Bewerbungsgespräch führen: Best Practices für Hiring Manager:innen

Als Hiring Manager:in möchten Sie die besten Talente für Ihre offene Stelle finden. Ein wichtiger Schritt im Einstellungsverfahren ist es, mit potenziellen Kandidat:innen Bewerbungsgespräche zu führen.

Aber wie führt man ein Bewerbungsgespräch richtig? Welche Befragungstechnik sollte man anwenden und welche Fragen sollte man stellen?

Zu einem effektiven Vorstellungsgespräch gehört mehr als nur die Befragung von Bewerber:innen zu ihrer Berufserfahrung. Und auch die Vorbereitung des Interviews selbst erfordert ein wenig Überlegung und Vorbereitung.

Hier kommt unser Guide zum Führen von Bewerbungsgesprächen ins Spiel. Sie erfahren, welche Best Practices Sie bei einem Bewerbungsgespräch anwenden sollten und welche Fragen Sie Ihren Bewerber:innen stellen sollten. Befolgen Sie einfach die nachfolgenden Schritte und lernen Sie, wie man ein Bewerbungsgespräch auf professionelle Weise führt!

Vorstellungsgespräch vorbereiten: Das sollten Sie vorher tun

Wenn ein Bewerbungsgespräch unvorbereitet führen, riskieren Sie einen Fehlschlag. Sei es, dass Sie den Namen des Bewerbenden vergessen, oder dass Sie die falschen Fragen im Vorstellungsgespräch stellen, die nicht zu den für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten passen.

Eine unzureichende Vorbereitung kann Ihre Chancen, die Eignung des Bewerbenden für die Stelle zu erkennen, zunichtemachen. Noch dazu kann diese Art der Unprofessionalität Ihrerseits dem ersten Eindruck Ihrer Bewerber:innen von Ihnen und Ihrem Unternehmen schaden. Infolgedessen könnten diese weiteren Kontakt dankend ablehnen, selbst wenn Sie sie zu einem Folgegespräch einladen.

Bevor Sie also Überlegungen darüber anstellen, wie Sie das Bewerbungsgespräch selbst führen, sollten Sie die richtigen Vorbereitungen treffen.

1. Gewinnen Sie die richtigen Talente

Dieser Teil findet vor dem Vorstellungsgespräch statt und legt den Grundstein für die späteren Schritte. Schließlich wollen Sie keine Zeit mit Bewerber:innen verschwenden, die gar nicht für die Stelle qualifiziert sind, oder?

Deshalb ist es wichtig, die richtigen Talente anzusprechen. Um dies zu erreichen, sollten Sie wiefolgt vorgehen:

• Verfassen Sie eine präzise und aussagekräftige Stellenbeschreibung, damit klar wird, welche Rolle Sie besetzen wollen und was Sie von Bewerber:innen erwarten.
• Schreiben Sie eine attraktive Stellenanzeige, die diese Stellenbeschreibung auf den Punkt bringt und die richtigen Talente anspricht. Kennen Sie schon unsere praktischen Stellenanzeigen-Vorlagen? Damit klappt das Stellenanzeige schreiben noch schneller!
• Veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeige auf den richtigen Stellenbörsen mit der kostenlosen Recruiting-Software von JOIN.

2. Planen des Bewerbungsgesprächs

Sobald Sie qualifizierte Bewerber:innen gefunden haben, ist es an der Zeit, das Vorstellungsgespräch zu planen. Auch wenn diese Schritte für Sie auf der Hand liegen: Sie wären überrascht, wie oft Hiring Manager:innen versehentlich die falschen Personen einladen oder vergessen, intern abzustimmen, wer das Bewerbungsgespräch führen soll.

