Cómo Trigon Gruppe convirtió el caos en un pipeline estructurado con su primer ATS

Trigon Gruppe es una inmobiliaria berlinesa que gestiona y alquila más de 6.000 viviendas y locales comerciales en Alemania, desde bloques de pisos hasta superficies profesionales. Con una cartera de ese tamaño, la contratación no se detiene: la empresa busca de forma continua, desde mantenimiento de edificios y jardinería hasta gestión inmobiliaria y perfiles administrativos. Con un equipo de RR. HH. de tres personas y sin ATS, los datos se perdían entre Indeed, el correo y bandejas de entrada dispersas. Ocho meses después de adoptar Join como su primera herramienta dedicada, el equipo tenía 101 ofertas publicadas o cerradas, visibilidad completa de cada candidatura y más contrataciones que antes, todo sin formación y sin intervención informática.

El reto: disperso, manual y con fugas

Cuando Cengizhan Akan se incorporó al equipo de RR. HH. de Trigon Gruppe, la contratación era exactamente lo que cabe esperar de una organización que nunca ha tenido una herramienta dedicada: dispersa, manual y con fugas. Trigon gestiona miles de inmuebles en Alemania y contrata sin parar, pero las herramientas detrás de esa contratación no habían seguido el ritmo de la cartera.

Datos de candidatura repartidos por canales, sin una fuente fiable. Las candidaturas llegaban por Indeed, por correo, por otros portales. Nada confluía en un sistema único. «No teníamos visibilidad de dónde venían las candidaturas ni de dónde acababan los datos», dice Cengizhan. La información se colaba entre las grietas, y el equipo no tenía forma fiable de rastrear el origen o el estado de un expediente.

Candidaturas perdidas y falta de orden que lastraban al equipo. Sin un pipeline central, había información que desaparecía. Se caían seguimientos. El equipo de tres personas se pasaba el tiempo buscando en lugar de valorando. «Era un poco el caos», dice Cengizhan. «No conseguíamos seguir el estado de las candidaturas, y eso hacía más difícil tomar buenas decisiones.»

Poco volumen de candidaturas, que limitaba las opciones. Sin una forma estructurada de publicar en varios portales a la vez, y con un alcance limitado, llegaban menos candidaturas por puesto de las necesarias. Cubrir un puesto llevaba más tiempo porque el grupo era menor, y la presión no bajaba ni en los puestos técnicos ni en los administrativos.

Un entorno muy de papel, donde una herramienta compleja no habría sobrevivido. Muchos procesos en Trigon funcionan en papel, algo que es la realidad de muchas inmobiliarias medianas. Compañeros y compañeras sin mucha soltura digital también tenían que usar el sistema. Cualquier herramienta que exigiera configuración técnica profunda, semanas de formación o aprobaciones informáticas se habría abandonado antes de dar resultado. Cengizhan lo sabía desde el principio: la sencillez no era una preferencia, era una condición.

«Tenía todas las funciones de las que podíamos sacar partido, era fácil de entender, estaba disponible en alemán y no era demasiado complejo ni demasiado técnico. Por eso elegí Join.»

La solución: una herramienta que funcionó desde que la abrió

Cengizhan sabía por experiencia que una herramienta dedicada resolvería los problemas de fondo. Estudió varias plataformas por su cuenta, se quedó con dos y las probó gratis durante varias semanas con un par de puestos de prueba.

Join ganó por tres criterios concretos: estaba disponible en alemán, era lo bastante sencillo para no necesitar formación y no requería informática para arrancar. «Lo probé, lo entendí y tenía sentido», dice Cengizhan. Tras presentarlo a su responsable y una demostración con el equipo de Join, la aprobación llegó sin resistencia.

Cada candidatura en un pipeline en lugar de bandejas dispersas

Antes de Join, seguir una candidatura significaba mirar Indeed, rebuscar en el correo y esperar que nada hubiera desaparecido. Hoy cada candidatura, venga por donde venga, entra en el pipeline del puesto correspondiente. El equipo ve cada estado de un vistazo. Cengizhan lleva hasta 15 puestos a la vez, y hasta las personas con menos soltura digital se manejan para dejar notas, contactar y ajustar anuncios.

