Headhunting

Was Headhunting von Personalvermittlung unterscheidet

Beim Headhunting sucht jemand gezielt eine einzelne Person für eine bestimmte Rolle und spricht sie direkt an. Die Stelle wird nicht veröffentlicht, es wird nicht auf Bewerbungen gewartet. Das unterscheidet Headhunting von Personalvermittlung, der breiteren Kategorie: Die meiste Vermittlungsarbeit läuft auf Erfolgsbasis, mit veröffentlichter Stelle und Screening der eingehenden Bewerbungen. Headhunting ist die engere Praxis innerhalb dieser Kategorie, namentlich und exklusiv, meist für Rollen reserviert, bei denen die richtige Person sich nie von selbst bewerben würde.

Auch von einer internen Sourcer:in unterscheidet es sich. Eine Sourcer:in arbeitet outbound für das eigene Team, über viele offene Rollen hinweg, auf Volumen ausgelegt. Headhunting läuft fast immer extern, exklusiv für eine einzige Suche, um genau eine Person.

Wie das Mandat tatsächlich abläuft

Headhunting wird fast immer als Retainer beauftragt: Die Firma zahlt für eine exklusive Suche, unabhängig vom Ergebnis. Ein SHRM-Ratgeber zu Executive-Search-Firmen aus dem Jahr 2016 nennt für Retainer-Mandate ein Honorar von rund 33 Prozent des Jahresgehalts inklusive Bonus und Signing-Bonus, also ungefähr der Gesamtvergütung im ersten Jahr, gegenüber 20 bis 25 Prozent bei Erfolgshonorar-Vermittlung, fällig nur bei tatsächlicher Besetzung (SHRM). Üblich ist eine Drittelung: ein Teil beim Start, ein Teil bei der Shortlist, der Rest bei Vertragsunterschrift.

Angesprochen werden meist passive Kandidat:innen, also Personen, die aktuell angestellt sind und nicht aktiv suchen. SHRM beschreibt den Unterschied so: Gesucht wird eine bestimmte Person, kein bestimmtes Skillset.

Wo es nicht mehr trägt

Das Honorar ist gleich hoch, egal ob die Suche sechs Wochen oder sechs Monate dauert, und genau das ist das Risiko für ein kleines Unternehmen: Ein zäher Monat für die Suchfirma ist trotzdem ein bezahlter Monat. Bei einer Rolle mit 70.000 Euro Jahresgehalt ist ein Drittel davon reales Geld, das gebunden wird, bevor überhaupt ein:e Kandidat:in feststeht. Das rechnet sich für eine wirklich schwer zu besetzende, geschäftskritische Rolle. Für eine Rolle, die das eigene Team mit einer guten Anzeige und ein paar Empfehlungen füllen könnte, rechnet es sich schlecht, zumal Führungspositionen ohnehin teurer werden: Das SHRM-Benchmarking 2026 beziffert die mediane Cost-per-Hire für eine Führungsposition auf 15.000 US-Dollar, gegenüber 8.800 US-Dollar im Jahr 2022 (SHRM). Das Headhunting-Honorar kommt zu dieser Summe hinzu, es steckt nicht darin.

Es gibt auch eine Zeitfalle. Das SHRM-Benchmarking 2026 nennt für Führungspositionen eine mediane Time-to-Fill von 45 Tagen, unverändert gegenüber 2025 und gesunken von 60 Tagen im Jahr 2022 (SHRM). Diese Uhr läuft aber erst ab formellem Suchstart. Die Wochen, die eine Retainer-Firma vorher mit Marktanalyse und Shortlist-Aufbau verbringt, tauchen in den 45 Tagen nicht auf. Ein enger Termin ist deshalb ein schlechter Grund, eine Suchfirma zu beauftragen.

Woran sich Erfolg wirklich zeigt

Eine abgeschlossene Suche ist noch keine gute Einstellung. Zwei Fragen lohnen sich:

• Waren die vorgeschlagenen Personen tatsächlich nicht anders erreichbar? Wer an einem Nachmittag auf LinkedIn zu finden gewesen wäre, hat für Tempo bezahlt, nicht für Zugang.
• Ist die Person geblieben? Ein Honorar dieser Größenordnung rechnet sich nur, wenn die Einstellung nach einem Jahr noch da ist. Eine schnelle Kündigung heißt: ein Drittel Jahresgehalt für eine Fehlbesetzung bezahlt.

Bei MARTENS & PRAHL war es die erfahrenste Recruiterin im Team, selbst mit Headhunting-Erfahrung, deren Reaktion den Ausschlag gab: Sie sah Join und fragte, ob sich das wirklich alles in einem Tool abbilden lässt — und genau da wusste die Recruiting-Leiterin, dass die Entscheidung richtig war (Kundenreferenz). Auch über Headhunting gewonnene Kandidat:innen brauchen eine Pipeline-Stage, eine Scorecard und eine nachvollziehbare Historie. Dass die Suche exklusiv war, heißt nicht, dass der Prozess danach es sein muss.