Feedback annehmen: So reagieren Sie professionell

Beim Annehmen von Feedback am Arbeitsplatz geht es um mehr als nur darum, “Ich werde es in Zukunft beherzigen” zu sagen. Sie müssen auch auf Ihre Körpersprache achten und bei Bedarf Fragen stellen. Und unabhängig davon, ob Sie positives oder negatives Feedback erhalten, sollten Sie sich für die Unterstützung Ihrer Entwicklung bedanken. Schließlich gibt man Feedback, um Sie entweder für etwas zu loben, das Sie getan haben, oder um Ihnen zu helfen, etwas besser zu machen. Im Folgenden führen wir Sie durch 12 Schritte, die Sie unternehmen sollten, wenn Sie Feedback erhalten. Hier ein kurzer Überblick:

• Offenheit & Empfänglichkeit
• Aktiv zuhören
• Durchatmen
• Für Feedback Bedanken
• Zusammenfassen
• Antworten (oder auch nicht)
• Nachfragen
• Zweitmeinung einholen
• Annehmen
• Anfechten
• Motive/Vorgehen erklären
• Folge-Feedback anfragen

Wenn Sie die professionelle Reaktion auf Feedback bereits beherrschen, ermutigen Sie die Menschen in Ihrem Umfeld, häufiger Feedback zu geben. So schaffen Sie eine starke Feedbackkultur am Arbeitsplatz, von der Ihr Unternehmen profitieren wird.

Befolgen Sie diese Schritte, um Feedback besser anzunehmen

Eine Officevibe-Umfrage ergab, dass 65 % der Mitarbeiter mehr Feedback erhalten möchten. Und sage und schreibe 98 % der Mitarbeiter sind nicht motiviert, wenn sie kein Feedback von ihren Vorgesetzten erhalten. Eine thematisch ähnliche Qualtrics-Studie ergab außerdem, dass das Engagement der Mitarbeiter um 17 % anstieg, wenn ihr Unternehmen ein Feedback-Programm anbot. Sie und Ihr Team müssen sich mit Feedback anfreunden. Und ein wichtiger Teil davon ist die Beherrschung der Kunst, Feedback auch anzunehmen. Wie das geht? Folgen Sie einfach diesen Schritten:

1. Seien Sie offen und zugänglich

Seien Sie immer aufgeschlossen. Respektieren Sie die Meinung anderer und ihr Recht, ihre Meinung zu sagen. Selbst wenn Sie anderer Meinung sind, sollten Sie nicht einfach davon ausgehen, dass Sie es besser wissen. Nutzen Sie die Gelegenheit stattdessen, um zu erfahren, wie andere Ihre Handlungen interpretieren. In manchen Fällen gibt es keine richtige oder falsche Antwort, sondern es kommt auf die persönlichen Vorlieben an. Und selbst wenn andere “auf dem Papier” falsch liegen, ändert das nichts daran, dass sie so denken. Das sollten Sie immer respektieren. Wenn Sie offen für Feedback sind, ist es wahrscheinlicher, dass Sie in Zukunft Feedback von Mitarbeitern, Vorgesetzten oder Kollegen erhalten. Das macht Sie zugänglicher. Im Idealfall sollte sich diese Einstellung auch in Ihrer Körpersprache widerspiegeln. Halten Sie Augenkontakt, nicken Sie, wenn Sie das Gesagte zur Kenntnis nehmen und nehmen Sie eine offene Körperhaltung ein (Arme und Beine nicht gekreuzt, dem Gesprächspartner direkt zugewandt).

2. Hören Sie aktiv zu!

Ein wichtiger Teil der Offenheit für Feedback ist das aktive Zuhören. Bemerken Sie, dass Sie bald ein Feedback von jemandem erhalten werden? Vielleicht hat er um ein persönliches Treffen gebeten, um über ein von Ihnen durchgeführtes Projekt zu sprechen. Oder die Person kommt einfach zu Ihnen und sagt, dass sie ein Feedback zu Ihrer Arbeit hat. Wenn dies der Fall ist, richten Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit auf diese Person und hören Sie aktiv zu, was sie zu sagen hat. Das bedeutet auch, dass Sie nicht auf Ihr Telefon oder Ihre Slack-Nachrichten schauen sollten, während Ihr Gegenüber spricht. Sie sollten dankbar dafür sein, dass Sie Feedback erhalten und dass man sich die Zeit nimmt, Ihnen bei Ihrer Weiterentwicklung zu helfen. Indem Sie aktiv zuhören, stellen Sie auch sicher, dass Sie alles verstehen, was gesagt wird.

