Office Manager:in

[Firmenname], KMU [Branche] mit Sitz in [Stadt], [X] Mitarbeitende, [X] Mio. € Umsatz, sucht eine:n Office Manager:in zur Steuerung des gesamten Office-Bereichs und zur Übernahme des HR-Erstkontakts.

Ihre Aufgabe

Als Office Manager:in steuern Sie den Office-Bereich für [20-100] Mitarbeitende: Lieferanten, Räume, allgemeine Verwaltung, Reisekosten, interne Events, logistisches Onboarding. [Falls anwendbar] Sie tragen den HR-Erstkontakt vor der Einstellung einer:eines Personalreferent:in. Sie berichten an die [Geschäftsführung / kaufmännische Leitung / COO].

Hauptverantwortlichkeiten

• Steuerung der Office-Lieferanten: Räume, Reinigung, Telekom, IT, Verpflegung, Events. Audit bestehender Verträge, Neuverhandlung von Verlängerungen, Auswahl neuer Anbieter.
• Verwaltung der Reisekosten über [Circula / Spendesk / Pleo / Mooncard]: Freigabe, Belegkontrolle, monatlicher Erstattungslauf.
• Empfang und logistisches Onboarding neuer Mitarbeitender: Material vor T0 bestellt, persönlicher Empfang, Begrüßungs-Set, Check-in an T+3 und T+7.
• Organisation interner Events: [4-6] Events pro Jahr (Offsites, Sommerfest, Jahresabschluss, All-hands), von der Standortwahl bis zur logistischen Koordination.
• [Falls anwendbar] HR-Erstkontakt im KMU: Anmeldungen Sozialversicherung, Mitgliedschaften Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, Personalakten, Urlaubsverfolgung, Organisation arbeitsmedizinischer Vorsorge, Abstimmung mit dem Steuerberater zur Lohnabrechnung.
• Pflege des Kalenders wiederkehrender administrativer Pflichten (Vertragsverlängerungen, Meldungen, gesetzliche Aushänge) und rechtzeitige Warnung bei Fristen.
• Aufbau und Verbreitung der Office-Prozeduren (Reisekosten, Onboarding, Events, Einkauf), um die individuelle Abhängigkeit zu reduzieren.

Profil

• Unverzichtbar: 3-7 Jahre Erfahrung in Office Management oder einer vergleichbaren Rolle in einem KMU mit [20-100] Mitarbeitenden; Beherrschung mindestens eines modernen Reisekosten-Tools (Circula, Spendesk, Pleo, Mooncard); Fähigkeit, ein Projekt eigenständig zu rahmen und zu führen (Umzug, Lieferanten-Audit, erstes Event für 60+).
• Wünschenswert: Erfahrung im HR-Erstkontakt im KMU (Sozialversicherung, Krankenkasse, Personalakten); Vertrautheit mit einem HR-Light-Tool (Personio, HRWorks, Factorial); Erfahrung in einem schnell wachsenden Scale-up; operative Beherrschung von Notion oder Confluence für Dokumentenmanagement.
• Disqualifizierend: keine eigenständige Lieferantensteuerung in der Vergangenheit; Ablehnung moderner Tools (Reisekosten, HR-Light, Dokumentenmanagement); reine Ausführungs-Haltung ohne Fähigkeit, der Geschäftsführung Nein zu sagen; Instabilität (mehrere 12-Monats-Stationen hintereinander).

Was wir bieten

• Bruttojahresvergütung: Fix [35-52] k€ nach Erfahrung und Scope. Kein struktureller variabler Anteil; [ggf. 13. Monatsgehalt, Erfolgsbeteiligung oder einfache Bonusregelung je nach Unternehmenspraxis].
• Modell: [Vollzeit, hybrid 2-3 Tage / Woche vor Ort, Basis in Stadt].
• Benefits: [betriebliche Altersvorsorge, Job-Ticket oder Fahrrad-Leasing, Essenszuschuss, Urlaubstage, Homeoffice-Policy, Weiterbildungsbudget].
• Stack: [Reisekosten-Tool, HR-Light-Tool falls anwendbar, ERP/Buchhaltung, Dokumentenmanagement].