Feedback nach der Absage: Do’s und Don’ts

Es kann nur einen geben! – Zumindest handelt es sich in den meisten Fällen um nur eine einzige zu besetzende Stelle. Das heißt, auch wenn sich einige gute Bewerber:innen finden, müssen zwangsläufig viele Absagen auf Bewerbungen erteilt werden. Insbesondere innerhalb der engeren Auswahl sind es dann in der Regel nur Kleinigkeiten, die den Unterschied machen. Vielen Recruiter:innen stellen sich daher folgende Fragen: Sollte man nach der Absage auf die Bewerbung Gründe angeben? Und was könnte man Bewerber:innen als begründendes Feedback sagen, ohne sich nach AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) in die sprichwörtlichen Nesseln zu setzen? Sollte man überhaupt ein Feedback nach der Absage geben? Definitiv JA, finden wir! Was dabei zu beachten ist, erörtern wir in diesen thematischen Schwerpunkten:

• Fünf gute Gründe für Feedback nach der Absage
• Was Sie dabei tun sollten
• Was Sie besser nicht tun
• Fazit

Fünf gute Gründe fürs Feedback

Auch Sie selbst haben es sicher schon erlebt: Sie haben mehrere Bewerbungsrunden erfolgreich absolviert und die Zusage schien zum Greifen nah – und dann kam doch die Absage. Wollten Sie dann nicht wissen, wo das „Problem“ lag? Da wäre ein Feedback doch eine nützliche Sache, oder? Auch aus der Recruiter-Sicht gibt es einige gute Gründe, warum auf ein ehrliches Feedback bitte nicht verzichtet werden sollte:

• Wichtiger Teil der Candidate Experience
  Die Notwendigkeit einer guten Candidate Experience (zu Deutsch: Bewerbererlebnis) ist inzwischen hinreichend bekannt. Viele Recruiter:innen sind sich jedoch nicht bewusst, wo das Erlebnis im Falle einer Ablehnung endet. Bewerber:innen, die nach dem Grund für die Absage fragen, werden daher allzu häufig ignoriert. Das sorgt jedoch für einen bitteren Nachgeschmack beim Kandidaten und kann selbst ein sonst positives Bewerbererlebnis auf den letzten Metern vor die Wand fahren. Tipp: Die Candidate Experience endet nicht bei der Absage der Bewerbung, sondern da, wo die Wege sich „einvernehmlich“ trennen. Manche Bewerber:innen benötigen ein solches Feedback einfach, um abschließen und daraus lernen zu können. Es auch zu gewährleisten, das ist folglich ein „letzter Service“ und das Quäntchen Mehrwert, das als Trostpflaster wahre Wunder wirken kann – und Sie als Unternehmen umso professioneller wirken lässt. Nutzen Sie das Feedback nach der Absage also unbedingt für ein positives Bewerbererlebnis!
• Verbessertes Employer Branding
  Niemals vergessen: Das gute Bewerbererlebnis ist Teil Ihres Employer Brandings. Je professioneller und positiver die mit Ihrem Unternehmen gemachten Erfahrungen, desto besser wirkt sich das auf Ihr Image als Arbeitgeber aus. Denn wer sich bei Ihnen auch als abgelehnte:r Kandidat:in wertschätzend und professionell behandelt gefühlt hat, wird Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit an Freunde und Familie weiterempfehlen, die sich dann möglicherweise in der Zukunft bewerben und Ihre Suche nach Talenten verkürzen. Gute Kandidaten kennen häufig andere gute Talente, und das können Sie sich mithilfe einer guten Feedback-Kultur zunutze machen.
• Vergrößerung Ihres Talentpools
  Nicht immer müssen die Wege des Unternehmens und der Bewerber:innen sich nach der Absage auf die Bewerbung endgültig trennen. Im Gegenteil, wenn es sich um wirklich gute potenzielle Mitarbeiter:innen handelt, sollten Sie diese nicht einfach ziehen lassen, sondern sie zum Beitritt Ihres Talentpools einladen und die Beziehung pflegen. Die Wahrscheinlichkeit, dass abgelehnte Bewerber:innen die Einladung annehmen, kann durch ein wertschätzendes Feedback nach der Absage sogar noch deutlich erhöht werden. Und wer weiß, vielleicht klappt es ja schon mit der nächsten Vakanz?
• Chance zur Prozessoptimierung
  Wenn Sie sich entscheiden, die Gründe der Absage zu kommunizieren, können Sie dabei auch gleich selbst ein Feedback einholen. Sie erhalten dadurch kostenlose Insights zur aktuellen Qualität der Candidate Experience, die Ihnen die Möglichkeit geben, wertvolle Optimierungspunkte innerhalb Ihres Recruitingprozesses zu erkennen. Gleichzeitig suggeriert auch das Einfordern des Kandidatenfeedbacks ein hohes Maß an Professionalität, denn auch Sie als Unternehmen wollen es offensichtlich besser machen. Also bitte, fragen Sie, hören Sie aktiv zu und lernen Sie!
• Geringer, gut investierter Zeitaufwand
  Schon klar, die Zeit ist knapp und Feedbacks können Zeitdiebe sein. Dennoch: Tatsächlich betrifft die Frage „Feedback nach Absage – ja oder nein?“ doch nur einen Bruchteil der eingegangenen Bewerbungen, nämlich die der engeren Auswahl. Nachdem sich beide Parteien doch schon kennengelernt und eine Beziehung aufgebaut haben, ist ein Feedback bei diesen wenigen „auserwählten“ Bewerber:innen durchaus angemessen. Und auch wenn es Ihnen erst einmal als Mehraufwand erscheint, ist es doch eigentlich ein eher geringer, aber letzten Endes hervorragend investierter Zeitaufwand. Mittelfristig kann dieser Aufwand wertvolle Ressourcen einsparen. Denn wer Ihrem Talentpool beitritt und/oder Sie als attraktiven Arbeitgeber weiterempfiehlt, vergrößert Ihr Netzwerk und kann so dazu beitragen, dass Sie schon bei der nächsten Suche deutlich schnellere Recruiting-Erfolge erzielen. Und das ist es doch allemal Wert, oder?

