Glossar: Fachbegriffe aus HR & Recruiting
Die Time to Fill ist eine Leistungskennzahl im Recruiting. Mit ihrer Hilfe messen Personalverantwortliche, wie lange es dauert, eine Stelle zu besetzen – gemessen von der Entstehung einer Vakanz bis zur erfolgreichen Einstellung eines neuen Mitarbeiters.
Die Time to Fill gibt die Zeit an, die in einem Unternehmen benötigt wird, um eine freie Stelle mit erfolgreich mit einem neuen Mitarbeiter zu besetzen. Sie wird deshalb synonym als Vakanzzeit oder Besetzungsdauer bezeichnet. Der Wert wird in Tagen berechnet.
Die Kennzahl beinhaltet in aller Regel mindestens die folgenden Arbeitsschritte:
Viele Unternehmen rechnen auch noch die Wartezeit bis zum Eintritt des Neuzugangs ins Unternehmen mit ein. Das liegt daran, dass es keine gemeingültige Definition dazu gibt, wo die Time to Fill endet.
Kontroverse:
Da nicht zweifelsfrei geklärt ist, welcher Schritt die Time to Fill tatsächlich abschließt, wird diskutiert, ob sie mit der Unterzeichnung des Vertrags oder mit dem Eintritt des neuen Mitarbeiters ins Unternehmen endet. Die wichtigsten Argumente kurz zusammengefasst:
Time to Fill und Time to Hire werden oft synonym gebraucht. Das ist jedoch nicht richtig, denn die Time to Hire beginnt per Definition erst mit der Veröffentlichung der Stellenanzeige und endet mit der Unterzeichnung des Vertrags. Sie ist somit nur eine Teilmenge der Time to Fill.
Eine weitere Möglichkeit, die beiden zu unterscheiden, ergibt sich aus den Erkenntnissen, die Recruiting-Teams aus ihnen gewinnen können:
Die Berechnung der Time to Fill kann über zwei Herangehensweisen erfolgen und gestaltet sich sehr einfach:
Schritt 1: Einzelfall berechnen
Schritt 2: Durchschnitt ermitteln
Einzelfälle liefern kein repräsentatives Ergebnis. Eine wirklich aussagekräftige Kennzahl entsteht erst, indem man den Durchschnitt aus mehreren Vakanzzeiten der jüngeren Vergangenheit ermittelt.
Laut einer Statistik zur Dauer der Vakanzzeit für 2022 liegt die durchschnittliche Time to Fill in Deutschland bei 121 Tagen (ca. 3 Monate).
Als Endzeitpunkt der Vakanzzeit wird hierbei die „tatsächliche Abmeldung einer Stelle bei der Arbeitsvermittlung“ definiert – was für gewöhnlich zeitgleich mit oder innerhalb weniger Tage nach der Vertragsunterzeichnung erfolgt.
Doch der obige Wert ist nur ein grober Durchschnitt. Wie lange es tatsächlich dauert, hängt von verschiedenen Faktoren ab, etwa:
In manchen Fällen, besonders für Führungskräfte und schwer zu besetzende Positionen, kann es sogar über neun Monate dauern, bis ein Kandidat für eine freie Stelle erfolgreich eingestellt wird.
Die Time to Fill erlaubt wertvolle Rückschlüsse darüber, wie effizient der Recruiting-Prozess eines Unternehmens tatsächlich funktioniert. Dauert der Prozess zu lange, häufen sich eine ganze Reihe an Folgeproblemen für suchende Unternehmen an:
Je nach Wichtigkeit der Position und Größe des Unternehmens (Start-up, KMU oder Konzern) können schon allein diese Grundkosten einer unbesetzten Stelle Unternehmen in den Konkurs treiben.
Unternehmen tun also in ihrem eigenen Interesse und dem ihrer Mitarbeiter gut daran, die Time to Fill so gut wie möglich zu reduzieren.
Um die Time to Fill auf ein tragbares Maß zu reduzieren, bieten sich Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, um den Prozess zu rationalisieren:
Für den Aufbau eines Talentpools und das aktive Talent Sourcing sollte dringend die DSGVO im Auge behalten werden. Weitere mögliche Maßnahmen zum schnelleren Einstellungserfolg finden Sie in unserem Artikel über die Kennzahl Time to Hire.
Haben auch Sie gerade eine Vakanz zu besetzen? Weiterführende Informationen und hilfreiche Tipps und Tricks finden Sie unseren Blog-Artikeln zu diesen Themen:
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