3. Durchatmen

Feedback zu erhalten, vor allem, wenn Sie es nicht gewohnt sind, kann Sie unter Druck setzen. Sie könnten sich persönlich angegriffen fühlen oder das Gefühl haben, dass Ihre Fähigkeiten infrage gestellt werden. Wenn dies der Fall ist, löst Ihr Körper eine Kampf-oder-Flucht-Reaktion aus. Das ist die natürliche Art Ihres Körpers, mit dem Stress und der vermeintlichen Gefahr der Situation fertig zu werden. Wenn Ihr Körper beschließt zu kämpfen, werden Sie möglicherweise defensiv, streitlustig oder sogar wütend. Wenn eine Fluchtreaktion ausgelöst wird, werden Sie wahrscheinlich versuchen, der Situation schnell zu entkommen. Sie könnten z. B. sagen, dass Sie keine Zeit haben, sich das Feedback des Gesprächspartners anzuhören, oder Sie stimmen schnell dem zu, was er sagt, um der Situation zu entfliehen. Obwohl dies eine natürliche Reaktion auf Feedback ist, sollten Sie versuchen, dies zu vermeiden. Wenn Sie merken, dass sich Stress aufbaut, versuchen Sie, tief einzuatmen und Ihre Abwehrmechanismen zu kontrollieren. Es ist nur ein Feedback, es gibt keinen Grund zur Panik.

4. Bedanken Sie sich für die Offenheit (oder das Lob)

Puh, Sie haben den ersten Schritt des Feedbacks hinter sich gebracht. Unabhängig davon, ob Sie gerade ein positives oder negatives Feedback erhalten haben, sollten Sie der Person, die Ihnen das Feedback gegeben hat, als Erstes danken. Es ist großartig, dass Ihr Mitarbeiter, Kollege oder Vorgesetzter sich die wertvolle Zeit genommen hat, um Ihnen Feedback zu geben. Und die Tatsache, dass sie sich wohl genug gefühlt haben, um sich mit ihrem Feedback an Sie zu wenden, ist ein Kompliment an sich! Bevor Sie sich also zu dem Feedback äußern, das Sie erhalten haben, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um es zu würdigen und sich dafür zu bedanken.

5. Wiederholen Sie das Feedback

Jetzt ist es an der Zeit, sich abzustimmen und sicherzustellen, dass Sie einander richtig verstanden haben. Der beste Weg hierfür ist, das Feedback zu wiederholen. Fassen Sie das Gesagte zusammen und fragen Sie, ob Sie es richtig verstanden haben. Das zeigt, dass Sie aktiv zugehört haben und dass Sie wirklich hören, was der Gesprächspartner sagt. Außerdem signalisieren Sie damit, dass Sie für das Feedback des Gesprächspartners offen und daran interessiert sind, das Gesagte vollständig zu verstehen.

6. Sie müssen nicht sofort antworten

Möglicherweise fühlen Sie sich durch die Rückmeldung ein wenig aufgewühlt und überfordert, sodass Ihr Körper und Ihr Geist erstarren (dies wird manchmal auch als Kampf-Flucht-Starre-Reaktion bezeichnet und symbolisiert das prophylaktische Totstellen). Aus diesem Grund sind Sie möglicherweise nicht in der Lage, sofort auf die Rückmeldung zu reagieren. Es könnte aber auch sein, dass Sie einfach etwas Zeit brauchen, um einen richtigen Weg zu finden, wie Sie das Feedback der anderen verarbeiten können. Oder Sie sind einfach zu wütend oder verärgert und brauchen dringend etwas Zeit, um sich zu beruhigen. Hauptsache, Sie kommunizieren, dass Sie etwas Zeit benötigen und eine Antwort bald folgen wird, statt die Situation einfach nur schnellstmöglich zu beenden.

7. Nachfragen, wenn nötig

Ist etwas an dem Feedback, das Sie erhalten haben, unklar? Hätten Sie gerne mehr Beispiele, um das Feedback besser nachvollziehen zu können? Vor allem bei negativer konstruktiver Kritik sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Fakten kennen und wissen, was zu tun ist. Scheuen Sie sich also nicht, Fragen zu stellen, wenn Sie Feedback erhalten. Fragen, die Sie stellen könnten, sind zum Beispiel:

• Könnten Sie genauer erklären, wie ich mein Verhalten verbessern kann?
• Welche Schritte schlagen Sie mir für die Zukunft vor?
• Wie lange geht das schon so/ist es das erste Mal, dass Sie diesen Fehler bei mir feststellen?
• Könnten Sie erklären, wie sich dieses Verhalten negativ auf das Unternehmen/das Team auswirkt, damit ich die Situation besser verstehen kann?

8. Holen Sie eine Zweitmeinung ein

Oft ist das Feedback, das man bekommt, klar und einfach. Sie haben etwas falsch gemacht, man weist Sie darauf hin, sagt Ihnen, wie Sie sich verbessern können, und Sie machen es besser. Erledigt. Aber manchmal, vor allem wenn sich das Feedback auf Verhaltensaspekte oder eine allgemeinere Arbeitsweise bezieht, sollten Sie vielleicht eine zweite Meinung einholen. Schließlich ist es nur die Beobachtung einer Person. Auch wenn Sie immer ein offenes Feedback erhalten sollten, bedeutet das nicht, dass die andere Person immer recht hat. Daher ist es manchmal am besten, einen Kollegen zu fragen, ob er mit dem Feedback übereinstimmt.