Wir halten also fest: Ebenso, wie kleine Nuancen den Unterschied zwischen Zu- und Absage zur Bewerbung machen, macht das ehrliche Feedback an die Bewerber:innen den Unterschied zwischen guter und hervorragender Candidate Experience aus. Mehr noch, es bietet für beide Seiten wertvollen Mehrwert und sollte deshalb nicht unterschätzt werden. Damit das auch im gewünschten Ergebnis resultiert, sehen wir uns jetzt die Dos und Don’ts zum Feedback nach der Absage an.

Do’s und Don’ts fürs Feedback nach der Absage

Eine schwierig einzuschätzende Variable gibt es bei der ganzen Sache allerdings doch noch: die Reaktion der Kandidat:innen. Können (oder wollen) diese nicht nachvollziehen, warum die Absage notwendig war, kommt es umso stärker auf Ihre Professionalität an. Diese Dos und Don’ts sollen Ihnen daher helfen, Ihre Vorteile bestmöglich auszuschöpfen:

Dos

• Feedback aktiv anbieten und Raum für Rückfragen lassen
  Nicht jede:r Bewerber:in fragt nach dem Grund für die Absage. Und da sich viele Arbeitgeber in puncto Feedback eher bedeckt halten, sind Bewerber:innen häufig unsicher, ob eine solche Anfrage überhaupt erwünscht ist. Zeigen Sie abgelehnten Bewerber:innen, dass Sie offen dafür sind, indem Sie das Angebot direkt im Anschluss nach der Information über die Ablehnung unterbreiten. Findet die Absage telefonisch statt, ergibt direktes Feedback nur Sinn, wenn die Botschaft wirklich angekommen und der oder die Bewerber:in aufnahmefähig ist. Schließlich wurden gerade seine Hoffnungen enttäuscht und das tut weh. Manche Bewerber:innen müssen diese Info erst einmal kurz verdauen. In solchen Fällen bieten Sie dem Dialogpartner am besten Raum für eine spätere Besprechung des Sachverhalts.
• Feedback mit konstruktiver Kritik verbinden
  Absagen tun immer weh, ganz besonders aber dann, wenn man als Kandidat:in einfach nur Ablehnung erfährt, denn dann gesellt sich der Frust gleich dazu. Wie soll man es besser machen, wenn man nicht einmal weiß, was man falsch macht? Mit einem Hauch von Konstruktivität erfahren Kandidat:innen nicht nur, was sie falsch gemacht haben, sondern auch, wie sie es besser machen könnten. Konstruktive Kritik ist außerdem auch eine Form der Wertschätzung.
• Nicht nur kritisieren, auch loben!
  Auch wenn Sie letzten Endes eine Absage erteilt haben, es hatte einen Grund, warum der oder die Kandidat:in in die engere Auswahl kam und womöglich mehrere Runden erfolgreich absolviert hat. Heben Sie deshalb auch die positiven Charakteristika der Kandidat:innen hervor und lassen Sie durchscheinen, was gut gemacht wurde, damit aus Lob und Kritik auch Motivation werden kann. Ebenso könnte hier zum Beispiel die Einladung in den Talentpool erfolgen.

Don’ts

Wir können die Sorge darum, sich gemäß AGG rechtlich angreifbar zu machen, sehr gut verstehen. Trotzdem: Bewerber:innen wünschen sich ausdrücklich eine personalisierte und individuelle Kommunikation sowie Feedback nach der Absage. Es sollte daher nicht unter den Tisch fallen gelassen werden. Mit diesen Don’ts vermeiden Sie bereits die gröbsten Fehler:

• Alternative Gründe vorschieben
  Das Feedback sollte ehrlich und sachlich sein, sich ausschließlich auf die Eignung für die vakante Stelle beziehen und keine floskelhaften Gründe vorschieben. Und das nicht nur, weil Kandidat:innen innerhalb der engeren Auswahl ein ehrliches Feedback verdienen, sondern auch deshalb, weil man sich mit vorgeschobenen Gründen erst recht schnell ein Eigentor schießen kann. Begründen Sie Ihre Entscheidung ausschließlich mit dem Erfüllungsgrad der Anforderungen und Qualifikationen – etwa damit, dass wichtige Qualifikationen oder Berufserfahrung fehlen oder andere Kandidat:innen Ihre Anforderungen umfassender erfüllen. Auch eine mit dem Unternehmensbudget unvereinbar hohe Gehaltsvorstellung oder mangelnde Sorgfalt (z. B. Formfehler innerhalb der Bewerbung) können als Gründe angeführt werden. Wichtig ist allerdings, dass die Faktoren, die als Grund zur Absage der Bewerbung genannt werden (etwa die Berufserfahrung oder Sorgfalt), mit der Stellenanzeige in Einklang stehen und dort unmissverständlich spezifiziert wurde, dass diese zur Ausübung der Rolle notwendig sind. Wertvolle Tipps und Informationen zum Stellenanzeigen schreiben haben wir für Sie in einem separaten Blog-Artikel zusammengestellt.
• Feedback schriftlich geben
  Ein sehr wichtiger Punkt: Speisen Sie Bewerber:innen nicht mit einer E-Mail ab. Das ist unpersönlich und könnte von Bewerber:innen als Vermeidungstaktik missverstanden werden. Wichtiger ist jedoch: Wer die Gründe für eine Absage schriftlich abgibt, macht sich auch leichter angreifbar. Schnell ergeben sich dabei unvorteilhafte Formulierungen, die zu viel Spielraum für Interpretationen lassen und nach AGG als Diskriminierung ausgelegt werden können. Nehmen Sie deshalb zwecks Feedback nach der Absage am besten telefonisch Kontakt auf. Und vergessen Sie auch hier bitte nicht, auf einen möglichen Beitritt zum Talentpool hinzuweisen und gemäß DSGVO die Einwilligung zur weiteren Speicherung der Bewerberdaten zu erfragen.
• Feedback ohne vorherige Absprache
  Sie wollen abgelehnten Spitzenkandidat:innen ein Feedback anbieten? Sehr lobenswert! Dann ist es aber auch wichtig, sich vorher mit allen Entscheidungsträgern abzustimmen, welche Gründe für die Ablehnung im Rahmen des Feedbacks genannt werden sollen. Suchen Sie gemeinsam maximal drei Gründe aus, an die Sie alle sich auf Nachfrage minutiös halten werden. Hintergrund: Nicht jede:r Kandidat:in nimmt ein Feedback konstruktiv und dankbar an. Es gibt Bewerber:innen, die im Anschluss versuchen, die „wahren“ Gründe an anderer Stelle herauszuquetschen. Wenn ein:e abgelehnte:r Bewerber:in allerdings überall dieselbe sachliche Auskunft bekommt, erledigt sich das recht schnell wieder. Und Sie wissen, dass Ihre Entscheidung richtig war. Nur wenige suchen aber wirklich gezielt nach Streit.
• Sich auf Diskussionen einlassen
  Reagiert ein:e abgewiesene:r Bewerber:in patzig, kann es nur allzu schnell passieren, dass ein Gespräch auf die persönliche Ebene gezogen wird. Auch ein Drang zur Rechtfertigung kann dabei entstehen. Fehler sind dann schnell passiert und können nicht zurückgenommen werden. Wichtig ist daher, dass Sie sich im Rahmen eines Feedbacks zur Absage an Bewerber:innen niemals auf Diskussionen ein- oder zu Rechtfertigungen hinreißen lassen. Hier ist eiserne Sachlichkeit und Professionalität Ihrerseits gefragt. Bleiben Sie immer bei den besprochenen Begründungen mit Bezug auf die Erfüllung der Anforderungen und Qualifikationen der vakanten Stelle.

Sie sind unsicher, welche Formulierungen Sie verwenden können und welche besser nicht? Im Zweifelsfall empfiehlt sich immer die Rücksprache mit einem Juristen.

Übung macht den Meister!

Richtig durchgeführt, kann ein Feedback nach der Absage auf eine Bewerbung Ihnen als potenziellem Arbeitgeber viele Vorteile bringen. Sie demonstrieren damit nicht nur Ihre Professionalität, sondern verbessern gleichzeitig Ihr Unternehmensimage. Darüber hinaus verbessern Sie Ihre Aussichten für die künftige Talentakquise und ermöglichen sich durch diese minimale Optimierung Ihres Einstellungsprozesses eine noch effizientere Talentgewinnung. Auch wenn es für wirklich professionelle Feedbacks etwas Fingerspitzengefühls bedarf, sollten Sie sich nicht entmutigen lassen. Üben Sie das Feedback geben ruhig auch vor dem eigentlichen Gespräch und Sie werden sehen: Mit jedem mal gelingt das ganze ein bisschen besser. Jetzt sind Sie dran! Bieten Sie besonders Ihren Top-Kandidat:innen ein transparentes Feedback und schaffen Sie so auf eine wertschätzende Art klare Verhältnisse.