Der ultimative Guide zur Ausarbeitung und Optimierung Ihres Interviewprozesses

Vielleicht haben Sie es schon einmal erlebt, dass Sie von einem großartigen Kandidaten oder einer tollen Kandidatin begeistert waren, er oder sie Ihnen jedoch von einem Konkurrenten abgeworben wurde, noch bevor Sie ihm oder ihr ein Angebot machen konnten?

Wahrscheinlich hätten Sie das vermeiden können, wenn Ihr Interviewprozess besser strukturiert gewesen wäre. Jetzt aber Schluss mit den Konjunktiven, kommen wir lieber dazu, wie Sie es in Zukunft besser machen können!

Mit einem guten Interviewprozess werden Sie Top-Talente schneller, effizienter und passgenauer einstellen. Außerdem erhöhen Sie damit Ihre Chancen, potenziellen Bewerber:innen ein erstklassiges und professionelles Recruiting-Erlebnis zu bieten.

Eine groß angelegte Studie von PwC hat aufgezeigt, dass fast die Hälfte (49 %) aller befragten Arbeitsuchenden in stark nachgefragten Bereichen (wie z. B. Technologie) schon einmal ein Jobangebot aufgrund negativer Erfahrungen beim Recruiting abgelehnt hat.

Darüber hinaus nannten die im Rahmen des Recruiter Nation Report 2021 von Jobvite befragten Recruiter:innen die Verbesserung der Einstellungsqualität (48 %) und der Time to Hire (28 %) als die beiden wichtigsten Prioritäten im Recruiting.

Um das zu erreichen, bedarf es eines narrensicheren Interviewprozesses.

Dieser umfassende Guide hilft Ihnen, genau das zu tun. Keine Sorge, wir haben ihn leicht verdaulich gestaltet und führen Sie mit Beispielen und praktischen Infografiken durch jeden Schritt.

Mit diesem Guide bringen Sie Ihren neuen und verbesserten Interviewprozess im Nullkommanichts in Gang. Los geht’s!

Der Interviewprozess umfasst weit mehr als nur das Führen von Vorstellungsgesprächen. Bevor Sie Bewerber:innen eine Einladung zum Vorstellungsgespräch aussprechen, empfiehlt es sich, die Struktur und die verschiedenen Phasen Ihres Prozesses zu definieren und festzulegen, was bei jedem Schritt benötigt wird.

Das sorgt für mehr Effizienz und Stimmigkeit und führt zu einem schnelleren, besser gestalteten Auswahlprozess.

Es gibt viele Möglichkeiten, ein Vorstellungsgespräch mit Bewerber:innen zu führen. Ihr Interviewprozess kann (und wird höchstwahrscheinlich) eine Kombination aus mehreren verschiedenartigen Gesprächsrunden beinhalten.

Vorstellungsgespräche enthalten oft eine Mischung aus zwei oder mehr dieser Elemente, während der gesamte Interviewprozess mehrere Bewerbungsgespräche umfasst.

In diesem Guide erklären wir, welche Art von Vorstellungsgespräch für die einzelnen Phasen des Prozesses am besten geeignet ist und wie Sie jede dieser Arten zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Da jedes Unternehmen, jede Branche und jede Stelle, die Sie besetzen wollen, etwas anders gelagert ist, können die Schritte, die in den Interviewprozess integriert werden müssen, variieren.

Es gibt jedoch eine gängige Struktur, der die Unternehmen meistens folgen. Dazu gehören die folgenden fünf Phasen.

Sie möchten wissen, wann Sie welche Fragen im Vorstellungsgespräch stellen sollten? Dann lesen Sie unseren Blog-Artikel über die 5 Fragetypen fürs Vorstellungsgespräch, die Sie in den unterschiedlichen Phasen eines Interviewprozesses stellen sollten.

Die erste Phase ist in der Regel ein sogenanntes Screening-Interview. Es handelt sich dabei um ein Kennenlerngespräch, das im Anschluss an die Auswahl eines oder mehrerer potenzieller Kandidat:innen aus dem Pool der eingegangenen Bewerbungen stattfindet.

Im Rahmen dieses Kennenlerngesprächs soll festgestellt werden, ob Ihr:e Bewerber:in über die grundlegenden Fähigkeiten verfügt, um die Aufgabe zu erfüllen, und ob er oder sie die richtigen Erwartungen an Ihr Unternehmen hegt.

Diese Form des Vorstellungsgesprächs findet in der Regel unter vier Augen, per Telefon oder per Videoanruf statt und ist relativ kurz (etwa 15 Minuten).

