Conservación de datos de candidatos
La conservación de datos de candidatos determina durante cuánto tiempo y para qué usos se mantienen los CV, mensajes y evaluaciones. El proceso activo, los contactos futuros y los datos bloqueados pueden tener reglas y accesos distintos.
El plazo depende de la finalidad
El artículo 5.1.e del RGPD limita la conservación a lo necesario para los fines del tratamiento. No establece un número único de meses aplicable a todos los expedientes de selección.
Al terminar un proceso, revisa qué uso sigue justificado. Mantener un perfil para futuras vacantes requiere analizar esa nueva finalidad y su base jurídica. La guía laboral de la AEPD trata específicamente la conservación después de una selección sin contratación.
Datos activos y datos bloqueados
En España, el artículo 32 de la LOPDGDD, de diciembre de 2018, regula el bloqueo cuando se procede a la rectificación o supresión. Impide el tratamiento, incluida la visualización, salvo la puesta a disposición de las autoridades indicadas para atender posibles responsabilidades durante su plazo de prescripción.
Un registro bloqueado no puede seguir utilizándose para contactar con la persona por una nueva vacante. La conservación restringida para responsabilidades y el banco de talentos no son el mismo uso ni deben compartir automáticamente los mismos accesos.
Convertir la regla en una acción comprobable
Para cada finalidad, documenta los datos necesarios, el inicio del cómputo, el plazo o criterio elegido y la actuación al llegar al vencimiento. Explica también quién debe ejecutarla y cómo se informa a la persona.
Incluye todo lo que identifica a la candidatura: CV, correos, notas de entrevista y valoraciones. Una copia descargada en una carpeta sigue siendo un dato personal aunque desaparezca la ficha del ATS.
Una comprobación útil consiste en seguir un expediente que haya alcanzado su plazo por los lugares donde se utilizó. Si todavía aparece, revisa la razón y los accesos antes de concluir que la política se está cumpliendo. Cambiar una fecha en el documento no resuelve una copia olvidada.