Mitarbeiter:innen aus dem Ausland einstellen

Mitarbeiter:innen aus dem Ausland einzustellen, gewinnt in unserer global vernetzten Wirtschaftswelt zunehmend an Bedeutung – besonders in Zeiten des Fachkräftemangels.

Unternehmen, die sich für Vielfalt und internationale Expertise öffnen, können sich bedeutende Wettbewerbsvorteile sichern. Dieser Artikel widmet sich den folgenden Themen:

Warum sollten Sie Mitarbeiter:innen aus dem Ausland einstellen?

Man könnte meinen, dass es einfacher wäre, bei Neueinstellungen im heimischen Arbeitnehmermarkt zu bleiben. Die Schritte zur Aufnahme einer Beschäftigung sind bekannt, man spricht dieselbe Sprache und der Weg zur Gehaltsabrechnung läuft quasi automatisch.

In Zeiten des Fachkräftemangels, der Globalisierung und der sich ändernden Umstände in anderen Ländern, sprechen immer mehr Gründe für die Einstellung von Arbeitnehmer:innen aus dem Ausland.

Unternehmen profitieren von Länder- und Marktkenntnissen dieser Beschäftigten. Als Einheimische wissen sie genau, wie und worauf der Markt reagiert, was der kulturellen Norm entspricht und wie sich die Einwohner:innen des Landes als Kund:innen gewinnen lassen. Solches Insider-Wissen sollten sich Unternehmen vor allem dann zunutze machen, wenn sie in den entsprechenden Markt expandieren wollen.

Der Begriff Fachkräftemangel begleitet uns schon lange durch Politik und Medien. Doch wagt man einen Blick über die deutschen Grenzen hinaus, sieht man häufig das Gegenteil.

Gut ausgebildete Fachkräfte mit einer hohen beruflichen Qualifikation, die aufgrund der Arbeitsmarktsituation arbeitssuchend oder in alternativen Berufen angestellt sind. Dehnt man das Recruiting also ins Ausland aus, erhöht man die Chancen, geeignete Fachkräfte zu finden und damit dem Mangel im deutschen Arbeitsmarkt entgegenzuwirken.

Hinzu kommt, dass die berufliche Qualifikation von potenziellen Teammitgliedern aus dem Ausland auf abweichenden Schwerpunkten basiert. Die Schulen, Hochschulen und Ausbildungsbetriebe in anderen Ländern bauen auf anderen Lehrplänen auf als das deutsche Bildungssystem.

Ganz nebenbei erweitert man so mit der Einstellung von Mitarbeitenden aus dem Ausland das Expertenfeld im eigenen Unternehmen. Ein solcher Zugewinn an Know-how wäre alternativ nur über zeitintensive Fort- und Weiterbildungen möglich.

Vor- und Nachteile der Einstellung ausländischer Mitarbeiter:innen

Vorteile	Nachteile
kulturelle Bereicherung wachsendes Know-How starke Fach- und Führungskräfte langfristige Bindung der Mitarbeiter:innen aufgrund von Länderwechsel Marktkenntnisse im Herkunftsland Nutzung des europäischen Wirtschaftsraums höhere Recruiting-Chancen größerer Talentpool	verlängerter Einstellungsprozess behördlicher Aufwand Umzugskosten ggf. kulturelle Differenzen

So finden Sie Fachkräfte aus dem Ausland

Der Trend im Recruiting reicht weit über die Grenzen der EU hinaus. Insbesondere Start-ups setzen immer mehr darauf, Mitarbeiter:innen aus nicht EU-Ländern einzustellen.

Um den Einstieg ins Auslands-Recruiting für Sie zu vereinfachen, konzentrieren wir uns im Folgenden auf die Mitarbeitersuche in der Europäischen Union (EU) beziehungsweise der DACH-Region (Schweiz/Österreich/Deutschland).

Wir empfehlen Ihnen, sich eine Checkliste zur Einstellung ausländischer Mitarbeiter:innen zu erstellen. So stellen Sie sicher, dass kein wesentlicher Punkt in Vergessenheit gerät und Sie können Ihre gesammelten Erkenntnisse übersichtlich weiterverarbeiten.

In der heutigen Zeit unterscheidet sich der Recruiting-Prozess für Mitarbeiter:innen im Europäischen Wirtschaftsraum bzw. der EU kaum von dem Recruiting im eigenen Land. Vor allem mit dem bereits genannten Fokus auf die DACH-Region brauchen Sie Ihren Suchprozess kaum anzupassen, da selbst die Hürde der Sprachbarriere entfällt.

