Comment Trigon Gruppe a transformé un recrutement chaotique en pipeline structuré

Trigon Gruppe est une société immobilière berlinoise qui gère et loue plus de 6 000 logements et locaux commerciaux en Allemagne, de l’immeuble d’habitation aux surfaces professionnelles. Avec un portefeuille de cette taille, le recrutement ne s’arrête jamais : l’entreprise cherche en continu, de l’entretien des bâtiments et des espaces verts à la gestion immobilière et aux profils administratifs. Avec une équipe RH de trois personnes et aucun logiciel de suivi des candidatures (ATS), les données se perdaient entre Indeed, l’e-mail et des boîtes de réception dispersées. Huit mois après l’adoption de Join comme premier outil dédié, l’équipe comptait 101 offres en ligne ou clôturées, une visibilité complète sur chaque candidature et plus de recrutements qu’avant, tout cela sans formation et sans intervention informatique.

Le défi : éparpillé, manuel, et perméable

Quand Cengizhan Akan a rejoint l’équipe RH de Trigon Gruppe, le recrutement ressemblait exactement à ce qu’on attend d’une organisation qui n’a jamais eu d’outil dédié : éparpillé, manuel, et perméable. Trigon gère des milliers de biens en Allemagne et recrute en continu, mais les outils derrière ce recrutement n’avaient pas suivi le portefeuille.

Des données de candidature dispersées, sans source fiable. Les candidatures arrivaient via Indeed, par e-mail, par divers autres portails. Rien ne convergeait dans un système unique. « Nous n’avions aucune visibilité sur l’origine des candidatures, ni sur l’endroit où les données finissaient », dit Cengizhan. Des informations glissaient entre les mailles, et l’équipe n’avait aucun moyen fiable de retracer l’origine ou le statut d’un dossier.

Des candidatures perdues et un manque d’organisation qui pesaient sur l’équipe. Sans pipeline central, des informations disparaissaient. Des relances tombaient. L’équipe de trois personnes passait son temps à chercher au lieu d’évaluer. « C’était un peu le chaos », dit Cengizhan. « Nous n’arrivions pas à suivre l’état des candidatures, et ça rendait les bonnes décisions plus difficiles. »

Un volume de candidatures trop faible qui limitait les options. Sans moyen structuré de publier sur plusieurs plateformes en même temps, et avec une portée limitée, l’équipe recevait moins de candidatures par poste qu’il n’en fallait. Les recrutements prenaient plus de temps parce que le vivier était plus petit, et la pression ne retombait ni sur les postes techniques ni sur les postes administratifs.

Un environnement très papier, où un outil complexe n’aurait pas survécu. Beaucoup de processus chez Trigon fonctionnent sur papier, ce qui est la réalité de nombreuses sociétés immobilières de taille moyenne. Des collègues sans grande aisance numérique devaient aussi utiliser le système. Tout outil exigeant une configuration technique poussée, des semaines de formation ou des validations informatiques aurait été abandonné avant de produire un résultat. Cengizhan le savait dès le départ : la simplicité n’était pas une préférence, mais une condition.

« Il avait toutes les fonctionnalités dont nous pouvions profiter, il était facile à comprendre, disponible en allemand, et pas trop complexe ni trop technique. C’est pour ça que j’ai choisi Join. »

La solution : un outil qui fonctionne dès qu’on l’ouvre

Cengizhan savait, par expérience, qu’un outil dédié réglerait les problèmes de fond. Il a étudié plusieurs plateformes de son côté, en a retenu deux, et les a testées gratuitement pendant plusieurs semaines sur quelques postes d’essai.

Join a gagné sur trois critères concrets : disponible en allemand, assez simple pour qu’aucune formation ne soit nécessaire, et sans besoin d’intervention informatique pour démarrer. « Je l’ai essayé, je l’ai compris, et c’était logique », dit Cengizhan. Après une présentation à son responsable et une démonstration avec l’équipe Join, la validation est venue sans résistance.

Chaque candidature dans un pipeline plutôt que dans des boîtes dispersées

Avant Join, suivre une candidature voulait dire vérifier Indeed, fouiller les e-mails et espérer que rien n’avait disparu. Aujourd’hui, chaque candidature, quelle que soit sa source, arrive dans le pipeline du poste concerné. L’équipe voit chaque statut d’un coup d’œil. Cengizhan gère jusqu’à 15 postes en parallèle, et même les collègues les moins à l’aise avec le numérique s’y retrouvent pour déposer des notes, contacter les candidat·e·s et ajuster les annonces.