Mit unserer kurzen Checkliste zur Vorbereitung aufs Vorstellungsgespräch sind Sie stets gut gerüstet:

• Entscheiden Sie, wer teilnimmt. Handelt es sich um ein erstes Vorstellungsgespräch, reicht wahrscheinlich der oder die HR-Manager:in oder Recruiter:in. Handelt es sich um das zweite oder dritte Bewerbungsgespräch? Dann möchten Sie vielleicht den oder die direkte:n Vorgesetzte:n, (leitende) Teammitglieder oder sogar Ihre:n Geschäftsführer:in einladen.
• Legen Sie den Ort fest (wahrscheinlich im Büro oder virtuell).
• Vereinbaren Sie Uhrzeit und Datum passend für alle Teilnehmer:innen.
• Planen Sie die richtige Dauer für das Vorstellungsgespräch ein. Während das Screening-Interview meist kurz gehalten ist (höchstens 30 Minuten), kann ein drittes Gespräch recht lang sein (1,5-2 Stunden).
• Erstellen Sie einen Termin im Kalender und laden Sie alle relevanten Personen ein. Planen Sie auch ein Treffen mit den internen Teilnehmer:innen nach dem Interview (oder einfach direkt am Ende dessen) ein, um den Verlauf des Interviews zu besprechen.

3. Vorbereitung aufs Vorstellungsgespräch

Sie haben einen potenziellen Kandidaten gefunden und der Termin fürs Interview steht fest. Großartig! Jetzt ist es an der Zeit, sich auf das baldige Interview vorzubereiten. Hier finden Sie eine weitere Checkliste mit einigen Best Practices und Dingen, die Sie bei der Vorbereitung eines Vorstellungsgesprächs beachten sollten.

• Gehen Sie die Stellenanzeige nochmal durch, die Sie für die Rolle erstellt haben, um sich in Erinnerung zu rufen, wonach Sie suchen und worauf sich Ihr:e Kandidat:in tatsächlich beworben hat.
• Informieren Sie sich über Ihre:n Bewerber:in. Wahrscheinlich sind Sie die Unterlagen bereits durchgegangen, als Sie die Bewerber:innen in die engere Wahl gezogen haben, aber Sie möchten Ihr Gedächtnis sicher noch einmal auffrischen. Sammeln Sie den Lebenslauf, das Portfolio, das Anschreiben und alle anderen Unterlagen, die Ihr:e Kandidat:in mit der Bewerbung eingereicht hat, und lesen Sie sie aufmerksam durch.
• Erstellen Sie einen groben Ablauf des Interviews. Sie sollten einen grundlegenden Überblick darüber erstellen, wie Sie das Bewerbungsgespräch führen werden. Wenn es mehr als eine:n Teilnehmer:in gibt, besprechen Sie intern, wer das Gespräch moderieren wird, stellen Sie eventuelle Fragen und stimmen Sie ab, was Sie im Interview besprechen wollen, um sicherzustellen, dass alle am gleichen Strang ziehen.
• Bereiten Sie Ihre Fragen vor. Einer der wichtigsten (und schwierigsten) Aspekte bei der Durchführung eines Bewerbungsgesprächs ist die Entscheidung darüber, welche Fragen Sie Ihren Kandidat:innen stellen wollen. Die Auswahl der Fragen hängt nicht nur von der Stelle ab, die Sie besetzen wollen, sondern auch davon, in welcher Phase des Vorstellungsgesprächs Sie sich befinden, denn verschiedene Phasen erfordern unterschiedliche Interviewfragen.

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Das Bewerbungsgespräch führen

Die oben beschriebenen Schritte gewährleisten, dass Sie gut vorbereitet und organisiert sind. Sie werden mit Selbstvertrauen und Überzeugung in das Vorstellungsgespräch gehen und genau wissen, was Sie fragen werden und welche Antworten Sie erwarten.

Werfen wir nun einen Blick darauf, wie man das tatsächliche Bewerbungsgespräch führt.

1. Das Gespräch eröffnen

Gut begonnen ist halb gewonnen, sagt das Sprichwort. Wenn Sie ein Bewerbungsgespräch führen, möchten Sie sicherstellen, dass Sie einen guten Anfang machen und jeder weiß, was er zu erwarten hat. Ähnlich wie bei jeder anderen geschäftlichen Besprechung gibt es auch hier eine Agenda, an die Sie sich halten können.

Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie bei der Eröffnung des Gesprächs beachten sollten:

• Beginnen Sie mit etwas Smalltalk. Ja, Sie haben alle viel zu tun und sind vielleicht versucht, sofort loszulegen. Aber ein bisschen Smalltalk, selbst so etwas Einfaches wie „Wie war deine Anreise zu unserem Büro?“, kann die Anspannung lindern und dafür sorgen, dass sich alle Beteiligten wohler fühlen.
• Stellen Sie alle Teilnehmer:innen vor. Dazu gehören auch alle anderen Teammitglieder, die möglicherweise am Gespräch teilnehmen werden. Erwähnen Sie, wer Sie sind, welche Rolle Sie im Unternehmen spielen und welche Aufgabe Sie während des Gesprächs übernehmen werden.
• Umreißen Sie die Agenda. Wenn Sie sich alle miteinander bekannt gemacht haben, ist es an der Zeit, kurz die Agenda für das Gespräch darzulegen. Erwähnen Sie, was Sie heute besprechen werden, und versuchen Sie, den Zeitplan für die einzelnen Schritte grob abzuschätzen. Nachstehend finden Sie ein Beispiel für einen Gesprächsleitfaden zum Bewerbungsgespräch.
• Stellen Sie das Unternehmen vor. Es ist eine gute Idee, den Einstieg in das Gespräch zu erleichtern, indem Sie mehr über das Unternehmen erläutern. Da Sie das Reden übernehmen, kann Ihr:e Bewerber:in diese Zeit nutzen, um etwas herunterzukommen und sich auf das Gespräch einzustellen. Wenn Sie anfangen, ihm oder ihr Fragen zu stellen, wird er oder sie sich wohler fühlen, was bedeutet, dass Sie viel präzisere und aussagekräftigere Antworten erhalten werden.

2. Die richtigen Fragen im Vorstellungsgespräch stellen

Nachdem Sie nun alle Formalitäten und Höflichkeiten hinter sich gebracht haben, ist es an der Zeit, zur Sache zu kommen. Aber wie strukturieren Sie Ihre Fragen? Und welche Arten von Fragen sollten Sie im Vorstellungsgespräch stellen?

Hier einige Best Practices und Tipps, wie Sie den Frage-Antwort-Teil des Vorstellungsgesprächs am besten strukturieren.

• Beginnen Sie mit Eröffnungsfragen. Wir empfehlen immer, das Vorstellungsgespräch mit ein oder zwei allgemeinen Einstiegsfragen zu beginnen. Diese sollten für Ihr:e Bewerber:in leicht zu beantworten sein und Ihnen einen Eindruck von dessen Hintergrund vermitteln. Beispielfragen sind: „Wie bist du zu diesem Beruf gekommen?“, oder „Was gefällt dir an der Arbeit in diesem Bereich am meisten?“
• Evaluieren Sie Hard und Soft Skills. Wenn Sie nur Fragen zu den Hard Skills stellen, erhalten Sie keinen Eindruck davon, wie Ihr:e Bewerber:in in Ihrem Team funktionieren könnte. Wenn Sie hingegen nur Fragen zu den Soft Skills stellen, kann es sein, dass Sie übersehen, dass ihm oder ihr ein entscheidendes Zertifikat oder wichtige Erfahrung fehlt, um die Stelle zu besetzen. Aus diesem Grund sollten Sie immer beide Arten von Fähigkeiten bewerten.
• Erforschen Sie Verhaltensweisen. „Erzähle mir von einer Situation, in der du …“ Fragen wie diese helfen Ihnen, zu beurteilen, wie sich ein:e Bewerber:in in bestimmten Situationen verhält und was er oder sie daraus mitnimmt. Sie ermöglichen es Bewerber:innen, ihre Erfahrung zu präsentieren und geben Ihnen einen Einblick in deren Arbeitsweise.
• Konfrontieren Sie den Bewerber mit hypothetischen Situationen. Die zuvor erwähnten verhaltensbezogenen Fragen zielen darauf ab, wie sich Ihr:e Bewerber:in bei früheren Tätigkeiten verhalten hat. Situative Fragen hingegen ermöglichen es Ihnen zu testen, wie sich Ihr:e Bewerber:in in künftigen Situationen verhalten könnte, die bei der Arbeit in Ihrem Unternehmen zwangsläufig auftreten werden. Versuchen Sie, sich realistische Situationen auszudenken, denen der Bewerber bei der Arbeit in Ihrem Team wahrscheinlich begegnen wird.
• Beantworten Sie die Fragen der Kandidat:innen. Sie möchten, dass Ihr:e Kandidat:in auch Ihnen Fragen stellt. Das zeigt, dass sie sich vorbereitet und informiert haben. Es gibt aber auch ihnen die Möglichkeit, zu testen, ob Ihr Unternehmen zu ihnen passt.

