Wie Trigon Gruppe aus Recruiting-Chaos eine strukturierte Pipeline machte

Die Trigon Gruppe ist ein Berliner Immobilienunternehmen und verwaltet und vermietet über 6.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten in Deutschland, von Mehrfamilienhäusern bis zu Gewerbeflächen. Bei einem Portfolio dieser Größe hört das Einstellen nie auf: Das Unternehmen sucht laufend Personal, von Hausmeisterei und Gartenpflege bis zu Objektverwaltung und kaufmännischen Fachkräften. Mit einem dreiköpfigen HR-Team und ohne Bewerbermanagementsystem gingen Bewerbungsdaten zwischen Indeed, E-Mail und verstreuten Postfächern verloren. Acht Monate nach der Einführung von Join als erstem eigenen System hatte das Team 101 laufende und abgeschlossene Ausschreibungen, vollständigen Überblick über jede Bewerbung und mehr Einstellungen als vorher, alles ohne formale Einarbeitung und ohne IT-Aufwand.

Die Herausforderung: Verstreut, manuell und mit Datenverlust

Als Cengizhan Akan zum HR-Team der Trigon Gruppe kam, sah das Recruiting genau so aus, wie man es von einer Organisation ohne eigenes System erwartet: verstreut, manuell und undicht. Trigon verwaltet tausende Objekte in Deutschland und stellt fortlaufend ein, aber die Werkzeuge dahinter hatten mit dem Portfolio nicht Schritt gehalten.

Bewerbungsdaten über Kanäle verteilt, ohne verlässliche Quelle. Bewerbungen kamen über Indeed, per E-Mail, über verschiedene weitere Portale. Nichts lief in einem System zusammen. „Wir hatten keinen Überblick, woher Bewerbungen kamen oder wo die Daten landeten”, sagt Cengizhan. Informationen gingen zwischen den Kanälen verloren, und das Team konnte Herkunft oder Status einer Bewerbung nicht zuverlässig nachvollziehen.

Verlorene Bewerbungen und fehlende Ordnung bremsten das Team. Ohne zentrale Pipeline verschwanden Angaben. Rückmeldungen blieben aus. Das dreiköpfige Team suchte Informationen, statt sie zu bewerten. „Es war ein bisschen Chaos”, sagt Cengizhan. „Wir konnten den Stand der Bewerbungen nicht nachhalten, und das machte gute Entscheidungen schwerer.”

Zu wenige Bewerbungen schränkten die Auswahl ein. Ohne strukturierten Weg, gleichzeitig auf mehreren Jobbörsen zu veröffentlichen, und mit begrenzter Reichweite kamen pro Stelle weniger Bewerbungen als nötig. Besetzungen dauerten länger, weil der Kreis kleiner war, und der Druck ließ weder bei gewerblichen noch bei kaufmännischen Stellen nach.

Ein papiergeprägtes Umfeld, in dem komplexe Tools nicht überlebt hätten. Viele Abläufe bei Trigon laufen auf Papier, was für zahlreiche mittelständische Immobilienunternehmen Realität ist. Auch Kolleg:innen ohne ausgeprägte Digitalerfahrung mussten das System nutzen. Jede Lösung, die tiefe technische Einrichtung, wochenlange Schulungen oder IT-Freigaben verlangt hätte, wäre aufgegeben worden, bevor sie Wirkung zeigt. Cengizhan wusste das von Anfang an: Einfachheit war keine Vorliebe, sondern Bedingung.

„Es hatte alle Funktionen, von denen wir profitieren, war leicht zu verstehen, auf Deutsch verfügbar und nicht zu komplex oder IT-lastig. Deshalb habe ich mich für Join entschieden.”

Die Lösung: Ein Tool, das vom ersten Öffnen an funktionierte

Cengizhan wusste aus früherer Recruiting-Erfahrung, dass ein eigenes System die Kernprobleme löst. Er prüfte mehrere Plattformen selbst, wählte zwei aus und testete sie über mehrere Wochen kostenlos mit ein paar Probestellen.

Join gewann an drei konkreten Punkten: Es war auf Deutsch verfügbar, es war einfach genug, dass keine formale Einarbeitung nötig wurde, und es brauchte für den Start keine IT. „Ich habe es ausprobiert, verstanden, und es hat einfach gepasst”, sagt Cengizhan. Nach einer Vorstellung bei seiner Führungskraft und einem Demo-Termin mit dem Join-Team kam die Freigabe ohne Widerstand.

Jede Bewerbung in einer Pipeline statt in verstreuten Postfächern

Vor Join hieß eine Bewerbung nachzuvollziehen: Indeed prüfen, E-Mails durchsuchen und hoffen, dass nichts durchgefallen war. Heute landet jede Bewerbung, egal über welchen Kanal, in der Pipeline der jeweiligen Stelle. Das Team sieht jeden Status auf einen Blick. Cengizhan betreut bis zu 15 Stellen gleichzeitig, und auch Kolleg:innen mit weniger Digitalerfahrung finden sich zurecht, um Notizen zu hinterlegen, Kontakt aufzunehmen und Anzeigen anzupassen.

Mehr Bewerbungen durch verlässliches Multiposting

Trigons größtes Problem war die Reichweite. Indeed allein genügte nicht. Mit Multiposting geht jede Stelle automatisch an angebundene Jobbörsen, darunter Indeed, die Arbeitsagentur und Stepstone. Das Ergebnis waren deutlich mehr Bewerbungen pro Stelle als vorher, sowohl bei objektnahen als auch bei leitenden Positionen. „Wir bekommen definitiv viel mehr qualifizierte Bewerbungen als früher”, sagt Cengizhan. „Und wir haben seit Join mehr Menschen eingestellt.”

Selbsterklärend statt Schulungstermin

Cengizhan brauchte keine Einarbeitung. „Es gab nichts, worin man eingearbeitet werden musste. Ich habe einfach angefangen”, sagt er. Sein Team konnte sofort Stellen anlegen und veröffentlichen, per E-Mail direkt aus Join mit Bewerbenden kommunizieren und über Kandidatenprofile jede Bewerbung nachhalten.

Für ein Unternehmen mit papiergeprägten Abläufen und begrenzter Digitalisierung zählt das enorm. Join verlangte nicht, dass Trigon die Arbeitsweise über Nacht ändert. Es lieferte Nutzen im bestehenden Umfeld und ließ Raum, mit steigender Digitalkompetenz weitere Funktionen zu erschließen.

Screening-Fragen sortieren Unpassendes früh aus

Bei einem Team, das von Hausmeisterei bis zur qualifizierten Objektverwaltung sucht, ist nicht jede Bewerbung relevant. Über Screening-Fragen filtert Cengizhan Grundvoraussetzungen wie Sprachkenntnisse und Standort vorab. Unpassende Profile werden markiert, bevor das Team Zeit in die Durchsicht steckt.

„Vor Join war unser Recruiting-Setup eine Katastrophe. Wir wussten nicht, woher Kandidat:innen kamen, und hatten keine Möglichkeit, sie nachzuhalten.”

Die Ergebnisse: Ein strukturierter Recruiting-Betrieb ohne Unterbrechung

Acht Monate nach der Einführung von Join als erstem eigenen System läuft das gesamte Recruiting des dreiköpfigen HR-Teams über eine Plattform, und der Unterschied zu vorher ist unmittelbar und messbar.

Ein strukturierter, dauerhaft laufender Recruiting-Betrieb, von null aufgebaut. In acht Monaten kam das Team von einzelnen Indeed-Anzeigen zu einem verlässlichen Betrieb mit bis zu 15 laufenden Stellen gleichzeitig, von der Reinigung bis zu kaufmännischen Fachstellen. Eine Stelle anzulegen dauert Minuten: eine frühere Anzeige kopieren, Details anpassen, veröffentlichen. Die wachsende Sammlung früherer Anzeigen dient als Vorlagenbibliothek für künftige Besetzungen.

Vollständiger Überblick: jede Bewerbung, jede Quelle, an einem Ort. Jede Bewerbung landet in der Pipeline der jeweiligen Stelle, unabhängig davon, ob sie über Indeed, Stepstone oder einen anderen Kanal kam. Das Team prüft, kommuniziert und verfolgt den Fortschritt in einem System. Keine verlorenen Daten mehr und kein Rätseln, über welches Portal sich jemand beworben hat.

Mehr Einstellungen als vorher, bei gewerblichen und kaufmännischen Stellen. Mit größerer Reichweite durch Multiposting und vollem Einblick in die Pipeline besetzt das Team Stellen schneller und verlässlicher als vor Join. Die Verbesserung zieht sich durch das gesamte Spektrum, von Objektbetreuung und Instandhaltung bis zu Verwaltung und kaufmännischen Rollen.

Über die Kennzahlen hinaus hat Join die Zusammenarbeit im Recruiting verändert. Cengizhan und seine Kolleg:innen arbeiten täglich im System, halten Daten aktuell und stimmen sich mit Hiring Manager:innen über eine gemeinsame Pipeline ab statt über E-Mail-Ketten.

Mit der wachsenden Digitalisierung bei Trigon erschließt sich Cengizhan weitere Funktionen. Bewertungssysteme wie Scorecards und Assessments sowie KI-gestützte Optimierung von Stellenanzeigen stehen auf seiner Liste. Während Trigon weiter wächst, ist Join darauf ausgelegt, mitzuwachsen.

Die Trigon Gruppe zeigt, dass es weder eine große HR-Abteilung noch ein hochdigitales Umfeld braucht, um strukturiert und wirksam einzustellen. Es braucht ein Tool, das funktioniert, sobald man es öffnet.