweise mit einem Feedback nach der Jobabsage, warum die Bewerbung abgelehnt wurde.
Das CV Screening kann manuell oder mit Hilfe einer CV-Screening-Software durchführen.
Manuelle vs. automatisierte Lebenslaufprüfung
Das manuelle Prüfen ist die „altmodische“ Methode, Lebensläufe durchzugehen. Recruiter:innen sehen die Lebensläufe der Kandidat:innen durch, indem sie die enthaltenen Informationen überfliegen und den Lebenslauf tatsächlich öffnen und lesen. Diese manuelle Prüfung erfordert meist viel Zeit.
Die automatisierte Lebenslaufprüfung nutzt Softwarelösungen (wie ein Bewerbermanagementsystem), um (Teile vom) den Prüfprozess zu automatisieren. Eine gängige Methode hierfür ist beispielsweise das CV-Parsing. CV- oder Lebenslauf-Parsing ist der automatisierte Prozess des Extrahierens von Informationen aus Lebensläufen, was bedeutet, dass Recruiter:innen nicht manuell alle Lebensläufe öffnen müssen.
Die automatisierte Prüfung hilft Ihnen dabei, die Zeit, die es braucht, um einen Lebenslauf zu prüfen, stark zu reduzieren. Allerdings bringt die vollständige Automatisierung des Prozesses andere Herausforderungen mit sich. Aufgrund von Formatierungsinkonsistenzen in den Lebensläufen der Bewerber:innen könnte das Tool nicht zu 100 % genau sein bei den Informationen, die es extrahiert.
Deswegen kombinieren die meisten Recruiter:innen Automatisierung mit ihrem eigenen menschlichen Urteilsvermögen, um einen effizienten und wirksamen Prozess zu schaffen.
Die Grundlagen für das erfolgreiche Screening von Lebensläufen
Der erste Schritt zu einer erfolgreichen Lebenslaufprüfung geschieht tatsächlich, bevor die Lebensläufe eingehen. Es beginnt mit der Erstellung Ihrer Stellenanzeige.
Obwohl technisch gesehen nicht als Teil des Prüfprozesses betrachtet, je besser Ihre Stellenanzeige (und je gezielter Sie Ihre Stellenanzeige platzieren), desto relevanter werden die Bewerbungen sein, die Sie erhalten.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie stellen einen Softwareentwickler (w/m/d) ein. Wenn Sie Ihre Stellenanzeige auf einer allgemeinen Jobbörse veröffentlichen, wie beispielsweise ein Jobposting auf LinkedIn, stehen die Chancen gut, dass Sie eine Menge Bewerbungen erhalten. Leider besteht ein beachtlicher Prozentsatz der Bewerbungen wahrscheinlich aus unqualifizierten Bewerber:innen. Sie müssen jedoch alle ihre Lebensläufe prüfen, bevor Sie wissen, dass sie unqualifiziert sind.
Wenn Sie Ihre Anzeige hingegen auf einer spezialisierten Jobbörse bewerben würden, ist der Prozentsatz der unqualifizierten Kandidat:innen im Allgemeinen niedriger. Das liegt daran, dass alle potenziellen Kandidat:innen, die diese Jobbörse besuchen, bereits Teil Ihres spezifischen Nischenmarktes sind.
Ebenso können Sie weiter vorselektieren, wer sich bewirbt, indem Sie eine Stellenbeschreibung verfassen, die klar angibt, welche Fähigkeiten, Erfahrungen und Anforderungen Sie suchen. Wenn Ihre Stellenbeschreibung zu vage oder allgemein ist, könnten Sie Bewerbungen von Berufseinsteiger:innen, erfahrenen Fachkräften und allem dazwischen erhalten.
Je detaillierter Ihre Beschreibung ist, desto besser stehen Ihre Chancen, nur Bewerbungen von geeigneten Kandidat:innen zu erhalten. Für weitere Informationen schauen Sie sich unseren ausführlichen Leitfaden an:
Manuelles Lebenslauf-Screening
Die manuelle Überprüfung von Lebensläufen ist ein traditioneller Ansatz, der eine sorgfältige Bewertung jedes Lebenslaufs beinhaltet, um zu bestimmen, ob ein:e Kandidat:in die notwendigen Fähigkeiten und Erfahrungen für den Job besitzt.