Más candidaturas gracias a un multiposting fiable

El mayor problema de Trigon era el alcance. Indeed por sí solo no bastaba. Con el multiposting, cada puesto se distribuye automáticamente a los portales integrados, entre ellos Indeed, la agencia federal de empleo (Arbeitsagentur) y Stepstone. El resultado: bastantes más candidaturas por puesto que antes, tanto en funciones de campo como de gestión. «Está claro que recibimos muchas más candidaturas de calidad que antes», dice Cengizhan. «Y hemos contratado a más gente desde que tenemos Join.»

Puesta en marcha autónoma, sin sesiones de formación

Cengizhan no necesitó acompañamiento. «No había nada en lo que formarse. Simplemente empecé a usarlo», dice. Su equipo pudo crear y publicar ofertas de inmediato, comunicarse por correo directamente desde Join y seguir cada expediente con las fichas de candidatura.

Para una empresa con procesos en papel y digitalización limitada, eso cuenta muchísimo. Join no exigió que Trigon cambiara su forma de trabajar de un día para otro: aportó valor en el entorno existente y dejó margen para ir a más a medida que crece la soltura digital del equipo.

Preguntas de criba que apartan pronto lo que no encaja

Para un equipo que contrata desde mantenimiento hasta gestión inmobiliaria cualificada, no todas las candidaturas son pertinentes. Las preguntas de criba permiten a Cengizhan filtrar por adelantado lo esencial, como idioma y ubicación. Los perfiles fuera de criterio se marcan antes de que el equipo invierta tiempo en revisarlos.

«Antes de Join, nuestra organización de contratación era una catástrofe. No sabíamos de dónde venían las candidaturas ni cómo seguirlas.»

Los resultados: una contratación estructurada y continua

Ocho meses después de adoptar Join como su primera herramienta dedicada, toda la actividad de contratación del equipo de tres personas pasa por un solo sistema, y la diferencia con la situación anterior es inmediata y medible.

Una contratación estructurada y continua, construida de cero. En ocho meses, el equipo pasó de anuncios puntuales en Indeed a una actividad regular, con hasta 15 puestos publicados a la vez, desde limpieza hasta funciones administrativas cualificadas. Crear un puesto lleva minutos: copiar un anuncio anterior, ajustar los detalles, publicar. La biblioteca creciente de anuncios antiguos sirve de banco de plantillas para las siguientes contrataciones.

Visibilidad completa: cada candidatura, cada origen, en el mismo sitio. Cada candidatura entra en el pipeline del puesto correspondiente, venga de Indeed, de Stepstone o de otro canal. El equipo revisa, se comunica y sigue el avance en un solo sistema. Ni datos perdidos ni dudas sobre el portal de origen.

Más contrataciones que antes, en puestos técnicos y administrativos. Con más alcance por el multiposting y una vista completa del pipeline, el equipo cubre puestos más rápido y de forma más constante que antes de Join. La mejora abarca todo el espectro, desde mantenimiento hasta gestión inmobiliaria y funciones administrativas.

Más allá de las cifras, Join ha cambiado cómo colabora el equipo. Cengizhan y sus compañeros trabajan a diario en el sistema, mantienen los expedientes al día y se coordinan a través de un pipeline compartido en lugar de cadenas de correo.

A medida que avanza la digitalización interna, Cengizhan explora el resto de funciones. Los sistemas de valoración como las plantillas de evaluación y las pruebas, además de la optimización de ofertas de empleo con ayuda de IA, están en su lista. Mientras Trigon sigue creciendo, Join está pensado para crecer con él.

Trigon Gruppe demuestra que no hacen falta un gran departamento de RR. HH. ni un entorno muy digitalizado para contratar de forma estructurada y eficaz. Hace falta una herramienta que funcione en cuanto la abres.