Einwilligung im Recruiting
Eine Einwilligung im Recruiting ist die freiwillige, informierte und eindeutige Zustimmung zu einer bestimmten Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie muss nachweisbar sein und sich ebenso leicht widerrufen lassen, wie sie erteilt wurde.
Freiwilligkeit im Bewerbungsverfahren
Die Datenschutz-Grundverordnung knüpft eine wirksame Einwilligung an Freiwilligkeit, einen bestimmten Zweck, ausreichende Information und eine eindeutige bestätigende Handlung. Im Beschäftigungskontext macht § 26 Absatz 2 Bundesdatenschutzgesetz die Abhängigkeit der betroffenen Person und die Umstände der Zustimmung ausdrücklich zum Prüfpunkt.
Zwischen Bewerber:innen und einem möglichen Arbeitgeber besteht ein Ungleichgewicht. Eine optionale Nutzung darf deshalb nicht dadurch erzwungen werden, dass andernfalls Nachteile im Auswahlverfahren drohen. Die bloße Zustimmung zu einem Formular belegt noch keine echte Wahlfreiheit.
Den Zweck vor der Zustimmung klären
Eine Einwilligung ist nicht für jede Verarbeitung im Recruiting die passende Rechtsgrundlage. Die zur Entscheidung über ein Arbeitsverhältnis erforderliche Verarbeitung kann in Deutschland auf § 26 Absatz 1 Bundesdatenschutzgesetz beruhen. Eine spätere Verwendung, etwa im Talentpool, braucht eine gesonderte Prüfung von Zweck und Rechtsgrundlage.
Wenn Sie dafür eine Einwilligung einsetzen, benennen Sie die Nutzung verständlich: Welche Daten werden wofür verwendet, wer erhält sie und wie lange sollen sie gespeichert werden? Eine unbestimmte Zustimmung „zur Verarbeitung meiner Daten“ beantwortet diese Fragen nicht.
Anfrage, Nachweis und Widerruf trennen
Das Join Help Center beschreibt eine anpassbare E-Mail-Vorlage für Einwilligungsanfragen beim manuellen Hinzufügen einer Person. Das Versenden einer solchen Anfrage ist noch kein Nachweis, dass die Person zugestimmt hat.
Legen Sie daher fest, wie die Antwort dokumentiert wird und wer einen Widerruf bearbeitet. Prüfen Sie auch, welche weiteren Kopien oder Verarbeitungen betroffen sind. Eine gesonderte Aufbewahrung wegen eines Rechtsanspruchs und die weitere Ansprache für neue Stellen sind unterschiedliche Zwecke; sie dürfen nicht unter derselben pauschalen Zustimmung weiterlaufen.