Conservación de datos de candidatos

Qué es, exactamente

El plazo de conservación no es una regla sobre currículums: es una regla sobre todo lo que el proceso generó alrededor de una persona. Correos cruzados, notas de las entrevistas, valoraciones del equipo, mensajes reenviados por el portal. Cuando el plazo vence, es ese conjunto lo que debe desaparecer o quedar anonimizado, copias incluidas; el CV que alguien descargó antes de una entrevista es el mismo dato en una segunda ubicación.

Dónde está el límite

En la finalidad. El artículo 5.1.e del RGPD prohíbe conservar datos personales más tiempo del que la finalidad justifica, y la finalidad de una candidatura se agota cuando el puesto se cubre. Ninguna norma española pone una cifra única; la LOPDGDD remite a los mismos principios. Eso convierte el plazo en una decisión tuya, con dos condiciones: que puedas justificarla y que el candidato la conozca antes de postularse.

El límite tiene una segunda cara: guardar el expediente para vacantes futuras ya no es la misma finalidad. Ese uso necesita su propia base, en la práctica el consentimiento del candidato para entrar en tu banco de talentos, no un plazo más largo escrito en la política.

Cómo decidir el tuyo

Los criterios que de verdad pesan. Primero, el margen de reclamaciones: conserva mientras el candidato rechazado pueda impugnar la decisión, porque tendrás que poder defenderla. Segundo, la utilidad real: un CV envejece rápido, y guardarlo dos años «por si acaso» rara vez resiste la pregunta de para qué. Tercero, la capacidad de ejecutar: el mejor plazo es el que tu sistema cumple sin que nadie se acuerde, porque el fallo típico no es elegir mal el número sino no borrar nunca.

La comprobación es sencilla: busca una candidatura rechazada más antigua que tu plazo, en la herramienta, en los buzones del equipo y en las carpetas compartidas. Si aparece, el plazo solo existe en tu política de privacidad.