Must-do’s im Einstellungsprozess

Je besser die Aufstellung und Organisation des Einstellungsprozesses, desto professioneller wirkt das Recruiting nach außen hin – und umso erfolgreicher können Talente gewonnen werden.

Die wichtigsten Must-do’s für den professionellen Einstellungsprozess stellen wir Ihnen mit diesem Artikel vor – und geben Ihnen zusätzlich Best Practices an die Hand, mit denen Ihr Recruiting noch besser gelingt. Optimieren Sie jetzt Ihren Einstellungsprozess!

5 Häufige Fehler des Recruitings

Vor der Lösung ein kurzer Blick auf das Problem: In manchen Bereichen, etwa der IT-Branche, ist es in der Tat gerade schwierig, passende Talente zu finden – und vor allem zu halten. Wiederholt sich der ausbleibende Recruiting-Erfolg jedoch oder werden vermehrt suboptimale Recruiting-Entscheidungen getroffen, könnte das ein Hinweis auf grundlegende Fehler innerhalb Ihres Einstellungsprozesses sein. Diese Fehler unterlaufen im Recruiting besonders häufig:

Schlechte Stellenanzeige

Erstaunlich viele Ausschreibungen sind unkonkret, unpersönlich und schwammig gehalten. Eine gute Stellenanzeige sollte jedoch klar verständlich aufzeigen, wer Sie sind (Unternehmensprofil), wen Sie suchen und was Sie an Qualifikationen und Erfahrungen erwarten (Bewerberprofil). Und – das wichtigste zum Schluss – sie sollte anschaulich darstellen, warum es von Vorteil ist, sich für Ihr Unternehmen zu entscheiden und wie Kandidaten sich bewerben können.

Nutzung ungeeigneter Kanäle

Doch nicht nur die Formulierung und der Inhalt der Stellenanzeige müssen stimmen. Allzu häufig scheitert es auch daran, dass Unternehmen sich auf die falschen Kanäle oder gar ausschließlich auf ihre Karriereseite verlassen. Doch wie sagt man so schön: Von nichts kommt nichts! Grundsätzlich empfiehlt sich daher die gleichzeitige Veröffentlichung auf Karriereseite, Social Media und Jobbörsen (Multiposting). Je spezieller die Anforderungen, desto gezielter sollte die Anzeige allerdings ausgespielt werden – etwa auf spezialisierten Jobbörsen.

Kein/zu eng/zu großzügig abgesteckter Zeitplan

Zeitmanagement spielt auch im Recruiting eine wichtige Rolle. Wer für den Einstellungsprozess zu viel/zu wenig oder gar keine Zeitvorgabe einplant, läuft schnell Gefahr, die wirklich guten Kandidaten zu verpassen – entweder durch zu lange Wartezeiten oder zu hastige Einstellungen ungeeigneter Kandidaten. Davon abgesehen kostet jeder Tag, an dem eine Stelle unbesetzt bleibt, das Unternehmen ja trotzdem viel Geld. Ein realistischer, umsetzbarer und effizienter Zeitplan für den Einstellungsprozess spart hingegen Zeit und Geld und professionalisiert die Candidate Experience.

Zu lange Reaktionszeiten

Wer gute Bewerbungen von qualifizierten Kandidaten erhält, muss schnell reagieren, denn andere Unternehmen sind auch auf der Suche und gute Fachkräfte werden hart umkämpft. Ein Kandidat, der nach der Einreichung seiner Bewerbung länger als ein paar Stunden auf eine erste Rückmeldung warten muss, entscheidet sich ruckzuck für ein anderes Unternehmen.

Recruitingprozess gilt mit Einstellung als abgeschlossen

Ein weiterer häufiger Fehler des Recruitings: den Recruitingprozess mit der Einstellung eines Kandidaten für abgeschlossen halten. Tatsächlich zählt auch das Onboarding (zu Deutsch: Einarbeitung) noch mit zum klassischen Einstellungsprozess. Wirklich abgeschlossen ist er erst dann, wenn der neue Mitarbeiter sich gut ins Team und die vorgegebenen Prozesse eingefügt hat, zufrieden ist und sein Aufgabengebiet vollständig beherrscht und selbstständig ausführt.

