Was besagt die Time to Fill?

• Time to Fill: Definition
• Wie wird die Time to Fill berechnet?
• Warum ist eine zu hohe Time to Fill problematisch?
• Wie kann die Time to Fill verkürzt werden?

Time to Fill: Definition

Die Time to Fill gibt die Zeit an, die in einem Unternehmen benötigt wird, um eine freie Stelle mit erfolgreich mit einem neuen Mitarbeiter zu besetzen. Sie wird deshalb synonym als Vakanzzeit oder Besetzungsdauer bezeichnet. Der Wert wird in Tagen berechnet.

Die Kennzahl beinhaltet in aller Regel mindestens die folgenden Arbeitsschritte:

• Entstehung bzw. Meldung des Bedarfs an Personalverantwortliche
• Erstellung einer Stellenbeschreibung
• Budgetplanung
• Veröffentlichung der Stellenanzeige
• Screening der Unterlagen
• Kandidatenauswahl per Interview/Eignungstest
• Unterbreitung eines Stellenangebots
• Verhandlungen zu Gehalt, Urlaub, etc.
• Unterzeichnung des Vertrags

Viele Unternehmen rechnen auch noch die Wartezeit bis zum Eintritt des Neuzugangs ins Unternehmen mit ein. Das liegt daran, dass es keine gemeingültige Definition dazu gibt, wo die Time to Fill endet.

Kontroverse: 

Da nicht zweifelsfrei geklärt ist, welcher Schritt die Time to Fill tatsächlich abschließt, wird diskutiert, ob sie mit der Unterzeichnung des Vertrags oder mit dem Eintritt des neuen Mitarbeiters ins Unternehmen endet. Die wichtigsten Argumente kurz zusammengefasst:

• Argumente gegen den Abschluss mit Vertragsunterzeichnung
  Mit der Unterzeichnung des Vertrags ist die Position technisch betrachtet noch nicht „ausgefüllt“, denn es können noch Wochen oder auch Monate vergehen, bis die eingestellte Person ihre Tätigkeit tatsächlich aufnimmt. Häufig sind hier noch Kündigungsfristen oder Vorbereitungszeit zu berücksichtigen.
• Argumente für den Abschluss mit Vertragsunterzeichnung
  Die Verzögerungen bis zum Eintritt des Neuzugangs sind meist nicht zu umgehen, haben aber nicht zwangsläufig mit der Effizienz des Einstellungsprozesses zu tun und treiben die Time to Fill somit eher künstlich in die Höhe.

Time to Fill vs. Time to Hire

Time to Fill und Time to Hire werden oft synonym gebraucht. Das ist jedoch nicht richtig, denn die Time to Hire beginnt per Definition erst mit der Veröffentlichung der Stellenanzeige und endet mit der Unterzeichnung des Vertrags. Sie ist somit nur eine Teilmenge der Time to Fill.

Eine weitere Möglichkeit, die beiden zu unterscheiden, ergibt sich aus den Erkenntnissen, die Recruiting-Teams aus ihnen gewinnen können:

• Die Time to Fill sagt aus, wie effizient der gesamte Einstellungsprozess funktioniert.
• Die Time to Hire gibt an, wie effizient das Recruiting-Team gearbeitet hat.

Wie wird die Time to Fill ermittelt?

Die Berechnung der Time to Fill kann über zwei Herangehensweisen erfolgen und gestaltet sich sehr einfach:

Schritt 1: Einzelfall berechnen

• Möglichkeit 1: Enddatum – Startdatum
  Differenz zwischen dem Start- und Enddatum des Einstellungsprozesses ermitteln. Als Startdatum gilt die Meldung des Bedarfs, als Enddatum – je nach Definition – das Datum, an dem der Vertrag unterschrieben wurde oder des ersten Arbeitstags im Unternehmen. Zeitspannenrechner sind dabei ein hilfreiches Tool.
• Möglichkeit 2: Tage aufsummieren
  Alternativ können auch einfach die Tage aufsummiert werden, die die einzelnen Arbeitsschritte während des Prozesses beansprucht haben.

Schritt 2: Durchschnitt ermitteln

Einzelfälle liefern kein repräsentatives Ergebnis. Eine wirklich aussagekräftige Kennzahl entsteht erst, indem man den Durchschnitt aus mehreren Vakanzzeiten der jüngeren Vergangenheit ermittelt.

Wie hoch ist die Time to Fill im Durchschnitt?

Laut einer Statistik zur Dauer der Vakanzzeit für 2022 liegt die durchschnittliche Time to Fill in Deutschland bei 121 Tagen (ca. 3 Monate). 

Als Endzeitpunkt der Vakanzzeit wird hierbei die „tatsächliche Abmeldung einer Stelle bei der Arbeitsvermittlung“ definiert – was für gewöhnlich zeitgleich mit oder innerhalb weniger Tage nach der Vertragsunterzeichnung erfolgt.