Es hilft dem oder der Hiring Manager:in und/oder Recruiter:in, die Zahl der Bewerber:innen schnell einzugrenzen, was als „Shortlisting“ bezeichnet wird.

Die Fragen innerhalb dieses ersten Vorstellungsgesprächs (oder Kennenlerngesprächs) konzentrieren sich in der Regel auf die Beurteilung der Hard Skills und der praktischen Berufserfahrung des Bewerbenden.

Nach einer Runde von Screening-Gesprächen werden Sie Ihre Liste an Bewerber:innen, die für die Stelle geeignet erscheinen, weiter eingegrenzt haben. Jetzt ist es an der Zeit, sie wirklich kennenzulernen und zu prüfen, ob sie auch in Ihre Organisation passen würden.

Dieses Vorstellungsgespräch wird häufig immer noch unter vier Augen durchgeführt, allerdings oft mit einem anderen Gesprächspartner als beim Screening.

Ein kleines Beispiel zur Veranschaulichung: Während das Screening-Interview in der Regel von Recruiter:innen oder anderen HR-Mitarbeiter:innen durchgeführt wird, ist am ersten Vorstellungsgespräch in der Regel der oder die spätere Teamleiter:in involviert, dem oder der das neue Teammitglied unterstehen wird.

Die Fragen in diesem Vorstellungsgespräch sind zudem stärker darauf ausgerichtet, herauszufinden, wie Ihr:e Kandidat:in die für die Stelle und Ihr Unternehmen charakteristischen Aufgaben angehen würde.

Dabei werden Sie auch mehr über seine oder ihre Berufserfahrung herausfinden (über die Punkte im Lebenslauf hinaus).

Gleichzeitig lernen Sie die Persönlichkeit Ihres Gesprächspartners besser kennen und erfahren, wie er oder sie sich in Ihr Team einbringen könnte.

Ab hier beginnen Sie, die Auswahl weiter einzugrenzen! In diesem Stadium sollten Sie nur noch wenige Kandidat:innen übrig haben, die alle ernsthafte Anwärter auf die Stelle sein müssen.

Das zweite Vorstellungsgespräch wird in der Regel mit mehreren Gesprächspartner:innen geführt (Panel-Interview) und beinhaltet häufig ein Treffen des oder der Bewerbenden mit ihrem künftigen Team.

Bei persönlichen Vor-Ort-Vorstellungsgesprächen kann zudem eine Führung durch das Büro und in manchen Fällen sogar ein gemeinsames Mittagessen (entweder vor Ort oder auswärts) vorgesehen sein.

Die Interviewfragen in dieser Phase sind in der Regel eher verhaltens- und situationsbezogen (siehe dazu unsere Beispiele zu Fragearten), um die Person und ihre Arbeitsweise besser kennenzulernen.

Viele Unternehmen lassen diesen Schritt aus und kombinieren ihn mit dem vorherigen. Ob Sie in Ihrem Prozess zwei oder drei Vorstellungsgespräche führen wollen, hängt von Faktoren wie dem Dienstgrad, der Komplexität der Aufgabe und der Dringlichkeit der Einstellung ab.

Der Inhalt dieses Vorstellungsgesprächs kann variieren, aber häufig wird den Bewerbenden eine Assessment-Aufgabe oder eine Fallstudie vorgelegt, die sie entweder vor oder während des Gesprächs abschließen sollen.

So könnten sie den vorgegebenen Geschäftsfall dann während des Gesprächs präsentieren. Dieses dritte Vorstellungsgespräch kann sowohl virtuell als auch vor Ort geführt werden.

Die Fragen bei diesem Vorstellungsgespräch können sich auf die Aufgabe beziehen oder eher situativer Natur sein. Das bedeutet, dass diese Fragen unter der Prämisse gestellt werden, dass besagte:r Bewerber:in eingestellt wurde.

In der letzten Phase treffen Sie eine endgültige Entscheidung: Einstellen oder nicht einstellen. Der Interviewprozess ist offiziell abgeschlossen, sobald Sie ein Jobangebot unterbreiten.

Jegliche Vertragsverhandlungen und zusätzliche Kommunikation zwischen Ihnen und dem oder der Bewerber:in fallen zwar in den Rahmen des Einstellungsprozesses, nicht aber in den des Interviewprozesses. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, beginnt der Onboarding-Prozess.

Die Festlegung der Phasen des Interviewprozesses ist eine Sache. Jetzt ist es an der Zeit, den Prozess weiter zu verfeinern und zu gestalten. Wie werden Sie mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten? Und wie werden Sie die Gespräche selbst strukturieren? Diese 6 Top-Tipps helfen Ihnen dabei!

