Durée de conservation des candidatures

Une durée, tout le dossier

La durée de conservation d’une candidature n’est pas une règle sur les CV : c’est une règle sur tout ce que le recrutement a produit autour d’une personne. E-mails échangés, notes prises pendant l’entretien, grilles d’évaluation, messages transmis par le site d’emploi. Le jour où le délai expire, c’est cet ensemble qui doit disparaître ou être anonymisé, pas seulement le document PDF.

Le principe vient du RGPD : les données ne se conservent pas au-delà de ce que leur finalité justifie. Pour une candidature, la finalité s’éteint quand le poste est pourvu. La CNIL donne le repère chiffré dans sa fiche sur les durées de conservation : pour une personne non retenue, deux ans maximum en base active, sauf demande de suppression plus tôt.

Comment la fixer

Trois décisions, dans cet ordre. D’abord le délai lui-même : il se choisit avant de publier l’offre, pas au moment de trier les archives, et il doit pouvoir se justifier. Ensuite l’information : le délai retenu figure dans la mention d’information que lisent les candidat·e·s. Enfin l’exécution : quelqu’un, ou quelque chose, doit réellement supprimer les dossiers à l’échéance.

Le guide du recrutement de la CNIL, publié le 30 janvier 2023, consacre une fiche entière à ce point et le formule sans ambiguïté : les données collectées pendant un recrutement ne peuvent pas être conservées indéfiniment, et la durée doit être définie à l’avance. Prolonger au-delà de ces deux ans suppose le consentement explicite de la personne ; en deçà, la CNIL admet la conservation en vivier à condition d’en informer la personne et de respecter son opposition.

Là où l’exécution échoue

Le délai écrit dans la mention d’information est la partie facile. Ce qui échoue, c’est l’exécution, et presque toujours au même endroit : les candidatures qui vivent hors de tout système. Un CV transféré par e-mail à un manager existe désormais en deux exemplaires, et la suppression dans l’outil de suivi n’atteint pas la boîte mail. Même chose pour l’export téléchargé avant un entretien ou le tableur de synthèse d’un recrutement de 2023.

La conséquence pratique : plus les candidatures circulent par messagerie, moins la durée annoncée correspond à la réalité. Centraliser le dossier dans un seul système n’est pas une obligation légale, mais c’est la seule configuration où une suppression exécutée une fois est réellement complète.

Le test qui dit si elle fonctionne

Prenez une candidature refusée depuis plus longtemps que votre délai, et cherchez-la : dans l’outil de suivi, dans les boîtes mail des personnes qui ont fait passer les entretiens, dans les dossiers partagés. Si vous la retrouvez quelque part, votre durée de conservation n’a encore jamais été appliquée jusqu’au bout. Ce test prend dix minutes et donne une réponse plus honnête qu’une relecture de la politique de confidentialité.