Best Practices für Ihren Einstellungsprozess

Die qualifizierten Fachkräfte von heute wissen, dass sie wertvoll und begehrt sind, und wollen ordentlich umworben werden, bevor sie sich für einen bestimmten Arbeitgeber entscheiden. Das Umwerben beginnt bereits ab der Veröffentlichung der Stellenanzeige mit einer professionellen Candidate Experience. Doch die kann wiederum nur auf Basis eines gut organisierten und strukturierten Einstellungsprozesses funktionieren. Mit den nachfolgenden Must-do’s und Best Practices für Ihren Einstellungsprozess können Sie für eine hervorragende Kandidatenerfahrung sorgen und Ihren Einstellungserfolg optimieren:

Stufen des Einstellungsprozesses definieren

Der Einstellungsprozess kann generell in vier Phasen unterteilt werden: Vorbereitungsphase, Personalsuche, Entscheidungsphase und Onboardingphase. Jede Phase enthält erneut mehrere Arbeitsschritte. Wie viele das sind, hängt von den individuellen Präferenzen und Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens ab, doch grob umrissen kann der Stufenplan eines einstellenden Unternehmens in etwa so aussehen:

Phase 1: Vorbereitung

• Festlegung der Entscheidungsträger
• Bedarfsermittlung & Profilerstellung
• Festlegung & Freigabe eines Budgets
• Abstecken eines Zeitplans
• Erstellung einer Strategie
• Auswahl geeigneter Kanäle

Phase 2: Personalsuche

• Erstellung der Stellenanzeige gemäß Anforderungsprofil
• Veröffentlichung der Stellenanzeige
• ggf. Durchführung von Social Sourcing
• Screening und Shortlisting eingehender Bewerbungen
• Durchführung erster Kurzinterviews

Phase 3: Entscheidung

• Führung mehrstufiger Interviews
• Durchführung von Assessments
• Ggf. Referenzchecks (DSGVO beachten!)
• Abschließende Beurteilung
• Entscheidung
• Unterbreitung eines Angebots
• Vertragsunterzeichnung
• Versand von Absagen
• Ggf. Ergänzung des Talent Pools

Phase 4: Onboarding

• Zusendung des Personalfragebogens
• Einrichtung des Arbeitsplatzes inkl. Technik
• Erstellung eines Onboarding-Zeitplans
• Durchführung der Einarbeitung
• Einholung von Feedback

Mehrstufige Bewerbungsgespräche einplanen

In vielen Unternehmen finden Bewerbungsgespräche bereits mehrstufig statt, das heißt je Kandidat werden mehrere Vorstellungsgespräche angesetzt. Das ergibt durchaus Sinn, denn wird nur ein einziges Gespräch geführt, bleibt kaum Zeit, wirklich in die Tiefe zu gehen. Gerade wenn es mehrere Entscheider gibt, können sich diese in den einzelnen Gesprächen so gezielter auf unterschiedliche Schwerpunkte konzentrieren (Hard Skills, Soft Skills, situatives Verhalten, Führungsstil, etc.) und ihre Eindrücke am Ende zusammentragen, um sich ein tiefgreifenderes Bild des Kandidaten zusammenzufügen.

Sie benötigen Hilfe beim Führen von Vorstellungsgesprächen? In unserem Blog-Artikel zum professionellen Führen von Bewerbungsgesprächen haben wir Ihnen bereits die wichtigsten Schritte und Best Practices zusammengestellt.

Geeigneten Zeitplan abstecken und einhalten

Zeit ist Geld. Und damit sich die Kosten der unbesetzten Stelle nicht ins Unendliche hochschrauben, muss ein realistisches und umsetzbares Ziel her, bis wann die Stelle besetzt sein sollte. Die dazu nötigen, im ersten Schritt festgelegten Arbeitsschritte müssen dann in diesen Zeitplan eingegliedert werden. Je besser der Prozess durchgeplant ist, desto reibungsloser kann er ablaufen.

