Quand une entreprise française parle de son délai de recrutement, elle parle presque toujours du time to fill : le temps écoulé entre l’ouverture du poste et l’acceptation de l’offre. Le time to hire, ou délai d’embauche, démarre plus tard, au moment où la personne finalement recrutée entre dans le processus, et s’arrête à la même acceptation. Le premier suit le poste, le second suit une candidature. Les deux mesurent la vitesse. Aucun ne dit si le recrutement était bon.
Deux horloges, une même ligne d’arrivée
| Time to fill (délai de recrutement) | Time to hire (délai d’embauche) | |
|---|---|---|
| Point de départ | Validation du besoin ou publication de l’offre d’emploi | Candidature, approche directe ou cooptation de la personne recrutée |
| Point d’arrivée | Acceptation de l’offre (parfois la date de prise de poste) | Acceptation de l’offre |
| Ce qu’il suit | Le poste | Une personne |
| Question posée | Combien de temps l’équipe a-t-elle fonctionné sans ce renfort ? | Combien de temps a duré le processus une fois la bonne personne entrée ? |
| Angle mort | Les postes encore ouverts en fin de période | Tout ce qui précède l’arrivée de cette candidature |
Les bornes exactes varient d’un outil à l’autre. Nos fiches de glossaire sur le délai d’embauche et le délai pour pourvoir un poste fixent une convention avant de donner la formule. Faites de même, par écrit, et gardez-la toute l’année.
Prenons un exemple fictif. L’offre est publiée le 13 janvier. La personne que vous recrutez postule le 9 février et accepte le 24 février. Time to fill : 42 jours. Time to hire : 15 jours. Les 27 jours d’écart se sont écoulés avant même sa candidature : pendant ce temps, elle n’avait pas encore vu l’annonce, ou l’avait vue sans postuler. Un écart important renvoie donc à l’annonce elle-même et aux canaux de diffusion. Un écart faible avec un time to hire long renvoie au processus : un retour qui traîne, un troisième entretien de trop, une offre d’embauche en attente de signature.
Pourquoi la moyenne rassure à tort
L’Apec mesure ce délai pour les cadres. Dans son étude Pratiques de recrutement des cadres 2023, le délai moyen de recrutement avait atteint 12 semaines, contre 11 en 2021 et 9 en 2020. Ce repère national est utile. Il montre aussi ce qu’un seul chiffre doit absorber.
D’abord, la moyenne mélange des postes incomparables. Trois postes de vente pourvus au printemps et un poste de contrôle de gestion ouvert depuis l’hiver ne racontent pas la même histoire, et un seul chiffre les écrase.
Ensuite, seuls les postes pourvus entrent dans le calcul. Tant que le poste de contrôle de gestion reste ouvert, il ne pèse rien dans le délai moyen ; le jour où il est enfin pourvu, il le fait exploser d’un coup. Le chiffre réagit avec un trimestre de retard au problème qu’il devait signaler.
Enfin, dès que la vitesse devient un objectif, le moyen le plus simple de l’améliorer consiste à recruter la première personne disponible. Le délai devient alors ce qu’Eric Ries appelait dans la Harvard Business Review en 2010 un indicateur de vanité : il flatte le tableau de bord sans dire quoi faire ensuite.
Suivre ce qui explique le délai
Gardez le time to fill et le time to hire comme contexte. Pour décider, suivez les mesures qui disent où le temps se perd et si la personne recrutée reste.
Le délai avant le premier entretien avec un profil qualifié
De la publication de l’offre au premier entretien avec quelqu’un qui remplit les critères indispensables. S’il s’allonge, le blocage se situe en amont : l’annonce, le choix des sites d’emploi, ou une pile de candidatures non traitées. La présélection par questions éliminatoires avant le CV sert précisément à vider cette pile.
Le taux de passage par étape
Quelle part des candidatures passe du tri à l’entretien, de l’entretien final à l’offre, de l’offre à l’acceptation ? Une étape faible indique où travailler. Beaucoup de refus d’offres signalent un problème de salaire ou d’attentes ; peu d’entretiens après le tri, un désaccord entre la personne qui trie et le ou la manager sur le profil recherché.
Le temps de décision après le dernier entretien
Le nombre de jours entre l’entretien final et la réponse. Les candidat·e·s qui ont d’autres pistes n’attendent pas. Ce délai dépend surtout des agendas et des circuits de validation, et un entretien structuré avec une grille d’évaluation fixée à l’avance le réduit, parce que le débat a lieu avant la réunion de décision.
Les recrutements par source
Comptez les recrutements par canal, puis divisez-les par le nombre de candidatures venues de ce canal. Le volume de candidatures récompense le site le plus bruyant ; le taux de recrutement par source désigne celui qui amène les personnes que vous embauchez vraiment et, croisé avec le maintien à douze mois, celui qui amène celles que vous gardez.
La qualité du recrutement
Tout le monde veut la mesurer, peu y parviennent. Selon le rapport Future of Recruiting 2025 de LinkedIn, 89 % des professionnel·le·s de l’acquisition de talents pensent que mesurer la qualité du recrutement va gagner en importance, mais seulement 25 % se disent très confiant·e·s dans la capacité de leur organisation à le faire. Pour une PME, une approximation suffit : parmi les personnes recrutées il y a un an, combien sont encore là, et les recruteriez-vous à nouveau ? Regardez la cohorte à 90 jours puis à douze mois. Le cabinet américain Work Institute indique que plus d’un tiers des nouvelles recrues quittent l’entreprise dans leur première année : c’est là qu’une mauvaise sélection apparaît en premier.
Les dates à saisir, et ce que Join enregistre déjà
Pas de projet de business intelligence. Quelques dates saisies de la même façon pour chaque candidature, des définitions stables, et une revue par trimestre.
Par candidature : date de candidature, source, date de chaque changement d’étape, date du dernier entretien, de la décision, de l’offre et de l’acceptation. Par poste : date d’ouverture et date à laquelle il est pourvu. Publiez une médiane accompagnée du nombre de recrutements qu’elle couvre, et la liste des postes encore ouverts à côté.
Join est un logiciel de suivi des candidatures (ATS), et son module d’analyse des recrutements est encore en développement. Ce que l’outil enregistre aujourd’hui couvre pourtant une partie du travail. L’onglet « Postings » d’une offre indique le nombre de candidatures et de clics apportés par chaque site d’emploi : c’est le dénominateur des recrutements par source. Le numérateur, lui, se compte à la main : le profil candidat affiche pour chaque candidature son canal (LinkedIn, par exemple) et sa date. Son journal d’activité horodate chaque changement d’étape, d’où vous tirez le temps de décision. Avec les formules Advanced et Enterprise, vous filtrez les candidatures par offre, statut de l’offre ou étape et les exportez en CSV ou XLSX, une ligne par candidature, pour reprendre vos calculs dans un tableur. Le maintien en poste à douze mois se lit dans le registre du personnel.
Pour choisir l’ensemble des indicateurs et vérifier que vos données permettent de les calculer, lisez notre étude sur les indicateurs de recrutement.
