Time-to-Fill
Time-to-Fill bezeichnet die Dauer bis zur Besetzung einer offenen Stelle. Sie wird ab einem festgelegten Startpunkt, etwa der Freigabe des Personalbedarfs, bis zum definierten Besetzungsereignis gemessen.
Was als offene Stelle zählt
Die Freigabe des Bedarfs, das Anlegen der Stelle im System und die Veröffentlichung einer Anzeige sind unterschiedliche Ereignisse. Welches davon als Beginn zählt, richtet sich nach der Frage Ihrer Auswertung. Für die Personalplanung kann der Zeitraum ab Freigabe hilfreich sein; eine Analyse der veröffentlichten Anzeige beginnt später.
Auch das Ende braucht eine feste Regel. Der Time-to-Fill-Bericht von Greenhouse zählt von der Öffnung der Stelle bis zum Zeitpunkt, an dem eine Person als eingestellt markiert wird. Der Arbeitsbeginn wird dort separat geführt.
In Join lässt sich eine Bewerbung in die Phase „Hired“ verschieben; das Kandidatenprofil zeigt den geänderten Status an. Legen Sie im Team fest, welches reale Ereignis diese Statusänderung auslöst. Der Klick im System ersetzt diese Vereinbarung nicht.
Ein Bedarf, zwei Zeiträume
Fiktives Beispiel: Eine Stelle wird am 1. September freigegeben. Die später eingestellte Person bewirbt sich am 10. September und nimmt das Angebot am 25. September an. Mit der Annahme als gemeinsamem Endpunkt beträgt die Besetzungsdauer 24 Kalendertage; die Einstellungsdauer dieser Person beträgt 15 Tage.
Die neun Tage dazwischen gehören zur Suche vor dieser Bewerbung. Daraus folgt nicht, dass in dieser Zeit nichts passiert ist. Vielleicht wurden Anforderungen geklärt, andere Bewerbungen geprüft oder Personen angesprochen.
Mehrere Besetzungen und unterbrochene Suchen
Soll eine Anzeige mehrere Einstellungen ermöglichen, braucht jede offene Position eine nachvollziehbare Zuordnung. Eine dauerhaft veröffentlichte Anzeige allein liefert keinen verlässlichen Starttermin für jeden neuen Personalbedarf.
Kennzeichnen Sie auch Unterbrechungen und Änderungen des Bedarfs. Ein Vergleich mit früheren Stellen hilft der Planung erst dann, wenn Umfang, Messgrenzen und besondere Umstände erkennbar sind. Berichten Sie offene Suchen separat: Sie haben noch keine abgeschlossene Besetzungsdauer, können aber bereits lange laufen.
Für den Einstellungsplan liefern solche Verläufe Anhaltspunkte. Eine vergangene Durchschnittsdauer ist jedoch kein zugesicherter Termin für die nächste Besetzung.