Was ist die Cost per Hire?

• Welche Kosten beinhaltet in die Cost per Hire?
• Wie kann man die Cost per Hire berechnen?
• Warum sollte sie überwacht werden?
• Wie können Unternehmen ihre Einstellungskosten senken?

Welche Kosten beinhaltet in die Cost per Hire?

Mit der Cost per Hire kann also gemessen werden, was die Einstellung eines neuen Teammitglieds ein Unternehmen durchschnittlich kostet. Doch welche Kosten werden mit dieser Kennzahl eigentlich genau erfasst?

In die Berechnung fließen sowohl intern als auch extern entstandene Kosten ein:

Werbungs-/Kommunikationskosten

Das erste, woran man bei diesen Begriffen denkt, sind die Kosten, die für die Veröffentlichung der Stellenanzeige anfallen – sei es online oder offline, digital (TV, Radio, etc.) oder analog (Plakate, Zeitungen & Co.). 

Unter diese Kategorie fallen tatsächlich jedoch auch die Kosten für Events (z. B. Jobmessen und ähnliches – wenn auch nur anteilig) und die Kosten der für diese und alle folgenden Aktivitäten genutzte (ATS-)Software.

Kosten fürs Personalmarketing

Mit Stellenanzeige und Werbung ist die Talentakquise aber noch lange nicht abgeschlossen. Auch die Erstellung/Pflege der Karriereseite inklusive aller Aktivitäten zur Präsentation des Employer Brandings sowie der Aufbau eines Talentpools und das Onboarding eines neuen Teammitglieds sind für die Cost per Hire zu berücksichtigen. 

Handelt es sich beim einstellenden Unternehmen um einen Ausbildungsbetrieb, fließen hier selbstverständlich auch alle Maßnahmen zum Ausbildungsmarketing mit ein.

Kosten für Personaldienstleistungen

Manchmal – oder im Zeitalter des Fachkräftemangels auch etwas öfter – kommt es vor, dass die Gewinnung hochwertiger Talente etwas Hilfe vom Experten benötigt – zum Beispiel bei schwierig zu besetzenden Stellen wie im Bereich IT oder im Gesundheitssektor.

In diesem Fall fließen auch die Kosten fürs Talent Sourcing durch Headhunter (oder das Unternehmen selbst), den Einsatz eines Zeitarbeiters, oder die Eignungsdiagnostik mithilfe eines Assessment-Centers in die Cost per Hire ein.

Umsiedlungskosten / Einrichtungskosten Remote-Arbeitsplätze

Internationale Teams und die damit einhergehende Diversität erfreuen sich wachsender Wertschätzung. Das ist auch häufig mit Umzügen oder Remote-Arbeit verbunden.

Auch die Kosten, die dann für die Umsiedlung an den Unternehmensstandort oder die Einrichtung eines Remote-Arbeitsplatzes anfallen, sind für die Cost per hire zu berücksichtigen – ebenso wie eventuelle Reisekosten, die ein Unternehmen im Rahmen des Auswahlprozesses erstattet.

Apropos Umsiedlung: Unternehmen, die den Wunsch hegen, ukrainische Personen durch eine Anstellung in Deutschland zu unterstützen, finden in unserem diesbezüglichen Blogartikel hilfreiche Tipps und Informationen rund um dieses Thema.

Kosten für den internen Aufwand 

Zu guter Letzt reihen sich natürlich auch noch die Personalkosten in diese Reihe ein – allerdings nicht nur für die involvierten Recruiter oder HR-Manager und Entscheider im Rahmen des jeweiligen Einstellungsprozesses. 

Hier gilt es, auch etwaige Fort/Weiterbildungskosten oder Kosten für Umschulungen einzubeziehen, die Arbeitgeber entrichten, um die einzustellenden Talente zur Ausübung ihres Jobs zu befähigen. 

Wer nicht rollenspezifisch, sondern kompetenzbasiert einstellt, wird oft schneller fündig, sollte dann aber auch in Lehrgänge und Schulungen investieren, die es den Talenten ermöglichen, in ihre Rolle hineinzuwachsen.

Die Gesamtkosten, die in die Cost per Hire einfließen können, sind also ganz schön vielseitig. Integriert werden dürfen allerdings nur solche Kosten, die in direkter Verbindung mit der Gewinnung und Einstellung von Talenten stehen.