9. Sie müssen nicht immer handeln

Denken Sie daran: Nur weil Sie Feedback erhalten, heißt das nicht, dass Sie immer darauf reagieren müssen. Vielleicht sind Sie mit dem Feedback einfach nicht einverstanden, vielleicht möchten Sie erst hören, ob andere dem Feedback zustimmen, oder vielleicht bezieht sich das Feedback auf etwas in der Vergangenheit, das jetzt außerhalb Ihrer Kontrolle liegt. Vielleicht fühlen Sie sich gezwungen zu handeln, nachdem Sie ein Feedback erhalten haben, aber in manchen Fällen genügt es, das Feedback vorerst einfach nur zur Kenntnis zu nehmen.

10. Man muss nicht einer Meinung sein

Sie sind mit dem Feedback, das Sie erhalten haben, nicht einverstanden? Das ist in Ordnung! Sie müssen nicht immer zustimmen, wenn Sie Feedback erhalten. Aber jemandem respektvoll zu widersprechen, ist eine Kunst für sich. Man muss in der Lage sein, das richtige Gleichgewicht zu finden, um nicht defensiv zu wirken und gleichzeitig seinen Standpunkt zu verteidigen. Bleiben Sie ruhig, fühlen Sie sich nicht angegriffen und stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Gegenüber nicht angreifen. Behalten Sie die folgenden Punkte im Hinterkopf, wenn Sie mit dem Feedback, das Sie erhalten haben, nicht einverstanden sind:

• Bleiben Sie immer ruhig und behalten Sie Ihre Emotionen unter Kontrolle.
• Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen haben.
• Nehmen Sie sich bei Bedarf etwas Zeit, um sich zu beruhigen und Ihre Antwort sorgfältig zu formulieren.
• Danken Sie Ihrem Gesprächspartner dennoch für sein Feedback und zeigen Sie, dass Sie seine Meinung respektieren.
• Seien Sie darauf vorbereitet, dass Sie sich vielleicht einigen müssen, nicht einer Meinung zu sein

11. Erklären Sie Ihr Vorgehen

Wenn Sie mit dem Feedback einverstanden sind, müssen Sie dies in Ihrer Antwort anerkennen und darlegen, welche Maßnahmen Sie ergreifen werden. Indem Sie Ihren Aktionsplan erläutern, schaffen Sie klare Erwartungen für die andere Person. Teilen Sie Ihrem Gesprächspartner so detailliert wie möglich mit, welche Maßnahmen Sie in Zukunft ergreifen werden. Wenn er oder sie in ihrem Feedback bereits einige Verbesserungsmöglichkeiten genannt hat, sollten Sie diese Punkte in Ihren Aktionsplan einbeziehen. Sind Sie mit dem Feedback nicht einverstanden? Dann erläutern Sie Ihre Beweggründe (ohne abweisend zu sein) und erklären Sie, warum Sie das Feedback nicht berücksichtigen werden.

12. Bitten Sie um weiteres Feedback

Die Nachbereitung von Feedback ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass das Feedback richtig gehandhabt wird und zu den gewünschten Ergebnissen führt. Allzu oft wird Feedback zwar entgegengenommen und akzeptiert, aber es wird nie darauf reagiert. Wie Sie am besten vorgehen, hängt von der Art des Feedbacks ab, das Sie erhalten haben. Wenn das Feedback zum Beispiel etwas Konkretes war, wie “Sie haben in diesem Text mehrere Tippfehler gemacht, bitte korrigieren Sie diese”, können Sie die Änderungen vornehmen und den Text zurücksenden, um zu sehen, ob die Person mit dem Ergebnis zufrieden ist. Anders sieht es aus, wenn das Feedback auf eine Verhaltenseigenschaft abzielt, z. B. “Mir ist aufgefallen, dass Sie häufig zu spät zu Meetings kommen, könnten Sie bitte versuchen, besser auf Pünktlichkeit zu achten”. In diesem Fall ergibt ein sofortiges Folge-Feedback wenig Sinn. Einigen Sie sich stattdessen besser darauf, die Situation in einem Monat neu zu bewerten, wenn Sie die Gelegenheit hatten, sich zu verbessern.

Besser mit Feedback umgehen

Ihr Arbeitsplatz muss mit Feedback gefüttert werden, sowohl positiv als auch negativ. Ihre Mitarbeiter sehnen sich danach, Ihre Manager brauchen es, und Ihre Kollegen werden es zu schätzen wissen. Möchten Sie mehr über Feedback am Arbeitsplatz erfahren? Dann lesen Sie den nächsten Artikel in dieser Reihe: 10 Wege zur Feedbackkultur am Arbeitsplatz.