Obwohl diese Methode zeitaufwendig sein kann, ermöglicht sie eine persönlichere Bewertung aller Kandidat:innen. Hier sind die Schritte, die im Prozess der manuellen Prüfung von Lebensläufen involviert sind:
Schritt 1: Lebensläufe sammeln
Sammeln Sie alle Lebensläufe, die für die Position eingereicht wurden. Diese Lebensläufe können über verschiedene Kanäle eingehen, wie zum Beispiel E-Mail, Jobbörsen oder persönlich in Ihrem Geschäft/Unternehmen abgegeben werden.
Schritt 2: Schnelles Scannen nach Schlüsselwörtern
Führen Sie zunächst einen schnellen Scan jedes Lebenslaufs durch, um Schlüsselwörter zu identifizieren, die mit den Anforderungen des Jobs übereinstimmen. Suchen Sie nach spezifischen Fähigkeiten, Qualifikationen oder Erfahrungen, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Dieser erste Scan hilft Ihnen, irrelevante Lebensläufe schnell zu filtern.
Schritt 3: Lebensläufe kategorisieren
Trennen Sie die Lebensläufe in drei Kategorien: „Nein“, „Vielleicht“ und „Ja“. Lebensläufe in der Kategorie „Nein“ erfüllen nicht die Mindestkriterien für die Position.
Lebensläufe in der Kategorie „Vielleicht“ erfüllen einige der Kriterien, können aber eine weitere Überprüfung erfordern. Lebensläufe in der Kategorie „Ja“ erfüllen eindeutig alle erforderlichen Qualifikationen für die Position.
Schritt 4: „Nein“ und „Vielleicht“ Lebensläufe überprüfen
Werfen Sie einen genaueren Blick auf die Lebensläufe in der Kategorie „Nein“, um sicherzustellen, dass keine qualifizierten Kandidat:innen übersehen werden. Überprüfen Sie, ob irgendwelche Qualifikationen oder Erfahrungen während des schnellen Scans übersehen wurden. Sind Sie fertig, können diese Bewerbungen direkt abgelehnt werden.
Leseempfehlung: Feedback nach der Absage: Do’s und Don’ts
Überprüfen Sie die Lebensläufe in der Kategorie „Vielleicht“ im Detail und konzentrieren Sie sich auf Bildung, Berufsgeschichte und relevante Fähigkeiten. Verschieben Sie qualifizierte Kandidat:innen von der Kategorie „Vielleicht“ in die Kategorie „Ja“, wenn diese die Mindestanforderungen erfüllen oder Sie vergangene Positionstitel erkennen, die nicht im ersten Moment als relevant ersichtlich schienen.
Schritt 5: Detaillierte Lebenslauf-Analyse
Führen Sie eine gründliche Analyse der Lebensläufe in der Kategorie „Ja“ durch. Analysieren Sie die Qualifikationen, Erfahrungen und Errungenschaften der Kandidat:innen im Detail. Dieser Schritt hilft Ihnen, den Pool der Kandidat:innen auf die drei bis fünf Personen einzuengen, die am besten zu den Jobanforderungen passen.
Je nach der Rolle, für die Sie einstellen, möchten Sie vielleicht auch auf die Präsentation des Lebenslaufs achten. Das bedeutet, wenn Sie einen Content Writer einstellen, möchten Sie keinen Lebenslauf mit einer Menge Grammatikfehler. Ähnlich, wenn Sie einen Designer einstellen, erwarten Sie einen Lebenslauf, der visuell hervorsticht.
Schritt 6: Kandidat:innen zur nächsten Stufe weiterleiten
Sobald Sie die Top-Kandidat:innen ausgewählt haben, bringen Sie sie im Einstellungsprozess weiter voran. Dies könnte die ersten Telefoninterviews oder persönliche Vorstellungsgespräche beinhalten, aber auch bereits Assessment-Tests zu versenden, um Skills abzufragen. Informieren Sie die Kandidat:innen über die nächsten Schritte und halten Sie sie während des Prozesses auf dem Laufenden.