Da es manchmal etwas dauern kann, bis Bewerbungen eingehen, empfiehlt es sich, auch hierfür einen kleinen Puffer mit einzuplanen. Gleichzeitig sollte aber auch eine Deadline und ein Notfallplan veranschlagt werden, sodass im Ernstfall noch Zeit bleibt, die Strategie anzupassen, ohne den Zeitplan komplett umkrempeln zu müssen.

Entscheidungsträger frühzeitig involvieren

Damit der Einstellungsprozess so effizient wie möglich geplant werden kann, sollten alle Beteiligten – insbesondere die Entscheidungsträger – so früh wie möglich und am besten schon bei der Erstellung des Zeitplans involviert werden. In diesem Zuge können dann auch schon Termine für die jeweiligen Vorstellungsgespräche geblockt und wichtige Fragen geklärt werden; etwa wer in umstrittenen Fällen die oberste Entscheidungsgewalt erhält, wer Ansprechpartner für die Bewerber sein wird, ob der Nutzung eines Fotos zugestimmt wird und vieles mehr.

Nützliche Tipps für die Planung und Terminerstellung finden Sie in unserem praktischen Guide für Kalendermanagement.

Bedarf möglichst präzise definieren

Im nächsten Schritt geht es darum, sich möglichst klar zu werden, was Sie suchen. Das können Ihnen die jeweiligen Team- oder Abteilungsleiter in aller Regel am besten sagen. Tun Sie sich mit den Entscheidungsträgern zusammen, klären Sie den exakten Bedarf und erstellen Sie in enger Zusammenarbeit eine eindeutiges Stellenbeschreibung inklusive eines klaren Profils der Rolle, der Aufgaben und der erforderlichen Qualifikationen und Erfahrungen. Auf dieser Basis wird später die Stellenanzeige erstellt.

Besprechen Sie dabei außerdem unbedingt, an welchen Punkten Kompromissbereitschaft besteht, wo eventuell nachverhandelt werden kann (z. B. Gehalt) und inwieweit das kommuniziert werden soll/darf.

Bewerbungsvorgang barrierefrei gestalten

Hatten wir schon erwähnt?: Der erfolgreiche Einstellungsprozess baut auf ein gutes Bewerbererlebnis auf. Um dieses zu gewährleisten, sollte der Bewerbungsvorgang möglichst barrierefrei konzipiert sein, sprich ohne zeitraubende Hürden wie eine erforderliche Registrierung, komplizierte Anmeldungsprozesse oder mehrmaliges Abfragen derselben Daten und Informationen. Denn Fakt ist: Mit jeder Hürde wird es wahrscheinlicher, dass Kandidaten abspringen – einfach deshalb, weil gute Bewerber komplizierte Bewerbungsprozesse nicht nötig haben.

Darüber hinaus muss der Bewerbungsprozess für Kandidaten jedoch nicht nur einfach und in möglichst wenigen Schritten machbar, sondern idealerweise auch von überall und auf jedem Gerät (Smartphone, Tablet, Laptop, PC) durchführbar sein. Dazu bedarf es einer Geräte-optimierten Nutzeroberfläche. Die meisten Jobbörsen bringen diese Optimierung bereits mit, aber trifft das auch auf Ihre Karriereseite zu? Denn auch die ist ein Statement zur Attraktivität Ihres Unternehmens als Arbeitgeber …

Gute Neuigkeiten: Mit JOIN gibt’s die Geräte-optimierte Karriereseite (Job Widget) kostenlos mitgeliefert.

Stellenanzeige schreiben & schalten

Die Talentsuche ist im Grunde nichts anderes als Marketing: Die Schlüsselrolle spielt das Zielpublikum, das Sie gezielt ansprechen und zu neuen Mitarbeitern konvertieren möchten. Finden Sie heraus, was Ihre Wunschkandidaten anspricht und los geht’s mit dem Stellenanzeigen schreiben.