Wie kann man die Cost per Hire berechnen?

Gute Nachrichten! Hierfür gibt es eine standardisierte Vorgehensweise, die von der Society for Human Resource Management (SHRM) wie folgt vorgegeben ist:

Die zweifelsfrei zuordenbaren (ggf. anteiligen) internen und externen Kosten werden addiert und durch die Anzahl der erfolgten Einstellungen dividiert. Die Formel lautet also

Cost per Hire = (Interne + externe Einstellungskosten) : Anzahl der Einstellungen*

*Kosten und Anzahl der Einstellungen sollten sich dabei jeweils auf einen bestimmten Messzeitraum beziehen (z. B. monatlich, quartalsweise oder jährlich).

Warum sollte sie überwacht werden?

Die Einstellung von gut ausgebildeten Fachkräften ist ein notwendiges, oft aber sehr teures Unterfangen, das vor allem stark wachsende Start-ups und KMU finanziell überfordern kann. 

Die Kosten hängen letzten Endes von der Position, der Branche und vielen weiteren Faktoren ab, doch der Cost-per-Hire-Durchschnitt in Deutschland liegt bei ca. 3.500 € pro eingestellter Person.

Es gibt also gute Gründe, warum die Cost per Hire gemessen und beobachtet werden sollte:

• Wertvolle Erkenntnisse
  Die Cost per Hire zu messen und zu überwachen, liefert Unternehmen wertvolle Einblicke in das Verhältnis zwischen Einstellungskosten und der Anzahl der besetzten Stellen. Erst mit dem Wissen über den tatsächlichen Kostenaufwand können Maßnahmen zur Skalierung und Optimierung ergriffen werden.
• Kosten potenzieren sich schnell
  Eine unbesetzte Stelle kostet viel Geld (siehe Cost of Vacancy). Jede Maßnahme, die zur Besetzung der Vakanz ergriffen wird, erhöht diese Kosten zusätzlich. Und genau wie die Vakanzkosten steigen auch die Einstellungskosten mit dem Fortdauern des Einstellungsprozesses stetig an.

  Ein Beispiel: Die meisten (bezahlten) Stellenanzeigen laufen 30 Tage nach ihrer Veröffentlichung ab und verlieren ihre Sichtbarkeit. Wurde in dieser Zeit keine erfolgreiche Einstellung getätigt, entstehen stetig weitere hohe Kosten, indem die Stellenanzeige immer wieder neu veröffentlicht wird.

• Erleichtert die Budgetplanung
  Ein festes Budget für Einstellungskosten zu definieren, kann Unternehmen helfen, ihren Kostenaufwand zu rationalisieren. Die Cost per Hire kann als Grundlage hierfür genutzt werden und erleichtert die Aufstellung eines Budgets für verschiedenste Kostenpunkte (Postings, Personaldienstleistungen, Branding-Maßnahmen etc.), Positionen und Abteilungen.

Kosteneffizienz ist nicht alles!

Auch die Cost per Hire hat in puncto Aussagekraft ihre Grenzen – sie sagt Unternehmen zum Beispiel nicht, ob sie genug Geld in die Gewinnung hochwertiger Mitarbeiter investiert. Ihr Einsatz ist deshalb umstritten.

Es ist grundsätzlich sinnvoll, kosteneffizient zu arbeiten und die Cost per Hire und den Aufwand verhältnismäßig niedrig zu halten. Man kann hier allerdings auch an der falschen Stelle sparen. 

Denn wer sich nur auf die Kosteneffizienz konzentriert, verliert leicht aus den Augen, dass Recruiting (und die damit verbundenen Einstellungskosten) eine Investition in die Zukunft und das Fortbestehen des Unternehmens ist.

Für Investitionen muss manchmal etwas mehr Geld in die Hand genommen werden. Aber das lohnt sich durchaus, wenn dafür bessere Kandidaten eingestellt (und gehalten) werden können. Eine höhere Cost per Hire muss deshalb nicht zwingend ein schlechtes Zeichen sein. 

Zeichnet sich allerdings ein stetiger Trend nach oben ab, sollten Unternehmen den Ursachen zwingend auf den Grund gehen, um unvorhergesehen finanziellen Belastungen vorzubeugen.

Trotzdem ist Kosteneffizienz besonders für junge Unternehmen und KMU überlebenswichtig, um wettbewerbsfähig zu bleiben und nicht in ihrem Wachstum ausgebremst zu werden.