Profi-Tipp: Erwägen Sie die Verwendung von automatisierten Workflows, um die Kommunikation mit den Kandidat:innen zu vereinfachen und alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
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Automatisiertes CV-Screening
Die automatisierte Lebenslaufprüfung nutzt die Hilfe von speziellen Tools zur Lebenslaufprüfung, wie einem Bewerbermanagementsystem.
Dies bietet eine effizientere Möglichkeit, Lebensläufe zu prüfen, indem künstliche Intelligenz genutzt wird. Diese Tools verwenden Algorithmen, um Lebensläufe nach spezifischen Schlüsselwörtern, Fähigkeiten und Qualifikationen zu durchsuchen. Hier ist, wie man Tools zur Lebenslaufprüfung effektiv nutzt:
Investieren Sie in ein Tool zum Lebenslauf-Parsing
Beginnen Sie damit, in ein Tool zum Lebenslauf-Parsing zu investieren, das automatisch Lebensläufe scannt und in durchsuchbare Kandidatenprofile umwandelt. Dies reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Lebenslaufprüfung erheblich und ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit und das Teilen von Kandidateninformationen mit dem Recruiting-Team.
Obwohl viele dieser Screening-Software-Tools mit einer monatlichen Gebühr verbunden sind, gibt es auch einige kostenlose Recruiting-Softwarelösungen (wie JOIN) da draußen. Besonders wenn Sie in einem kleinen bis mittelständischen Unternehmen arbeiten, kann dies eine großartige Möglichkeit sein, Ihren Screening-Prozess zu automatisieren, ohne Geld investieren zu müssen.
Schauen Sie sich die vollständige Liste der Funktionen an, die JOIN bietet, um Ihnen zu helfen, schneller Talente zu finden, anzuziehen und einzustellen, auf unserer Übersichtsseite der Funktionen.
Leseempfehlung: HR-Software-Vergleich: die 5 besten HR-Softwares
Erstellen Sie individuelle Bewerbungsformulare
Um den Screening-Prozess weiter zu optimieren, nutzen Sie individuelle Bewerbungsformulare zusätzlich zu den Lebensläufen.
Diese Formulare können spezifische Fragen enthalten, die Deal-Breaker oder wesentliche Informationen aufdecken, die üblicherweise nicht in Lebensläufen zu finden sind. Wenn Sie beispielsweise Kandidat:innen mit einem aktiven Arbeitsvisum benötigen, fügen Sie eine Frage zu ihrem Visastatus hinzu.
Leseempfehlung: 10 bewährte Strategien für eine effiziente Personalbeschaffung
Definieren Sie unverzichtbare Kriterien
Definieren Sie eine Reihe von unverzichtbaren Kriterien, die Kandidat:innen erfüllen müssen, um für die Position in Betracht gezogen zu werden. Diese Kriterien könnten spezifische Fähigkeiten, Bildungsanforderungen, Berufserfahrungsjahre oder Zertifizierungen umfassen.
Das Tool zur Lebenslaufprüfung wird automatisch Kandidat:innen herausfiltern, die diese Kriterien nicht erfüllen, sodass Sie sich auf die qualifiziertesten Personen konzentrieren können.
Berücksichtigen Sie wünschenswerte Qualifikationen
Zusätzlich zu den unverzichtbaren Kriterien sollten Sie eine Liste mit wünschenswerten Qualifikationen in Betracht ziehen. Diese Qualifikationen sind nicht unbedingt erforderlich, können aber bestimmten Kandidat:innen einen Vorteil verschaffen.
Beispielsweise könnte ein:e Kandidat:in mit Erfahrung in einer ähnlichen Branche bessere Chancen haben, in der Rolle erfolgreich zu sein.
Nutzen Sie allgemeine Eindrücke
Wenn Sie die von dem Tool zum CV Screening generierten Kandidatenprofile überprüfen, achten Sie auf allgemeine Eindrücke, die hervorstechen. Suchen Sie nach Eigenschaften wie starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, Aufmerksamkeit für Details oder Führungsqualitäten.
