Geschäftsführungsassistent:in

[Firmenname], KMU [Branche] mit Sitz in [Stadt], [X] Mitarbeitende, [X] M€ Umsatz, sucht eine:n Geschäftsführungsassistent:in zur direkten Unterstützung von [CEO / CEO und COO / CEO und CFO] und zur Koordination der vertraulichen Themen der Geschäftsführung.

Ihre Aufgabe

Als Geschäftsführungsassistent:in unterstützen Sie [eine oder zwei] Mitglieder der Geschäftsführung in der täglichen Steuerung: Kalender, Reisen, vertrauliche Korrespondenz, Aufsichtsratsvorbereitung, strategische Schriftstücke. Sie sind die Schutz-Instanz der Geschäftsführung gegenüber operativer Anfragenflut und die zentrale Ansprechperson für Aufsichtsrat, [ggf. Investor:innen] und externe Anwaltskanzleien. Sie berichten direkt an [die Geschäftsführung].

Hauptverantwortlichkeiten

• Antizipierte Steuerung des Kalenders [einer oder mehrerer Geschäftsführer:innen]: Priorisierung nach Wertbeitrag, Bündelung interner Meetings, Schutz von Pufferzonen vor und nach Reisen, antizipierte Vorbereitungsslots für Aufsichtsrat und Investoren.
• Organisation der Geschäftsreisen (national und international): Buchung, Logistik, Reisedokumente, Spesenabrechnung über [Egencia / TravelPerk / Concur] und [Circula / Pleo], Krisenmanagement bei kurzfristigen Änderungen.
• Vorbereitung der Aufsichtsratssitzungen: Themenkartografie, Sammlung und Lektorat der Vorstandsunterlagen, Konsistenzcheck der Zahlen, Versand über sicheren Datenraum [Diligent Boards / BoardEffect], Kurz-Briefing der Geschäftsführung am Vortag, Protokollentwurf binnen 48 Stunden.
• Verfassen strategischer Schriftstücke im Namen oder Auftrag der Geschäftsführung: Briefing-Memos, Antwortentwürfe an externe Anwaltskanzleien, sensible E-Mails an Aufsichtsrat, Investor:innen und Geschäftspartner.
• Vertrauliche Ablage und Zugriffsverwaltung der sensiblen Dokumente: Vorstandsverträge, Aufsichtsratsprotokolle, Beteiligungs- und M&A-Akten, persönliche Vorgänge der Geschäftsführung.
• [Falls anwendbar] Koordination spezifischer Sondervorgänge: Fundraising-Runden, M&A-Prozesse, internationale Expansion, Krisenkommunikation.
• Beobachtung der Tagesagenda mit Antizipationsreflex: frühzeitiges Identifizieren von Inkonsistenzen, Risiken oder Schutzbedarfen und respektvolle Eskalation an die Geschäftsführung mit zwei oder drei strukturierten Optionen.

Profil

• Unverzichtbar: 3-8 Jahre Erfahrung in einer Geschäftsführungsassistenz oder einer vergleichbaren Rolle, vorzugsweise im KMU oder Scale-up ; einwandfreie Schriftqualität auf Deutsch (Briefing-Memos, Aufsichtsratsmappen, formelle Korrespondenz) ; ausgeprägte Diskretion mit klarer Grenze zwischen vertraulicher und teilbarer Information ; Antizipationsreflex und Fähigkeit, der Geschäftsführung unter vier Augen zu widersprechen oder eine Alternative vorzuschlagen.
• Wünschenswert: Erfahrung mit Aufsichtsratsvorbereitung und sicheren Datenräumen (Diligent Boards, BoardEffect) ; verhandlungssicheres Englisch ; Vertrautheit mit Reise- und Spesen-Tools (Egencia, TravelPerk, Concur, Circula, Pleo) sowie mit einem strukturierten Ablagesystem (Notion, Confluence, SharePoint) ; Erfahrung in einem internationalen Scale-up oder einem Setup mit aktiver M&A- oder Fundraising-Aktivität.
• Disqualifizierend: schlechte Schriftqualität (Tippfehler, unstrukturierte Sätze, unangemessenes Genre) ; Diskretionsbrüche im Bewerbungsgespräch (Nennung von Namen, Zahlen oder Vorgängen aus früheren Mandaten) ; reine Ausführungs-Haltung ohne Fähigkeit, der Geschäftsführung zu widersprechen ; Instabilität (mehrere 12-Monats-Stationen hintereinander in einer Assistenzrolle).

Was wir bieten

• Bruttojahresvergütung: Fix [42-68] k€ nach Erfahrung, Komplexität des Setups und Schreibanforderungen. Kein struktureller Variabel-Anteil ; [ggf. 13. Monatsgehalt, Erfolgsbeteiligung, Mitarbeiteraktien je nach Unternehmenspraxis].
• Modell: [Vollzeit, on-site mit Basis in Stadt, Anwesenheit an den Tagen der Geschäftsführung].
• Benefits: [betriebliche Altersvorsorge, Job-Ticket oder Fahrrad-Leasing, Essenszuschuss, Urlaubstage, Homeoffice-Policy für administrative Tage, Weiterbildungsbudget, gegebenenfalls Sprachkurse].
• Stack: [Kalender- und Mailverwaltung, Reise- und Spesen-Tool, sicherer Datenraum, Dokumentenmanagement].