Deutlich attraktiver wird Ihre Stellenanzeige übrigens durch Angaben zu Gehalt, Mitarbeiter-Benefits (bitte nicht den obligatorischen Obstkorb und Kaffee aufs Haus!), einen “realen” Ansprechpartner (mit Namen und Foto) sowie gutem Bild- und Videomaterial über Ihr Unternehmen.

Ist eine starke Stellenanzeige erstellt, geht es mit der Veröffentlichung auf den strategisch günstigen Kanälen (Generalisten- und/oder spezialisierte Jobbörsen, Jobsuchmaschinen und Social Media) weiter. Die Best Practice hierbei sieht eine Veröffentlichung Ihrer attraktiven Stellenanzeige auf möglichst vielen geeigneten Kanälen gleichzeitig vor, um Ihre Sichtbarkeit bei und Reichweite zu den gewünschten Kandidaten deutlich zu erhöhen („Multiposting“).

Und wie viel Zeit muss für das Posting und die Verwaltung der Channels eingeplant werden? Das hängt stark von den genutzten Tools ab. Mit JOIN zum Beispiel sparen Sie wertvolle Zeit durch effizientes 1-Click-Multiposting Ihrer Stellenanzeige auf relevanten Jobbörsen und Ihrer Karriereseite – und behalten jederzeit den Überblick über eingehende Bewerbungen, die Sie in unserem Tool zentral sammeln und nahezu mühelos verwalten können.

Schnell und effizient mit Talenten kommunizieren

Ein weiterer wichtiger Teil des Bewerbererlebnisses ist neben der Reaktionsstärke auch die Kommunikation des potenziellen Arbeitgebers. Wer sich die Mühe gemacht hat, eine Bewerbung zu senden, möchte zeitnah wissen, woran er ist. Damit der Kandidat während des Wartens auf eine Antwort nicht abspringt, muss der Kontakt mit professioneller und schneller Kommunikation gepflegt werden. Wie das aussieht?

Zum Beispiel, indem Bewerber sofort nach der Einreichung ihrer Bewerbung eine Eingangsbestätigung erhalten und schnellstmöglich (innerhalb von max. 1–2 Tagen) weiterführende Rückmeldungen bekommt; entweder in Form einer freundlichen Absage oder einer Einladung zu einem ersten Kurzinterview, um die gemeinsamen Ziele und Interessen abzustecken.

Da auch durch das manuelle Versenden entsprechender Mails schnell viel Zeit verloren gehen kann, empfehlen wir als Best Practice die Automatisierung dieses Prozesses mit vorgefertigten personalisierten Auto-Nachrichten. In JOIN ist dieser Workflow bereits integriert und muss nur an die Sprache Ihres Unternehmens angepasst werden.

Interviews mit geeigneten Talenten durchführen

Ernsthafte Bewerbungsgespräche erfordern Zeit – wertvolle Zeit, die man nicht an ungeeignete Kandidaten verlieren möchte. Damit sich die grundsätzliche Eignung nicht erst beim sorgfältig vorbereiteten, tiefergehenden Interview offenbart, ist es als Best Practice sinnvoll, qualifizierte Bewerber erst einmal zu einem kurzen Telefonat zum gegenseitigen Beschnuppern einzuladen („Phone Screening“).

In diesem Rahmen sollen die fachliche Eignung, Erfahrungen, berufliche Ziele und vor allem die Erwartungen des Kandidaten geklärt werden. Passen alle diese Eckpunkte ins Raster des Jobprofils und erweist er oder sie sich als Cultural Fit, kann im Anschluss schnell ein weiterführendes Interview mit den Entscheidungsträgern geplant werden.

Auch hierfür stellen wir Ihnen eine weitere nützliche Arbeitshilfe zur Verfügung: unsere Interviewfragen-Vorlagen für viele gefragte Jobs, die Fragen zu allen oben genannten Schwerpunkten enthalten.

Erweist sich der Bewerber im Telefoninterview als weniger geeignet, kann schon im Anschluss an dieses eine Absage (ggf. mit Beitrittseinladung zum Talent Pool) versandt und der Fokus auf bessere Kandidaten verlegt werden. Und vielleicht bringen diese ja dann sogar den Cultural Add mit, der Ihrem Team noch fehlt?