Zusätzlicher Tipp für Bewerbungsgespräche: Machen Sie sich während des Gesprächs ausreichend Notizen. Und das sollte mehr sein, als nur das Aufschreiben der Antworten des Bewerbenden auf Ihre Fragen.

Versuchen Sie auch, sich zu Aspekten wie der Körpersprache oder anderen Auffälligkeiten, die während des Gesprächs auftauchen könnten, Notizen zu machen. Vielleicht konnten Sie auch eine wichtige Frage nicht beantworten, die Sie vor dem nächsten Gespräch mit dieser Person noch einmal genauer untersuchen sollten.

Weisen Sie Ihre:n Bewerber:in zu Beginn des Gesprächs darauf hin, dass Sie sich Notizen machen werden. Auf diese Weise wirken Sie nicht unhöflich oder beleidigend und suggerieren dem Bewerber keine schlechte Leistung seinerseits.

3. Das Vorstellungsgespräch beenden

Dieser Teil des Gesprächs sollte kurz, aber unmissverständlich sein. Erklären Sie klar und deutlich die nächsten Schritte des Bewerbungsprozesses, um die richtigen Erwartungen zu wecken. Anstatt einfach zu sagen: „Wir melden uns bei dir“, ist es besser, präzise zu sein.

Ein Beispiel für ein abschließendes Statement zum Ende des Interviews:

Der nächste Schritt im Bewerbungsprozess wäre ein zweites Gespräch. Wenn du dazu eingeladen wirst, findet dieses Gespräch mit mir, deinem potenziellen Vorgesetzten und einem leitenden Mitglied des Teams statt. Im Laufe des heutigen Tages werden wir intern besprechen, wie das Gespräch verlaufen ist, und entscheiden, ob wir dich zum nächsten Schritt einladen möchten. Wir werden dir spätestens morgen im Laufe des Tages Bescheid geben.

Nach dem Bewerbungsgespräch

Sie haben es geschafft, herzlichen Glückwunsch! Im Idealfall treffen Sie sich mit allen internen Teilnehmer:innen direkt nach dem Aufbruch des Bewerbenden. So haben Sie das Gespräch und alles, was gesagt und besprochen wurde, noch frisch im Gedächtnis.

Bei diesem Treffen sollten Sie Ihre Notizen miteinander vergleichen und alle auffälligen Punkte besprechen, die Ihnen aufgefallen sein könnten.

Auch wenn Sie vielleicht dazu neigen, sofort eine Entscheidung fällen zu wollen, raten wir Ihnen, mindestens bis zum nächsten Tag zu warten, bevor Sie dem oder der Bewerber:in Bescheid geben. So haben alle Beteiligten die Möglichkeit, das Gespräch noch einmal zu reflektieren. Manchmal kann eine Nacht darüber schlafen helfen, den Ausschlag in eine bestimmte Richtung zu geben.

Hat der oder die Bewerber:in einen positiven Eindruck hinterlassen? Sehr gut! Dann sollten Sie sie oder ihn zum nächsten Schritt in Ihrem Interviewprozess einladen.