Geschäftsführungsassistent:in
Stellenausschreibung, Gehalt, Sourcing, 15 Interviewfragen und 30/60/90-Plan, um Geschäftsführungsassistent:innen im deutschen KMU einzustellen.
Auf einen Blick
- Einstellungsdauer40–65 Tage
- Erfahrung3–8 Jahre
So stellen Sie eine:n Geschäftsführungsassistent:in für Ihr KMU ein
Bevor Sie die Stellenausschreibung schreiben, klären Sie drei Fragen. Sie bestimmen, welches Profil Sie wirklich brauchen, und vermeiden die häufigsten Scope-Fehler in deutschen KMUs und Scale-ups.
Frage 1: Geschäftsführungsassistenz, Office Management oder Vorstandssekretariat? Die drei Rollen überschneiden sich in kleinen Strukturen, sind aber nicht gleichwertig. Die:der Office Manager:in steuert das gesamte Office für 20-100 Mitarbeitende: Lieferanten, Räume, Reisekosten, interne Events. Die:der Geschäftsführungsassistent:in bedient hauptsächlich eine oder zwei C-Level-Persönlichkeiten mit Kalender, Reisen, vertraulichen Vorgängen, Aufsichtsratsvorbereitung und strategischer Korrespondenz. Das Vorstandssekretariat ist in größeren Strukturen eine eigene Funktion mit Schwerpunkt auf Aufsichtsratsbetreuung, Compliance und juristischer Dokumentation. Die drei in einer Anzeige zu vermischen zieht schlecht passende Bewerbungen an. Präzisieren Sie die Funktion schon im Titel: Geschäftsführungsassistent:in (m/w/d), nicht generische Assistenz oder polyvalentes Profil Office und Verwaltung, was nichts aussagt.
Frage 2: Wie viele C-Level werden bedient, und in welchem Setup? Eine Geschäftsführungsassistenz, die einen alleinigen CEO in einem stabilen Mittelständler bedient, arbeitet anders als jemand, der zwei C-Level (CEO und COO, oder CEO und CFO) in einem internationalen Scale-up mit Aufsichtsrat und Investor:innen koordiniert. Die zweite Konfiguration erfordert mindestens 5 Jahre Erfahrung in einem vergleichbaren Setup und eine ausgereifte Schutz-Haltung gegenüber der Geschäftsführung. Listen Sie explizit auf: Anzahl der bedienten Personen, Anwesenheit eines Aufsichtsrats, internationale Dimension, M&A- oder Fundraising-Aktivität, vertrauliche Sondervorgänge.
Frage 3: Welche Schreibanforderungen? Die Rolle verfasst permanent Texte: Briefing-Memos an den Aufsichtsrat, Antwortentwürfe an externe Anwaltskanzleien, sensible E-Mails im Namen der Geschäftsführung, Protokolle. Wenn diese Schreibanforderungen zentral sind, müssen Sie die strategische schriftliche Aufgabe in den Auswahlprozess aufnehmen und das Gehalt am oberen Ende der Spanne kalibrieren. Wenn die Rolle eher logistisch geprägt ist (Reisen, Kalender, Spesen, weniger Schriftverkehr), liegt das Profil näher am Mittelwert.
Konvergieren die drei Antworten zu einer:einem Vollzeit-Geschäftsführungsassistent:in für ein KMU oder Scale-up mit aktiver Geschäftsführungsagenda (und nicht zu einer Office Managerin oder einer reinen Vorstandssekretärin), finden Sie die passende Vorlage im Tab Stellenausschreibung.
Wo Sie diese Rolle finden
LinkedIn
200-400 € / Monat (Job Slots) plus Recruiter LiteStärkster Kanal für Geschäftsführungsassistent:innen in Scale-ups und im urbanen Mittelstand (Berlin, München, Hamburg). Aktives Sourcing über InMails liefert deutlich besseres Signal als reine Job-Posts, weil starke Profile selten aktiv suchen, aber auf direkte Ansprache von einer:einem Geschäftsführer:in oder einer:einem internen Recruiter:in reagieren. Erwarten Sie 50-70 % der qualifizierten Bewerbungen über LinkedIn, wenn das Sourcing aktiv geführt wird.
XING
ProJobs ab 195 € / MonatWeiterhin relevant für Geschäftsführungsassistent:innen im klassischen Mittelstand (Maschinenbau, Industrie, Anwaltskanzleien, Family Offices) und für Profile mit mehr als 8 Jahren Erfahrung. Vor allem in NRW, Baden-Württemberg und Bayern. Reine Job-Posts auf XING erzeugen oft besser passende Bewerbungen für eine Geschäftsführungsassistenz im traditionellen Mittelstand als LinkedIn.
Page Personnel Office Team
Erfolgshonorar 20-25 % JahresfixSpezialisierte Personalberatung mit eigenem Office-Team-Bereich (Geschäftsführungsassistenz, Office Management, kaufmännische Sachbearbeitung). Höhere Honorarkosten als ein klassischer Job-Post (typisch 20-25 % des Jahresfixgehalts), aber sehr starkes Signal für anspruchsvolle Profile: vorqualifizierte Shortlist innerhalb von 2-3 Wochen. Lohnt sich, wenn die Rolle eine:n vertraulichen C-Level direkt bedient oder die interne HR keine Zeit für aktives Sourcing hat. Robert Half Office Team deckt einen vergleichbaren Bereich ab.
Empfehlungen (interne und Geschäftsführungs-Netzwerk)
Internes Empfehlungsprogramm, Prämie 1.000-2.000 € bei EinstellungFür Geschäftsführungsassistent:innen ist das persönliche Netzwerk der:des einstellenden Geschäftsführer:in oder anderer C-Level-Persönlichkeiten der unterschätzte Top-Kanal. Eine direkte Empfehlung filtert Vertraulichkeit, Auftreten und Kulturfit vor und verkürzt den Prozess um 2-4 Wochen. Aktivieren Sie das Netzwerk explizit: ein persönlicher Aufruf von Geschäftsführungsseite an 10-15 vergleichbare Geschäftsführer:innen liefert in der Regel 2-3 qualifizierte Profile innerhalb von zwei Wochen.