Nun, da das gesagt ist, widmen wir uns als nächstes geeigneten Maßnahmen zur Erreichung der nötigen Kosteneffizienz.

Wie können Unternehmen ihre Einstellungskosten senken?

Um die Einstellungskosten zu senken, können Unternehmen einige einfache, aber sehr effektive Maßnahmen ergreifen:

• Einstellungsprozess besser planen
  Je länger es dauert, eine Stelle zu besetzen, desto höher die Cost per Hire. Mit einer guten Planung des Einstellungsprozesses kann dem aber effektiv entgegengewirkt werden. Hilfreiche Anreize hierzu bietet unser Blog-Artikel über Must-dos im Einstellungsprozess.
• Employee Referrals nutzen
  Talentpools sind eine super Sache, brauchen aber Zeit und viel Pflege. Es geht auch einfacher, dank sogenannter Referrals. Hierbei schlagen bestehende Mitarbeiter qualifizierte Fachkräfte aus ihrem Bekanntenkreis vor und erhalten im Falle einer erfolgreichen Einstellung eine Prämie. 

  Diese Referral-Prämie wird meist bei ca. 1.500 € angesetzt und ist somit deutlich günstiger, als der Großteil der anderen Optionen. Auch die Prämie fließt dann natürlich in die Cost per Hire ein (interne Kosten).

  Und es geht sogar noch günstiger, wenn man einen Boomerang-Mitarbeiter (Personen, die bereits früher für das Unternehmen gearbeitet, dieses jedoch zwischenzeitlich verlassen haben und nun wieder zurückkehren) für eine Position gewinnen kann. 

  Ob Referral oder Boomerang: In beiden Fällen können Kosten für die Talentakquise effektiv eingespart und die Cost per Hire deutlich gesenkt werden.

• Auf kostenlosen Jobbörsen posten
  Was könnte kosteneffizienter sein, als kostenlos Stellenanzeigen zu schalten? Es gibt einige sehr gute kostenlose Jobbörsen und Jobsuchmaschinen – sowohl für die DACH-Region als auch internationale Zielgruppen. In unserem Blog finden Sie eine Auflistung der besten kostenlosen Jobbörsen für 2022.
• Channel-Effizienz tracken
  Posting-Kanäle, seien es Jobbörsen, Jobsuchmaschinen oder soziale Medien, funktionieren für jedes Unternehmen unterschiedlich gut. Wer weiß, welche Plattformen für die eigene Suche gut funktionieren, kann sein Budget gezielter in rentable Channels investieren, seine Reichweite wirksam erhöhen und die Kosteneffizienz steigern.
• Video-Interviews durchführen
  Der Interviewprozess ist der wohl zeitaufwendigste Teil des Einstellungsprozesses. Doch gerade für Erstinterviews können Ressourcen wie Zeit und Reisekosten eingespart werden, indem man sie online durchführt. Das gestaltet nicht nur den Auswahlprozess merklich effizienter, sondern kann auch die Kandidatenauswahl verbessern. Mehr dazu finden Sie in unserem Blog-Artikel über Online-Vorstellungsgespräche.
• ATS wie JOIN verwenden 
  Die Verwendung eines Bewerbermanagementsystems (ATS) trägt zusätzlich zur Rationalisierung der Prozesse bei. Das All-in-One-ATS von JOIN zum Beispiel vereint neben der einfachen Verwaltung von Bewerbungen zahlreiche weitere Features in sich: 

  Mit dem kostenlosen Multiposting Suchmaschinen-optimierter Stellenanzeigen schafft es etwa mehr Reichweite und lockt Talente schneller und gezielter an, während es die Effektivität der Channels misst und die besten Optionen für bezahlte Anzeigen ermittelt. 

  Und auch die Pflege des Stellenangebots gestaltet sich einfach und effizient: Dank automatisch synchronisierendem Job Widget müssen Stellenanzeigen nur noch einmal in JOIN erstellt werden und erscheinen dann stets tagesaktuell auf der Karriereseite.

Mit der Durchführung der genannten Maßnahmen zur Senkung der Einstellungskosten kann gleichzeitig auch der Erfolg beim Einstellen erhöht werden. Weitere nützliche Anregungen für mehr Einstellungserfolg finden Sie in unserem Recruiting & HR-Blog.