Plus de candidatures grâce à un multi-posting fiable

Le principal problème de Trigon était la portée. Indeed seul ne suffisait pas. Avec le multi-posting, chaque poste est automatiquement diffusé vers les plateformes intégrées, dont Indeed, l’agence fédérale pour l’emploi (Arbeitsagentur) et Stepstone. Résultat : nettement plus de candidatures par poste qu’avant, aussi bien sur les fonctions de terrain que sur les postes d’encadrement. « Nous recevons clairement beaucoup plus de candidatures de qualité qu’avant », dit Cengizhan. « Et nous avons recruté davantage depuis que nous avons Join. »

Une prise en main autonome, sans session de formation

Cengizhan n’a pas eu besoin d’accompagnement. « Il n’y avait rien sur quoi être formé. J’ai simplement commencé à l’utiliser », dit-il. Son équipe a pu immédiatement créer et publier des offres, communiquer par e-mail directement depuis Join et suivre chaque dossier grâce aux fiches candidat.

Pour une entreprise aux processus papier et à la digitalisation limitée, cela compte énormément. Join n’a pas exigé que Trigon change sa façon de travailler du jour au lendemain : il a apporté de la valeur dans l’environnement existant tout en laissant de la place pour aller plus loin à mesure que l’aisance numérique de l’équipe progresse.

Des questions de préselection qui écartent tôt les profils hors critères

Pour une équipe qui recrute de l’entretien des bâtiments à la gestion immobilière qualifiée, toutes les candidatures ne sont pas pertinentes. Les questions de préselection permettent à Cengizhan de filtrer en amont sur l’essentiel, comme la langue et la localisation. Les profils hors critères sont signalés avant que l’équipe n’y consacre du temps.

« Avant Join, notre organisation de recrutement était une catastrophe. Nous ne savions pas d’où venaient les candidatures, ni comment les suivre. »

Les résultats : un recrutement structuré et continu

Huit mois après l’adoption de Join comme premier outil dédié, toute l’activité de recrutement de l’équipe RH de trois personnes passe par un seul système, et la différence avec la situation précédente est immédiate et mesurable.

Un recrutement structuré et continu, bâti de zéro. En huit mois, l’équipe est passée d’annonces Indeed ponctuelles à une activité régulière, avec jusqu’à 15 postes en ligne en même temps, du nettoyage aux fonctions administratives qualifiées. Créer un poste prend quelques minutes : copier une annonce précédente, ajuster les détails, publier. La bibliothèque grandissante d’anciennes annonces sert de banque de modèles pour les recrutements suivants.

Une visibilité complète : chaque candidature, chaque source, au même endroit. Chaque candidature arrive dans le pipeline du poste concerné, qu’elle vienne d’Indeed, de Stepstone ou d’un autre canal. L’équipe examine, échange et suit l’avancement dans un seul système. Plus de données perdues, plus de doute sur le portail d’origine.

Plus de recrutements qu’avant, sur les postes techniques comme administratifs. Avec une portée élargie par le multi-posting et une vue complète du pipeline, l’équipe pourvoit les postes plus vite et plus régulièrement qu’avant Join. L’amélioration couvre tout l’éventail, de l’entretien et de la maintenance à la gestion immobilière et aux fonctions administratives.

Au-delà des chiffres, Join a changé la façon dont l’équipe collabore. Cengizhan et ses collègues travaillent chaque jour dans le système, tiennent les dossiers à jour et se coordonnent avec les managers via un pipeline partagé plutôt que par chaînes d’e-mails.

À mesure que la digitalisation interne progresse, Cengizhan explore l’ensemble des fonctionnalités. Les systèmes d’évaluation comme les grilles d’évaluation et les tests, ainsi que l’optimisation des offres d’emploi assistée par IA, figurent sur sa liste. Pendant que Trigon continue de grandir, Join est conçu pour grandir avec lui.

Trigon Gruppe montre qu’il ne faut ni un grand service RH ni un environnement très digitalisé pour recruter de façon structurée et efficace. Il faut un outil qui fonctionne dès qu’on l’ouvre.