Eine Scorekarte für Vorstellungsgespräche stellt sicher, dass Sie jede:n Bewerber:in auf der Grundlage genau derselben Kriterien bewerten können.

Auf diese Weise werden alle Bewerber:innen fair und nach dem gleichen Schema beurteilt. Das bedeutet auch, dass es für Sie einfacher ist, eine fundierte Einstellungsentscheidung zu treffen.

Wenn sie effektiv und konsequent eingesetzt wird, kann eine Interview-Scorekarte potenzielle Voreingenommenheit bei der Bewertung von Bewerber:innen eingrenzen. Weitere Informationen über Voreingenommenheit bei der Einstellung finden Sie weiter unten.

Wenn Sie unseren Guide zum Stellenanzeigen schreiben gelesen haben, haben Sie bereits einen großen Teil der Vorarbeit für diesen Schritt geleistet.

Wenn Sie eine Scorekarte erstellen, sollten Sie die Stellenbeschreibung für die zu besetzende Position sorgfältig prüfen. Welche Hard Skills und Soft Skills benötigen Bewerber:innen? Welche Zertifikate/Qualifikationen sind erforderlich, um die Stelle ordnungsgemäß ausüben zu können?

Ein Prozess in einem Prozess: Ein wichtiger Teil des Vorstellungsgesprächs ist ein strukturierter Ablauf auch für das bzw. die eigentliche(n) Gespräch(e).

Im Idealfall erstellen Sie eine separate Gesprächsstruktur für jede der ersten vier Phasen des Gesprächsprozesses, die wir bereits erwähnt haben (Screening, erstes, zweites und drittes Vorstellungsgespräch).

Wenn Sie den Ablauf des Gesprächs im Voraus skizzieren, können Sie Ihre Gespräche besser strukturieren und organisieren. Und das verbessert auch das Bewerbererlebnis (Candidate Experience).

Denn wenn Sie während des Gesprächs unorganisiert und unvorbereitet wirken, wird Ihr:e Kandidat:in Sie als Arbeitgeber weniger ernst nehmen.

Hier finden Sie eine beispielhafte Checkliste, die Sie bei der Vorbereitung auf Ihre Vorstellungsgespräche verwenden können:

Mehr über das eigentliche Vorstellungsgespräch erfahren Sie weiter unten in diesem Guide in Teil 3: Vorstellungsgespräch mit Kandidat:innen.

Teilen Sie dem Team mit, wer am Prozess beteiligt sein wird, und geben Sie alle in den vorangegangenen Punkten besprochenen relevanten Dokumente weiter.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Beteiligten regelmäßig über die Fortschritte informieren. Diese Aktualisierungen können die Anzahl der Bewerber:innen, die Anzahl der Absagen und die Personen, die zu einem ersten Gespräch eingeladen werden, umfassen. Viele Unternehmen erstellen eine Tabelle, in der sie all diese Punkte festhalten.

Das muss natürlich nicht alles von Hand erledigt werden. Wenn Sie die Bewerbermanagementsoftware von JOIN verwenden, können Sie alle Bewerbungen mit dem intuitiven Kanban-Board innerhalb des Tools ganz einfach organisieren und durch Ihre Einstellungspipeline leiten.

Nachdem Sie nun die Grundlagen geschaffen haben, ist es an der Zeit, das Vorstellungsgespräch zu organisieren. Welche Schritte hier zu beachten sind, hängt davon ab, in welcher Phase des Interviewprozesses sich Ihr:e Kandidat:in befindet:

Gehen Sie entsprechend der anfänglichen Gesprächsstruktur, die Sie erstellt haben, jetzt weiter in die Tiefe, planen Sie und bereiten Sie sich auf das Vorstellungsgespräch und den oder die jeweilige:n Bewerber:in vor.

Dieser Schritt gilt sowohl für Sie als auch für Ihre Kolleg:innen, die an dem Gespräch teilnehmen.

Wir alle neigen zu Voreingenommenheit, aber wir können unser Bestes tun, um sie einzudämmen.

Natürlich sind die Vermeidung von Voreingenommenheit und die Förderung von Vielfalt, Gleichstellung und Inklusion (DEI) am Arbeitsplatz und im Einstellungsverfahren umfangreiche Themen. Daher können wir in diesem Guide unmöglich alles abdecken!

Durch die Definition eines für Ihr Unternehmen optimierten Interviewprozesses können Sie Ihre Kandidat:innen schneller und effizienter durch Ihren Recruiting-Funnel führen. Das eigentliche Vorstellungsgespräch müssen Sie allerdings erst noch führen.