Deadline zur Entscheidung kommunizieren

Das für Kandidaten mit unangenehmste an der finalen Bewerbungsrunde sind die häufig doch recht langen Wartezeiten, bis es zu einer finalen Entscheidung kommt. Die Zeit, die sich manche Unternehmen mit dieser lassen und die Ungewissheit, in der Kandidaten so lange schweben, können schnell dafür sorgen, dass in der Zwischenzeit ein anderer Job angenommen wird; einfach, weil nicht klar war, wie lange es wohl noch dauert, bis man Rückmeldung bekommt.

Wir empfehlen deshalb, Kandidaten das geplante Datum der Entscheidung mitzuteilen. Es wirkt erstens sehr professionell und gut organisiert, wenn Sie Bewerbern schon innerhalb der ersten Gespräche den voraussichtlichen Termin der Entscheidung mitteilen können. Gleichzeitig sorgt es dafür, dass interessierte Kandidaten sich eher die Zeit nehmen, Ihre Rückmeldung abzuwarten.

Onboarding = Mitarbeiterbindung

Viele Unternehmen unterliegen der falschen Annahme, dass das Onboarding (zu Deutsch: die Einarbeitung) neuer Mitarbeiter erst ab Tag 1 beginnt. Das Onboarding beginnt tatsächlich schon ab dem Punkt der Vertragsunterzeichnung und ist fester Bestandteil der Mitarbeiterbindung. Schließlich sollen Talente nicht nur gewonnen, sondern auch gehalten werden (Employee Retention). Das Onboarding besteht folglich nicht nur aus dem Ausfüllen von Papierkram, der Bereitstellung von Equipment und der Einführung des neuen Mitarbeiters in sein Aufgabengebiet.

Vielmehr geht es darum, neuen Teammitgliedern schon vor ihrem Eintrittstag ein Gefühl des Willkommens im neuen Unternehmen zu vermitteln. Laden Sie das neue Teammitglied doch zum Beispiel schon vorab zu Teamevents ein, um die Teamkollegen besser kennenzulernen.

Senden Sie vor dem ersten Tag ein kleines Willkommenspaket, zum Beispiel mit einem Shirt, einer Tasse und Schreibwaren im Corporate Design, einer Übersicht des Teams, einem Organigramm und ein paar netten Zeilen und Hinweisen zum ersten Tag. Wichtig ist, dass sich Ihr Neuzugang schon vor Tag 1 als Teil des Teams fühlt und sich auf den Neuanfang freut. Und natürlich, dass dieses Gefühl auch nach der Einarbeitung noch anhält.

Ergänzend empfehlen wir daher die Einholung eines Feedbacks zum Bewerbungs- und Onboardingprozess von Ihrem neuen Mitarbeiter. Fragen Sie auch gezielt nach negativem Feedback, hören Sie genau hin und lernen Sie, was Sie an Ihrem Einstellungsprozess womöglich noch verbessern können, um künftig noch erfolgreicher agieren zu können. Und nicht vergessen, dem Mitarbeiter für sein Feedback zu danken …

Fazit

Talente erfolgreich zu gewinnen und einzustellen, braucht Zeit und einen professionellen Einstellungsprozess. Häufig sind in Start-ups und KMU jedoch weder Ressourcen noch Kapazitäten für einen durch und durch professionellen Einstellungsprozess ausreichend vorhanden. Die Folge: schlechte Bewerbererlebnisse, hohe Absprungraten und suboptimale Recruiting-Entscheidungen. Das muss aber nicht sein! JOIN hat sich mit dieser Problemstellung bereits selbst ausgiebig befasst.

Mit unseren oben aufgeführten Must-do’s und Best Practices sowie unserem kostenlosen und leistungsstarken Bewerbermanagement-System bieten wir eine einfache Lösung zur Optimierung Ihres Einstellungsprozesses und unterstützen Sie so dabei, im „War for Talents“ gute Kandidaten von Ihrem Unternehmen zu überzeugen.