Doch der obige Wert ist nur ein grober Durchschnitt. Wie lange es tatsächlich dauert, hängt von verschiedenen Faktoren ab, etwa:

• Art der Stelle (Hilfskraft, Fachkraft, Führungskraft)
• Größe und Bekanntheitsgrad des Unternehmens
• Branche und Standort des Unternehmens
• Recruitingstrategie und -prozess im Unternehmen

In manchen Fällen, besonders für Führungskräfte und schwer zu besetzende Positionen, kann es sogar über neun Monate dauern, bis ein Kandidat für eine freie Stelle erfolgreich eingestellt wird.

Warum ist eine zu hohe Time to Fill problematisch?

Die Time to Fill erlaubt wertvolle Rückschlüsse darüber, wie effizient der Recruiting-Prozess eines Unternehmens tatsächlich funktioniert. Dauert der Prozess zu lange, häufen sich eine ganze Reihe an Folgeproblemen für suchende Unternehmen an:

• Finanzielle Risiken und Rückschläge
  Eine lange Time to Fill (Besetzungszeit) bedeutet auch eine hohe Cost of Vacancy (Kosten einer unbesetzten Stelle), die sich naturgemäß mit dem Fortdauern des Prozesses ebenfalls aufsummiert.

  Je nach Wichtigkeit der Position und Größe des Unternehmens (Start-up, KMU oder Konzern) können schon allein diese Grundkosten einer unbesetzten Stelle Unternehmen in den Konkurs treiben.

• Unternehmen wird ausgebremst
  Zusätzlich zur finanziellen Belastung kann das Fehlen einer Führungsperson oder eines Teammitglieds die Prozesse innerhalb des Unternehmens stark verlangsamen oder zum Stagnieren bringen, sodass die Produktivität des Unternehmens enorm leidet.
• Hohe Arbeitsbelastung für Rest des Teams
  Gleichzeitig steigt im Team, das unter Umständen erhebliche Mehrarbeit leisten muss, um die Produktivität des Unternehmens zu wahren, die Gefahr für Überarbeitung und Burnout.

Unternehmen tun also in ihrem eigenen Interesse und dem ihrer Mitarbeiter gut daran, die Time to Fill so gut wie möglich zu reduzieren.

Wie kann sie reduziert werden?

Um die Time to Fill auf ein tragbares Maß zu reduzieren, bieten sich Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, um den Prozess zu rationalisieren: 

• Auf Zeitarbeit zurückgreifen
  Zeitarbeiter sind schnell ins Unternehmen geholt und können die Besetzungsdauer überbrücken. Über das Gehalt dessen kann auch die Cost of Vacancy reduziert werden, während das Unternehmen weitersucht – oder den Zeitarbeiter im Nachgang einstellt.
• Personaldienstleister engagieren
  Headhunter und Personalvermittlungen sind auf Effizienz ausgelegt und können schneller und gezielter für gute Kandidaten sorgen, als viele Unternehmen es allein könnten. Auch dadurch können Kosten eingespart werden.
• Talentpool aufbauen
  Manchmal hat man gute Kandidaten, die besser in eine andere Position passen würden. Statt diese einfach wieder ziehen zu lassen, lohnt es sich, einen Talentpool aufzubauen und diese Talente als Kandidaten für spätere Vakanzen zu binden. So können einige Stellen künftig schneller und gezielter besetzt werden.
• Talent Sourcing
  Die direkte Suche und Ansprache von geeigneten Talenten kann ebenfalls zur Verkürzung der Time to Fill beitragen. Talent Sourcing ist allerdings sehr zeitaufwändig und eignet sich nicht für jede Stelle.

Für den Aufbau eines Talentpools und das aktive Talent Sourcing sollte dringend die DSGVO im Auge behalten werden. Weitere mögliche Maßnahmen zum schnelleren Einstellungserfolg finden Sie in unserem Artikel über die Kennzahl Time to Hire.

Weiterführende Informationen

Haben auch Sie gerade eine Vakanz zu besetzen? Weiterführende Informationen und hilfreiche Tipps und Tricks finden Sie unseren Blog-Artikeln zu diesen Themen: 

• Must-dos im Einstellungsprozess
  Ein umfangreicher Leitfaden dazu, wie Sie Ihren Einstellungsprozess planen und rationalisieren können.
• Social Recruiting
  Hier erklären wir, wie Sie mit Talent Sourcing über soziale Netzwerke Talente finden und den Kreis Ihrer Kandidaten erweitern können.
• Faires Shortlisting leicht gemacht
  Lange Besetzungszeiten können in der Tat durch unterbewusste Vorurteile beeinflusst werden. Wie Sie diese aushebeln und unvoreingenommen eine Auswahl treffen können, zeigt dieser Artikel.
• Feedback nach der Absage
  Absagen tun weh. Doch sie ebnen den Weg zum Talentpool und die Frage, ob und wie Feedback nach der Absage gegeben wird, wirkt sich auf das Arbeitgeberimage und somit auf die Attraktivität des Unternehmens aus.