Welche Fragen werden Sie stellen und wie werden Sie das Vorstellungsgespräch selbst strukturieren? Im Folgenden führen wir Sie durch die einzelnen Schritte, um diesen Teilprozess optimal zu gestalten.

Ein Vorstellungsgespräch zu führen, das ist wie das Schreiben eines Aufsatzes für die Schule. Sie beginnen mit einer Einleitung, dann folgt der Hauptteil, ehe Sie mit einer Schlussfolgerung abschließen. Schauen wir uns an, wie Sie jeden Teil Schritt für Schritt rationalisieren können.

Bei der Eröffnung geht es darum, sich einzuleben und Erwartungen zu wecken. Wenn Sie diesen Teil richtig gestalten, haben Sie viel bessere Chancen auf ein erfolgreiches Gespräch.

Hier sind die wichtigsten Punkte, die im ersten Teil des Vorstellungsgesprächs Beachtung finden sollten:

Nachdem sich beide Parteien miteinander vertraut gemacht haben, ist es nun an der Zeit, mit dem eigentlichen Vorstellungsgespräch zu beginnen.

Idealerweise haben Sie hierzu eine Liste von Fragen vorbereitet (siehe Infografik oben), die genau die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen abfragen.

Wenn Sie diese im Vorfeld vorbereiten, wird Ihr Vorstellungsgespräch gut strukturiert sein. Und wenn Sie allen Kandidat:innen die gleichen Fragen stellen, können Sie sie leichter miteinander vergleichen, um die Auswahl weiter einzugrenzen.

Vergessen Sie nicht, während des Gesprächs Notizen zu machen und kündigen Sie diese Absicht vorher an. Machen Sie deutlich, dass das nicht als schlechtes Zeichen missverstanden werden sollte. Konzentrieren Sie sich zudem nicht nur auf die Antworten, sondern auch auf die Körpersprache der Kandidat:innen.

Fragen Sie Ihre Kandidat:innen, ob sie auch Fragen an Sie haben. Damit wird nicht nur getestet, ob sie sich ausreichend vorbereitet und über Ihr Unternehmen informiert haben, sondern sie haben auch die Möglichkeit, herauszufinden, ob sie Ihr Unternehmen attraktiv finden.

Versuchen Sie, die Uhr im Auge zu behalten. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Sie zu viel Zeit auf einen einzelnen Gesprächspunkt verwenden. Genau wie Kandidat:innen viel zu detaillierte Antworten geben können, ist es auch möglich, dass Sie selbst zu viel reden.

Bleiben Sie auf die Antworten fokussiert, die Sie suchen. Auch wenn es in Ordnung ist, manchmal etwas vom Thema abzuschweifen, sollten Sie versuchen, das Vorstellungsgespräch immer wieder in die richtige Richtung zu lenken.

Fast geschafft! Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Kandidat:innen zu bewerten und eine Entscheidung zu treffen.

Wir raten Ihnen außerdem dazu, Ihre eigene Arbeit immer wieder zu überprüfen, um herauszufinden, ob und wo es Verbesserungspotenzial geben könnte, und Ihren Bewerbungsprozess stetig weiter zu verfeinern.

Denken Sie daran, dass Schnelligkeit im Interviewprozess entscheidend ist. Je weniger Zeit bis zur Einstellung vergeht, desto besser. Andernfalls riskieren Sie, dass Ihr:e Kandidat:in das Verfahren abbricht, bevor Sie ein Angebot vorlegen können.

Je nach Anzahl der Kandidat:innen, mit denen Sie Vorstellungsgespräche führen, sollten Sie versuchen, Ihre Entscheidung spätestens innerhalb von 72 Stunden mitzuteilen. Wenn Sie eine Woche warten, hat Ihr:e Kandidat:in vielleicht schon ein Angebot von Ihrem Konkurrenten erhalten.

Wie treffen Sie also eine Entscheidung?

Es ist an der Zeit, Ihre:n Kandidat:in über Ihre Entscheidung zu informieren. Auch wenn Sie sich entscheiden, ihn oder sie nicht weiter zu berücksichtigen, raten wir Ihnen, Ihre:n Kandidat:in immer zu informieren und den Grund für Ihre Entscheidung mitzuteilen.

Studien haben gezeigt, dass abgelehnte Bewerber:innen, die kein Feedback erhalten haben, sich mit einer doppelt so hohen Wahrscheinlichkeit nicht mehr bei Ihrem Unternehmen bewerben oder mit diesem Geschäfte machen werden.

Sobald Sie dem oder der Bewerber:in ein Jobangebot übermittelt haben, ist der Interviewprozess offiziell abgeschlossen. Hier noch einige abschließende Hinweise, die Sie beachten sollten: