Aufbewahrung von Bewerberdaten

Wofür die Frist gilt

Eine Löschfrist für Bewerbungen regelt nicht den Lebenslauf, sondern alles, was das Verfahren über eine Person angesammelt hat: die Unterlagen selbst, den E-Mail-Verlauf, die Notizen aus den Gesprächen, die interne Bewertung, die Nachricht aus der Jobbörse. Läuft die Frist ab, muss dieses Ganze verschwinden oder anonymisiert werden — einschließlich der Kopien, die unterwegs entstanden sind, etwa der heruntergeladene Lebenslauf im Postfach des Fachbereichs.

Woraus sich die Frist herleitet

Ein Gesetz mit einer festen Zahl gibt es nicht. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen stellt in seinen FAQ klar: Es existieren weder gesetzliche Aufbewahrungs- noch Löschfristen, gehalten wird die Akte, bis mögliche Ansprüche verjährt sind. Maßstab sind die Fristen aus § 15 AGG und der Klagefrist des Arbeitsgerichtsgesetzes; zusammen ergeben sie die Praxis, abgesagte Bewerbungen noch einige Monate zu behalten und dann zu löschen.

Wichtig ist die Richtung der Logik. Die Monate nach der Absage sind kein Anspruch des Unternehmens auf Vorratshaltung, sondern die Zeit, in der sich das Unternehmen gegen einen Diskriminierungsvorwurf verteidigen können muss. Danach trägt nichts mehr die Akte — außer die Person willigt in eine längere Aufbewahrung ein, typischerweise für einen Talentpool, mit begrenzter Dauer und klarem Zweck. Die Anforderungen an diese Einwilligung sind ein eigenes Thema.

Woran die Umsetzung scheitert

Selten an der Regel, fast immer an der Streuung. Die Frist steht in der Datenschutzerklärung und ist im Bewerbermanagementsystem hinterlegt, aber ein Teil der Bewerbungen lebt daneben: im Sammelpostfach bewerbung@, im Dashboard der Jobbörse, in der Tabelle, die für die Fachabteilung exportiert wurde. Eine Löschung, die nur das System erreicht, lässt diese Kopien stehen, und mit jeder weitergeleiteten Bewerbung wächst der Abstand zwischen zugesagter und tatsächlicher Frist.

Wie Sie es überprüfen

Nehmen Sie eine Absage, die älter ist als Ihre Frist, und suchen Sie die Person: im System, in den Postfächern der Beteiligten, in den geteilten Ablagen. Wird sie irgendwo gefunden, existiert die Frist auf dem Papier und nicht im Betrieb. Der Test kostet zehn Minuten und beantwortet die Frage ehrlicher als jede Richtlinie.