Trigon Gruppe plaatste 101 vacatures met zijn eerste recruitmentsysteem

Trigon Gruppe beheert en verhuurt meer dan zesduizend woningen en bedrijfspanden in Duitsland. Het driekoppige HR-team werft daardoor doorlopend voor heel verschillende functies, van facilitaire medewerkers en hoveniers tot vastgoedbeheerders en commerciële specialisten. Toen recruiter Cengizhan Akan begon, ontbrak een recruitmentsysteem dat die instroom bij elkaar hield.

Verspreide kandidaatdata in een papiergerichte omgeving

Sollicitaties kwamen via Indeed, e-mail en andere portalen binnen. Er was geen centraal overzicht van de herkomst of status van een kandidaat. Informatie raakte zoek, opvolging bleef liggen en HR besteedde tijd aan het terugvinden van dossiers in plaats van aan de beoordeling ervan.

De omgeving was bovendien nog sterk op papier gericht. Een systeem dat weken implementatie, IT-ondersteuning of uitgebreide training vereiste, zou voor een deel van het team niet werkbaar zijn geweest. Eenvoud was daarom een voorwaarde, geen voorkeur.

Testen, kiezen en direct zelf beginnen

Cengizhan vergeleek meerdere systemen, selecteerde er twee en testte Join enkele weken met een paar vacatures. De Duitstalige interface, de beschikbare functies en de beperkte technische drempel gaven de doorslag. Na een demonstratie en goedkeuring van zijn manager kon het team zonder formele onboardingsessie beginnen.

Nieuwe sollicitaties komen nu per vacature in één recruitmentpipeline. Ook collega’s met minder digitale ervaring kunnen notities toevoegen, kandidaten benaderen en vacatureteksten aanpassen. Via multiposting bereikt Trigon onder meer Indeed, Stepstone en de Duitse Arbeitsagentur. Met uitsluitingsvragen toetst het team vooraf of kandidaten aan praktische eisen zoals taalvaardigheid en locatie voldoen.

Na acht maanden: 101 vacatures in één overzicht

In de eerste acht maanden maakte Trigon 101 actieve en afgeronde vacatureplaatsingen aan en beheerde het team maximaal vijftien functies tegelijk. Volgens Cengizhan kwamen er meer passende sollicitaties binnen en nam het bedrijf meer mensen aan dan vóór Join, voor zowel praktische als kantoorfuncties.

Nul onboardingsessies betekent niet dat software de selectie overneemt. Het betekent dat het HR-team zonder implementatieproject kon starten en de werkwijze stap voor stap kon uitbreiden. Cengizhan onderzoekt nu beoordelingsformulieren, assessments en ondersteuning bij functieomschrijvingen; de basis blijft het overzicht dat daarvoor ontbrak.