Obwohl diese Eindrücke möglicherweise nicht direkt Ihre Einstellungsentscheidung beeinflussen, können sie wertvolle Einblicke bieten, wenn Sie Kandidat:innen für die nächste Runde auswählen.
Überprüfen Sie auf individuell angepasste Lebensläufe
Eine Möglichkeit, das Interesse und die Eignung eines Kandidaten bzw. einer Kandidatin für die Rolle zu bewerten, besteht darin zu überprüfen, ob der Lebenslauf individuell angepasst ist. Ein individuell angepasster Lebenslauf zeigt, dass sich Kandidat:innen die Zeit genommen haben, die Bewerbung speziell für Ihre Position und Ihr Unternehmen zu maßschneidern.
Achten Sie auf rollenspezifische Fähigkeiten, Erfahrungen und Erfolge, die im Lebenslauf hervorgehoben werden.
Führen Sie Referenzprüfungen durch
Um die im Lebenslauf angegebenen Informationen zu validieren, führen Sie Referenzprüfungen durch. Kontaktieren Sie die vom Kandidat:innen angegebenen Referenzen, um die Richtigkeit ihrer Qualifikationen zu bestätigen und zusätzliche Einblicke in ihre Arbeitsmoral, Stärken, Schwächen und die allgemeine Eignung für die Position zu gewinnen.
Referenzprüfungen helfen sicherzustellen, dass die Angaben im Lebenslauf glaubwürdig sind und bieten eine umfassendere Sicht auf die Kandidat:innen.
Informieren Sie die Kandidat:innen und gehen Sie zum nächsten Schritt
Nachdem Sie die Kandidat:innen geprüft haben, informieren Sie sie umgehend über die nächsten Schritte im Einstellungsprozess. Das kann die Planung von Interviews oder Bewertungen umfassen.
Halten Sie Kandidat:innen informiert und eingebunden, um eine positive Candidate Experience zu gewährleisten.
Pflegen Sie einen Talentpool
Während der Lebenslaufprüfung stoßen Sie möglicherweise auf außergewöhnliche Kandidat:innen, die nicht die richtige Passform für die aktuelle Rolle sein könnten, aber in Zukunft wertvolle Vermögenswerte darstellen könnten. Erstellen Sie einen Talentpool, in dem Sie die Profile dieser Kandidat:innen für zukünftige Referenzen speichern können.
Kennzeichnen Sie sie basierend auf ihren Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen, um eine einfache Wiederentdeckung zu ermöglichen, wenn relevante Positionen verfügbar werden.
Verbessern Sie Ihren Lebenslaufprüfprozess kontinuierlich
Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Prozess und optimieren Sie ihn, um seine Wirksamkeit sicherzustellen. Suchen Sie Feedback von Kandidat:innen, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren, und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor.
Vereinfachen Sie den Bewerbungsprozess, klären Sie Stellenbeschreibungen und optimieren Sie die Kommunikation mit den Kandidat:innen, um das Gesamterlebnis sowohl für Bewerber:innen als auch für Einstellungsteams zu verbessern.
Eine effektive Lebenslaufprüfung ist ein kritischer Aspekt des Einstellungsprozesses. Ob Sie sich dafür entscheiden, Lebensläufe manuell zu überprüfen oder Tools zur Lebenslaufprüfung zu verwenden, es ist wesentlich, einen systematischen Ansatz zu haben.
Indem Sie die oben skizzierten Schritte befolgen und die richtigen Tools nutzen, können Sie Ihren Prüfprozess optimieren, qualifizierte Kandidat:innen identifizieren und informierte Einstellungsentscheidungen treffen. Denken Sie daran, kontinuierliche Verbesserung und ein Fokus auf die Kandidatenerfahrung sind der Schlüssel, um in dem heutigen wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt Top-Talente anzuziehen und zu halten.
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Frans Lelivelt
Frans is JOIN's multilingual Senior Content Manager. His main topic of interest in the recruitment space is DEI and how companies can reduce their (unconscious) biases to make the world of work a fairer, kinder place for everyone. Outside of work, he tries to do the same for animals, spending much of his spare time in the kitchen preparing plant-based feasts.
