Geschäftsführungsassistent:in

Häufige Fehler bei der Besetzung dieser Rolle

Vier wiederkehrende Fallen im Recruiting einer Geschäftsführungsassistenz in deutschen KMUs und Scale-ups. Die ersten drei führen zu Fehlbesetzung, die vierte zu Underhiring.

1. 01

   Geschäftsführungsassistenz und Office Management verwechseln

   Die:der Office Manager:in steuert das gesamte Office für 20-100 Mitarbeitende: Lieferanten, Räume, Verwaltung, Reisekosten, interne Events. Die:der Geschäftsführungsassistent:in bedient hauptsächlich eine oder zwei C-Level-Persönlichkeiten mit Kalender, Reisen, vertraulichen Vorgängen, Aufsichtsratsvorbereitung und strategischer Korrespondenz. Die Bereiche überschneiden sich in kleineren Strukturen, sind aber nicht gleichwertig. Eine kombinierte Anzeige zieht entweder eine:n Office Manager:in an, die:der bei Aufsichtsratsprotokollen verloren ist, oder eine:n Geschäftsführungsassistent:in, die:der die Lieferantensteuerung nicht tragen will. Rahmen Sie den Scope explizit im Anzeigentitel und entscheiden Sie, welche der beiden Funktionen führend ist.

2. 02

   Schriftqualität nicht testen

   Viele Recruitings stützen sich auf zwei klassische Gespräche und prüfen die Schriftqualität nie aktiv. In der Praxis verfasst die Geschäftsführungsassistenz aber permanent Texte: Briefing-Memos, Aufsichtsratsprotokolle, Antwortentwürfe an Anwaltskanzleien, sensible E-Mails im Namen der Geschäftsführung. Eine Person, die im Gespräch eloquent ist, aber schlecht schreibt, wird die Geschäftsführung im Außenbild beschädigen. Die strategische schriftliche Aufgabe in Stufe 3 ist der einzige verlässliche Filter. Sie zu überspringen heißt blind einzustellen auf eine zentrale Anforderung.

3. 03

   Diskretion nicht aktiv prüfen

   Diskretion ist im CV nicht messbar und wird im klassischen Gespräch oft nur abstrakt abgefragt (Ich kann mit Vertraulichem umgehen). Das genügt nicht. Die situative Frage zur externen Anwaltskanzlei und die behaviorale Frage zur vertraulichen Information sind die zwei verlässlichen Filter. Wer im Bewerbungsgespräch konkrete Namen, Zahlen oder Vorgänge aus früheren Mandaten nennt, hat die Vertraulichkeitsregel bereits gerissen ; das ist disqualifizierend. Diese Prüfung explizit in den Interview-Leitfaden aufnehmen und allen Interviewer:innen kommunizieren.

4. 04

   Zu junior für ein komplexes Setup einstellen

   Eine Geschäftsführungsassistenz, die einen alleinigen CEO eines stabilen Mittelständlers bedient, ist eine andere Rolle als jemand, der zwei C-Level in einem internationalen Scale-up mit Aufsichtsrat, Investor:innen und M&A-Aktivität koordiniert. Die zweite Rolle erfordert mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Konfiguration und eine ausgereifte Schutz-Haltung gegenüber der Geschäftsführung. Eine Junior-Einstellung in diesem Kontext produziert Stress auf beiden Seiten und einen Wechsel binnen 12 Monaten. Wenn das Setup komplex ist, zahlen Sie den oberen Korridor (60-68 k€) für ein erfahrenes Profil, statt 42-48 k€ für ein Junior-Profil, das die Position nicht halten kann.