Durée de conservation des candidatures
La durée de conservation des candidatures fixe combien de temps les données restent disponibles pour un usage déterminé. Le recrutement en cours, un vivier et un archivage à des fins de preuve peuvent nécessiter des règles et des accès différents.
Distinguer les usages du dossier
Pendant le recrutement, l’équipe utilise les informations nécessaires pour examiner la candidature. Si la personne est recrutée, certaines données servent ensuite à la gestion du personnel. Si elle ne l’est pas, la conservation éventuelle répond à une autre finalité, comme une opportunité future ou un besoin de preuve.
Le référentiel RH de la CNIL publié en 2026 distingue la base active et l’archivage intermédiaire. Il indique notamment un repère de deux ans depuis le dernier contact pour le vivier et traite séparément la conservation probatoire. Ces usages n’autorisent pas les mêmes consultations.
Écrire une règle qui peut être exécutée
Pour chaque usage, précisez les données concernées, le point de départ du délai, la durée retenue et ce qui doit se passer à l’échéance. Le principe de limitation de la conservation exige que les données restent identifiantes uniquement pendant le temps nécessaire aux finalités prévues.
La mention d’information doit expliquer la durée ou les critères qui permettent de la déterminer. L’équipe doit aussi savoir qui intervient lorsqu’un dossier arrive à échéance ou lorsqu’une personne exerce un droit.
Réserver l’archive à son objectif
Un dossier conservé uniquement pour défendre des droits ne doit pas rester disponible comme un contact à relancer. Limitez les données et les personnes habilitées à accéder à cette archive. Une séparation peut être logique, par les droits d’accès, ou matérielle, dans un espace distinct.
Le guide du recrutement de la CNIL demande d’apprécier les besoins d’archivage selon leur objectif. Le terme « archive » ne justifie pas à lui seul de garder l’ensemble des candidatures.
Retrouver les copies hors de l’outil
Un CV transmis par e-mail, une grille téléchargée ou un export dans un dossier partagé ne disparaissent pas nécessairement avec la fiche de l’ATS. Identifiez ces copies et prévoyez leur traitement dans la règle de conservation.
Une vérification utile consiste à suivre un dossier arrivé à échéance dans les emplacements où l’équipe l’a utilisé. Le résultat permet de corriger un accès ou une copie oubliée. Une suppression centralisée peut faciliter ce travail, mais ne prouve pas que toutes les copies ont été traitées.