Consentement des candidat·e·s
Le consentement est l’accord libre, spécifique, éclairé et univoque d’une personne pour un traitement déterminé de ses données. Dans le recrutement, il constitue une base légale possible, à distinguer de l’information remise à la personne.
Choisir la base légale avant de demander un accord
Le RGPD prévoit plusieurs bases légales. Le traitement nécessaire pour examiner une candidature à la demande d’une personne peut relever de mesures précontractuelles. Demander systématiquement un consentement ne rend pas tous les usages licites.
Un ajout au vivier de talents ou une transmission à une autre organisation exige d’examiner la finalité et la base appropriée. L’accord à un usage ne vaut pas accord à tous les autres.
Les conditions d’un choix réel
Libre signifie que la personne peut refuser sans conséquence défavorable liée à ce refus. Spécifique signifie que l’usage est identifiable. Éclairé signifie que les informations nécessaires sont accessibles et compréhensibles. Univoque suppose une manifestation claire de l’accord : le silence ou une case précochée ne suffisent pas.
Dans ses lignes directrices adoptées le 4 mai 2020, le Comité européen de la protection des données souligne le déséquilibre possible entre un employeur et une personne qui souhaite travailler pour lui. Le caractère facultatif doit être réel, et pas seulement annoncé dans le formulaire.
Relier la preuve à l’usage accepté
L’entreprise doit pouvoir démontrer le consentement lorsqu’elle s’appuie dessus. Conserver le texte présenté avec la réponse permet de comprendre ce que la personne a accepté. Un simple statut « oui » sans contexte laisse cette question ouverte.
La preuve peut être organisée dans un outil ou dans un autre dispositif maîtrisé. L’existence d’un champ horodaté ne garantit pas, à elle seule, la validité du recueil.
Permettre le retrait
Le retrait doit être aussi simple que le recueil. Il faut ensuite cesser le traitement qui repose sur cet accord et examiner les données qui doivent être supprimées. Une éventuelle conservation pour une autre finalité doit disposer de sa propre justification ; elle ne doit pas servir à poursuivre discrètement l’usage refusé.
Les règles de conservation des candidatures restent distinctes : un consentement n’autorise pas à stocker indéfiniment toutes les informations du dossier.