El time to fill (tiempo de cobertura) empieza a contar cuando se abre la vacante y termina cuando alguien acepta la oferta. El time to hire (tiempo de contratación) empieza más tarde, cuando entra en el proceso la persona que acabarás contratando, y termina en la misma aceptación. El primero sigue al puesto; el segundo, a una candidatura. Nuestra tesis es sencilla: los dos sirven como contexto y ninguno debería ser un objetivo, porque ninguno te dice si la contratación salió bien.
Dos relojes que terminan el mismo día
| Time to fill | Time to hire | |
|---|---|---|
| Empieza | Al aprobarse o publicarse la oferta de empleo | Cuando la persona contratada se postula, la contactas o llega por recomendación |
| Termina | Al aceptar la oferta (hay equipos que usan la fecha de incorporación) | Al aceptar la oferta |
| Sigue a | El puesto | Una persona |
| Responde a | ¿Cuánto tiempo estuvo el equipo sin esa persona? | ¿Cuánto tardó el proceso una vez dentro la persona adecuada? |
| No ve | Las vacantes que siguen abiertas al cerrar el periodo | Todo lo que pasó antes de que llegara esa candidatura |
Los puntos exactos de inicio y fin cambian según la herramienta. Por eso nuestras entradas del glosario sobre tiempo de contratación y tiempo de cobertura de una vacante fijan primero una convención y solo después dan la fórmula. Haz lo mismo: escríbela y no la cambies a mitad de año.
Un ejemplo inventado lo deja claro. Publicas la oferta el 1 de abril. La persona a la que contratas se postula el 18 de abril y acepta el 8 de mayo. Time to fill: 37 días. Time to hire: 20 días. Los 17 días de diferencia pasaron antes de que esa persona se postulara: en ese tiempo aún no había visto el anuncio, o lo vio y no se animó. Si la distancia entre los dos números es grande, revisa el anuncio y los portales de empleo donde lo publicaste. Si es pequeña pero el time to hire es largo, el problema está dentro del proceso: valoraciones que nadie envía, una tercera entrevista innecesaria, una oferta esperando firma.
Lo que esconden los promedios
Los dos indicadores solo cuentan las vacantes que se cubren. El SEPE lo deja ver desde otro ángulo: según su informe El ajuste de la oferta y la demanda de empleo 2026, de las 95.340 vacantes analizadas en el cuarto trimestre de 2025, el 45,62 % seguía sin cubrir después de 90 días. Ninguna de esas vacantes aparece en el time to fill de una empresa hasta que se cubre, y algunas no aparecen nunca.
En tu equipo pasa lo mismo a pequeña escala. Si cubres rápido cuatro puestos sencillos y dejas dos difíciles abiertos todo el trimestre, tu media sale estupenda. Los puestos que te cuestan dinero no salen en el informe.
Y cuando la rapidez se convierte en meta, la forma más barata de mejorarla es contratar a quien esté disponible antes. Eric Ries describió el patrón general en Harvard Business Review en 2010: una métrica de vanidad queda bien en una presentación, pero no te dice qué hacer a continuación.
La objeción: la rapidez sí importa
Claro que importa. Quien tiene otras opciones no espera dos semanas a que decidas. Precisamente por eso no basta con una duración total. Te dice que fue lento, pero no dónde. Solo puedes acelerar si sabes en qué fase se pierde el tiempo. Y ningún reloj responde a la pregunta que de verdad importa: si la persona que contrataste rápido sigue en el equipo un año después.
Qué medir además del tiempo
Cuatro indicadores explican lo que pasa dentro de los dos relojes, y un quinto confirma después si acertaste.
- Tiempo hasta la primera entrevista con alguien que encaja. Desde que publicas hasta la primera entrevista con una persona que cumple los requisitos imprescindibles. Si se alarga, el atasco está antes de las entrevistas: el anuncio, los canales o una pila de candidaturas sin revisar. La criba con preguntas eliminatorias antes del CV sirve justo para vaciar esa pila.
- Conversión por fase. Qué porcentaje de candidaturas pasa de la criba a la entrevista, de la entrevista final a la oferta y de la oferta a la aceptación. Muchas ofertas rechazadas apuntan al salario o a expectativas mal planteadas. Pocas entrevistas tras la criba indican que quien criba y quien dirige el equipo buscan perfiles distintos.
- Días hasta decidir tras la última entrevista. Casi siempre depende de agendas y aprobaciones. Una entrevista estructurada con la ficha de valoración acordada de antemano lo acorta, porque el debate se hace antes de la reunión.
- Contrataciones por fuente. Cuenta las contrataciones de cada canal y divídelas entre las candidaturas que trajo. Las candidaturas por canal premian al portal más ruidoso; las contrataciones por canal, al más útil.
- Calidad de contratación. Según el informe Future of Recruiting 2025 de LinkedIn, el 89 % de los profesionales de captación de talento cree que medir la calidad de contratación ganará importancia, pero solo el 25 % se siente muy seguro de que su organización sepa hacerlo. Para una pyme basta una aproximación: de las personas que contrataste hace un año, ¿cuántas siguen y volvería a contratarlas su responsable? Revisa la cohorte a los 90 días y a los doce meses. La consultora estadounidense Work Institute calcula que más de un tercio de las nuevas incorporaciones se va durante el primer año, así que es ahí donde una mala selección se nota antes.
Cómo medirlo con lo que ya tienes
No necesitas un proyecto de business intelligence. Necesitas las mismas fechas para cada candidatura, definiciones fijas y una revisión trimestral.
Por candidatura, apunta: fecha de postulación, fuente, fecha de cada cambio de fase, última entrevista, decisión, oferta y aceptación. Por puesto: fecha de apertura y fecha de cobertura. Publica la mediana junto con el número de contrataciones que la sostienen y, al lado, la lista de vacantes aún abiertas.
Una aclaración, porque vendemos un ATS: el panel de analítica de selección de Join todavía está en desarrollo. Aun así, lo que la herramienta registra hoy da para empezar. La pestaña «Postings» de cada oferta muestra cuántas candidaturas y clics ha traído cada portal de empleo: ahí tienes el divisor de las contrataciones por fuente. Las contrataciones tendrás que contarlas a mano: el perfil de cada persona candidata indica por qué canal y en qué fecha llegó cada candidatura (LinkedIn, por ejemplo). El registro de actividad del perfil guarda con fecha y hora cada cambio de fase, y de ahí sale el tiempo de decisión. En los planes Advanced y Enterprise puedes filtrar las candidaturas por oferta, estado de la oferta o fase y exportarlas a CSV o XLSX, una fila por candidatura, como base para tu propia hoja de cálculo. La permanencia al año sale de los datos de personal, no de Join.
Si quieres elegir el conjunto completo de indicadores y comprobar si tus datos alcanzan para calcularlos, lee nuestro estudio sobre métricas de reclutamiento.