Zahlreiche online Job-Plattformen wie Stepstone, indeed, Monster und Google For Jobs sind auch in unseren Nachbarländern zugänglich und werden dort gerne genutzt.

Idealerweise nutzen Sie das Multiposting-Tool von JOIN, um Ihre Stellenanzeige breitgefächert zu veröffentlichen. Neben den von Ihnen gesuchten beruflichen Qualifikationen können Sie in der Stellenanzeige angeben, in bzw. aus welchen Ländern Sie einstellen, sodass potenzielle ausländische Kandidat:innen auf Ihr Unternehmen aufmerksam werden.

Immer beliebter wird auch das Einstellen ausländischer Mitarbeiter im Ausland selbst. Dies ergibt insbesondere dann Sinn, wenn Sie eine Niederlassung oder eine deutsche Auslandsvertretung im entsprechenden Land planen.

Darüber hinaus können Sie mit Freiberufler:innen oder einem Employer of Record arbeiten. Behalten Sie diese Option vorrangig dann im Kopf, wenn Sie zukünftig Mitarbeiter aus nicht EU-Ländern einstellen möchten. Im weiterführenden Artikel liegt der Fokus jedoch auf der Einstellung der ausländischen Mitarbeiter in Ihrem in Deutschland ansässigen Unternehmen.

Der Einstellungsprozess ausländischer Mitarbeiter:innen

Bei der Einstellung ausländischer Mitarbeiter:innen sind einige rechtliche Aspekte zu berücksichtigen. Mitarbeiter:innen aus dem EU-Ausland einzustellen, erfordert dabei keine besonderen Vorkenntnisse, da für diese das Recht der Freizügigkeit gilt und sie in jedem EU-Staat wohnen und eine Beschäftigung aufnehmen können.

Auch zwischen der Schweiz und Deutschland besteht ein Freizügigkeitsabkommen, wodurch Schweizer:innen ohne große Hürden in Deutschland beschäftigt werden können.

Trotz dieser vereinfachenden Gesetze sollte man folgende Punkte beachten und in die Checkliste zur Einstellung ausländischer Mitarbeiter:innen mit aufnehmen.

Checkliste: Was müssen Sie bei der Einstellung ausländischer Mitarbeiter:innen beachten?

✔️Arbeitsgenehmigungen und Visabestimmungen:

Die Arbeitsgenehmigungen und Visabestimmungen variieren je nach Herkunftsland. Unterstützen Sie Ihre künftigen Mitarbeiter:innen bei der Einholung einer Arbeitserlaubnis, um einen reibungslosen Einstellungsprozess zu sichern. Asylbewerber:innen und Geduldete haben es häufig schwerer, eine Arbeitserlaubnis zu erhalten, daher ist die Erteilung im Voraus zwingend notwendig.

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✔️ Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts:

Klären Sie Ihre neu gewonnenen Teammitglieder gut über das lokale Arbeitsrecht auf. Je nach Herkunftsland können diese an andere Arbeitszeiten gewohnt sein und diese Arbeitsgewohnheiten unbedacht und unbewusst mit in Ihr Unternehmen bringen. Ihre Rolle als Arbeitgeber beinhaltet, über das Arbeitsrecht und die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen aufzuklären. Verweisen Sie potenzielle Kandidat:innen zu Beginn des Prozesses gerne an die deutsche Auslandsvertretung in deren Herkunftsland, damit diese sich dort ausgiebig über Deutschland und die deutschen Rechte informieren können.

✔️ Internationale Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften:

Diese sind wohl das komplexeste Thema bei der Einstellung von Mitarbeiter:innen aus dem Ausland und erfordern landesspezifische Kenntnisse. Die Abkommen der EU und der Schweiz zeigen klar, wo welcher Betrag an Steuern gezahlt werden muss und wo der/die Mitarbeiter:in letztlich  sozial versichert ist. Ein wesentlicher Unterschied besteht darin, wenn Mitarbeiter:innen in Deutschland leben, aber im Ausland arbeiten oder andersherum. Grenzgänger sind zwar in Deutschland angestellt, pendeln zu ihrem Wohnort jedoch zurück in ein angrenzendes Nachbarland.

Wie stellen Sie Mitarbeiter:innen aus dem Ausland ein?

In unserer Schritt-für-Schritt Anleitung erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiter:innen aus dem Ausland einstellen.

