Time to fill (invultijd) loopt vanaf het moment dat een vacature opengaat tot de aangenomen kandidaat het aanbod accepteert. Time to hire (aanstellingstijd) begint pas wanneer die kandidaat in je proces komt, en stopt ook zodra die het aanbod accepteert. De eerste zegt hoe lang een plek leeg bleef, de tweede hoe snel je proces liep zodra de juiste persoon erin zat. Of je de goede persoon hebt aangenomen, zegt geen van beide.
Welke klok je wanneer gebruikt
| Time to fill | Time to hire | |
|---|---|---|
| Start | Vacature goedgekeurd of gepubliceerd | Sollicitatie, benadering of doorverwijzing van de aangenomen kandidaat |
| Stop | Aanbod geaccepteerd | Aanbod geaccepteerd |
| Volgt | De functie | Eén kandidaat |
De precieze begin- en eindpunten verschillen per systeem. In onze begrippenlijst beginnen time to hire en time to fill daarom met een vaste definitie. Leg die van jou ook vast, en houd hem een heel jaar aan.
Een fictief voorbeeld. Je vacaturetekst staat op 2 juni online. De kandidaat die je uiteindelijk aanneemt, solliciteert op 16 juni en accepteert op 3 juli. Time to fill: 31 dagen. Time to hire: 17 dagen. De 14 dagen daartussen verstreken nog voordat die kandidaat solliciteerde. In die weken had de kandidaat je vacature nog niet gezien, of wel gezien en niet gereageerd. Een groot verschil tussen de twee klokken wijst dus op je vacaturetekst en de kanalen waar die staat. Een klein verschil met een lange time to hire wijst op het proces zelf.
Let ook op wat de markt met de invultijd doet. Volgens het CBS waren er in het tweede kwartaal van 2026 voor elke 100 werklozen 95 vacatures (seizoengecorrigeerd). Hoe krapper de markt, hoe langer vacatures openstaan, ook als je team alles goed doet. Time to fill neemt die krapte volledig mee. Time to hire minder, want de klok start pas als er een kandidaat is. Vergelijk je invultijd daarom met eerdere kwartalen in dezelfde functiegroep, niet met een landelijk getal.
Vier maatstaven die naast de klokken horen
Beide klokken tonen een totaal. Deze vier laten zien waar dat totaal vandaan komt en of de aanname goed uitpakt.
- Wachttijd per fase. Hoeveel dagen zit een kandidaat in elke fase? Twee momenten verdienen extra aandacht: de tijd tot het eerste gesprek met iemand die aan de harde eisen voldoet, en de tijd tussen het laatste gesprek en een besluit. Het eerste zegt iets over werving en screening, het tweede over agenda’s en akkoorden. Met een gestructureerd sollicitatiegesprek en vooraf afgesproken beoordelingscriteria wordt dat tweede moment korter.
- Conversie per fase. Deel het aantal kandidaten dat doorgaat door het aantal dat de fase binnenkwam. Slaan veel kandidaten je aanbod af, dan vraagt dat om een andere ingreep dan uitval vóór het eerste gesprek. Uitsluitingsvragen vóór het cv helpen bij dat laatste.
- Aannames per bron. Tel per kanaal de aangenomen kandidaten en deel door het aantal sollicitaties uit dat kanaal. Het kanaal met de meeste sollicitaties is niet automatisch het kanaal waar je de meeste aannames uit haalt. Of die aannames ook blijven, zie je pas bij de vierde maatstaf.
- Quality of hire. De kwaliteit van een aanname willen veel teams meten, maar weinigen lukt het. Uit LinkedIns Future of Recruiting 2025 blijkt dat 89% van de recruitmentprofessionals verwacht dat het meten ervan belangrijker wordt, terwijl maar 25% er veel vertrouwen in heeft dat hun organisatie het kan. Voor een mkb-bedrijf werkt een eenvoudige benadering: hoeveel van je nieuwe mensen zijn er na 90 dagen en na twaalf maanden nog, en zou hun leidinggevende ze opnieuw aannemen?
Waar het meten misgaat
Veel teams maken van snelheid een doel. Dan wordt het wat Eric Ries in Harvard Business Review een vanity metric noemde: een getal dat er goed uitziet, maar waar je geen beslissing op kunt baseren. Wie alleen op een lagere time to hire stuurt, schrapt als eerste de referentiecheck en de tweede mening. Juist die stappen beschermen de kwaliteit van de aanname.
Wie de klokken alleen over vervulde vacatures berekent, mist de lastigste: een vacature die het hele kwartaal openstaat, komt in geen enkel gemiddelde voor. Zet het aantal openstaande vacatures daarom altijd naast je mediane invultijd, samen met het aantal aannames waarop die mediaan rust.
En wie halverwege het jaar de definitie verandert, laat de trendlijn twee verschillende maten vergelijken.
Join verkoopt een applicant tracking system (ATS), dus houd daar rekening mee als je ons advies leest. De recruitmentanalytics van Join is nog in ontwikkeling. Wat het systeem nu al vastlegt: op het tabblad Postings van een vacature zie je hoeveel kandidaten en klikken elke vacaturesite opleverde. In het kandidaatprofiel staat per sollicitatie via welk kanaal en op welke datum iemand binnenkwam, en het activiteitenlog zet een tijdstempel bij elke faseverandering. Op de abonnementen Advanced en Enterprise exporteer je sollicitaties naar CSV of XLSX, één regel per sollicitatie, als basis voor je eigen spreadsheet. Een kant-en-klaar rapport met aannames per bron of conversie per fase is er nog niet. Het behoud na het eerste jaar haal je uit je personeelsadministratie.
Hoe je bepaalt welke kengetallen je bijhoudt, lees je in ons onderzoek naar recruitment-KPI’s.
