Aufbewahrung von Bewerberdaten
Die Aufbewahrung von Bewerberdaten beschreibt, welche personenbezogenen Daten nach einem Auswahlverfahren wie lange gespeichert bleiben dürfen. Zweck, Rechtsgrundlage und Erforderlichkeit bestimmen, wann gelöscht oder wirksam anonymisiert werden muss.
Wofür eine Löschregel gilt
Ein Auswahlverfahren erzeugt mehr als einen Lebenslauf: E-Mail-Verläufe, Gesprächsnotizen, Bewertungen und Nachrichten aus Jobbörsen können ebenfalls personenbezogene Daten enthalten. Auch heruntergeladene Unterlagen und exportierte Tabellen gehören in die Betrachtung.
Erfassen Sie deshalb die Speicherorte und die jeweiligen Zwecke. Wo für eine weitere Speicherung kein tragfähiger Grund besteht, müssen die Daten gelöscht oder so anonymisiert werden, dass keine Person mehr identifizierbar ist. Das bloße Entfernen eines Namens genügt dafür nicht in jedem Fall.
Die Dauer begründen und mitteilen
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen erläutert, dass dort keine gesetzlich festgelegte allgemeine Aufbewahrungs- oder Löschfrist für Bewerbungsdaten besteht. Zu berücksichtigen sind unter anderem mögliche Rechtsansprüche und laufende Verfahren.
Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, die Speicherdauer oder die Kriterien für ihre Festlegung mitzuteilen. Eine Einwilligung für spätere Stellen kann eine gesonderte Nutzung tragen, rechtfertigt aber keine unbegrenzte Sammlung. Legen Sie die Regeln je Zweck fest und prüfen Sie, wann die Erforderlichkeit entfällt.
Kopien und getrennte Datensätze berücksichtigen
Eine Löschung, die nur das zentrale System erreicht, lässt möglicherweise Unterlagen im Fachbereich oder in Postfächern zurück. Halten Sie fest, wer diese Kopien entfernt und wie Ausnahmen, etwa ein laufender Rechtsstreit, dokumentiert werden.
Auch innerhalb eines Produkts kann es getrennte Datensätze geben: Laut Join-Dokumentation entfernt das Löschen eines Profils aus dem Talentpool nicht zugleich die Bewerbungen dieser Person auf konkrete Stellen. Der Umfang einer Löschaktion muss daher zum beabsichtigten Ergebnis passen.
Prüfen Sie die Umsetzung an einem abgeschlossenen Vorgang: Welche Speicherorte sollten bereinigt sein, welche Daten bestehen noch und lässt sich deren weitere Speicherung begründen? Dieser Abgleich zeigt, ob das Löschkonzept auch die tatsächlichen Arbeitswege erfasst.