• Schritt 1: Bedarfsanalyse und Stellenbeschreibung Formulieren Sie eine klare Definition der zukünftigen Rolle und der notwendigen Fähigkeiten. Ihre Stellenanzeige darf auch explizit Bewerber:innen aus den Nachbarstaaten ansprechen. Vergessen Sie nicht, alle wesentlichen Informationen zu Ihren Benefits aufzuführen (wie Homeoffice oder andere Remote-Arbeit).
• Schritt 2: Sourcing und Recruiting Nutzen Sie globale Netzwerke und Plattformen, um die besten Talente zu finden. Mithilfe von Screening-Fragen, können Sie schon vorher eine sorgfältige Vorauswahl treffen, um effizient Jobinterviews durchführen zu können. Bieten SIe die Übernahme von Reisekosten für ein persönliches Interview oder planen Sie die ersten Vorstellungsgespräche online zuführen.
• Schritt 3: Bewertung und Auswahl Bei der Durchführung von Interviews, bewerten Sie Fähigkeiten und Qualifikationen und kommen mit Ihren Bewerber:innen auf einen Nenner. Klären Sie in diesem Zuge auch, ob die erlangten Qualifikationen in Deutschland anerkannt werden. Der erste persönliche Eindruck lässt schnell darauf schließen, ob der/die potenzielle Mitarbeiter:in flexibel genug ist, um sich auf einen neuen Arbeitsmarkt und dessen Voraussetzungen einzulassen. Assessments können bei der Evaluierung Ihrer Kandidat:innen helfen.
• Schritt 4: Visa- und Einwanderungsprozesse Unterstützen Sie Ihre neuen Mitarbeiter:innen beim Verständnis der notwendigen Schritte und leiten Sie rechtzeitig die Verfahren ein. Insbesondere für Außer-europäische Mitarbeiter:innen ist der Visa-Porzess unumgänglich, aber auch neue Mitarbeiter:innen aus der Schweiz, benötigen trotz Personenfreizügigkeitsabkommen einen Aufenthaltstitel.
• Schritt 5: Onboarding Mit dem Onboarding führen und integrieren Sie Ihre neuen Mitarbeiter:innen in Ihr Unternehmen. Berücksichtigen Sie die kulturellen Unterschiede. Das Schlüsselmerkmale eines erfolgreichen Onboardings ist die transparente Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren neuen Mitarbeiter:innen. Finden Sie eine Balance zwischen entgegenkommender Anpassung an die kulturellen Gewohnheiten des neuen Teammitglieds und der Einführung in die vorherrschenden Abläufe und Gepflogenheiten. Mit dem Onboarding kann eine beginnende Zusammenarbeit gelingen oder auch daran scheitern.

Weitere Tipps, um ein diverses und internationales Team aufzubauen

Die foldenen Tipps sind natürlich schon während des Onboardings relevant für den Aufbau eines erfolgreichen diversen und internationalen Teams. Die Tipps können aber auch über das Onboarding hinaus die Stärkung internationaler und diverser Teams erleichtern:

Anpassung an verschiedene Kulturen:

Das Verständnis für kulturelle Unterschiede ist entscheidend für eine erfolgreiche Integration. Diesen sollte zu Beginn ausreichend Raum gegeben werden, bis der neue Mitarbeiter:innen sich an die neuen Gegebenheiten gewöhnt und diese im besten Fall mit angenommen hat oder hineingewachsen ist.

Sprachbarrieren überwinden:

Sprachliche Unterstützung und Trainings können die Eingliederung erleichtern. Selbst die unterschiedlichen Sprachgegebenheiten im deutschen Sprachraum können zu Missverständnissen führen. Im Zweifel immer noch einmal nachfragen.

Unterstützung bei der Relokation:

Hilfe bei der Wohnungssuche, bei Behördengängen und bei der sozialen Eingliederung ist für viele ausländische Mitarbeiter:innen wichtig. Auch hier kann die deutsche Auslandsvertretung im jeweiligen Nachbarland hilfreich sein.

Die Einstellung ausländischer Mitarbeiter:innen bietet zahlreiche Chancen für Unternehmen, bringt aber auch Herausforderungen mit sich. Eine sorgfältige Planung, Kenntnis der gesetzlichen Bestimmungen und ein tiefes Verständnis für interkulturelle Unterschiede sind entscheidend für den Erfolg. Mit der richtigen Strategie und Vorbereitung können Unternehmen von der Vielfalt und Expertise internationaler Talente profitieren.