Office Manager

[Nombre de la empresa], pyme del sector [sector] con sede en [ciudad], [X] personas trabajadoras, [X] M€ de facturación, busca incorporar un·a Office Manager para pilotar el conjunto del office y asumir el primer·a contacto de RR. HH.

Misión

Como Office Manager, pilota el conjunto del office (sede, proveedores·as, intendencia, notas de gastos, eventos internos, onboarding logístico) para un equipo de [20 a 100] personas trabajadoras, y asume el primer·a contacto de RR. HH. antes de la contratación de un·a Responsable de RR. HH. dedicado·a. Reporta a la [dirección general / dirección financiera / COO].

Responsabilidades principales

• Pilotar a los·as proveedores·as del office: sede, limpieza, telecomunicaciones, IT, restauración, eventos. Auditar los contratos existentes, renegociar las renovaciones, seleccionar a los·as nuevos·as proveedores·as.
• Gestionar las notas de gastos en [Spendesk / Pleo / Captio / Okticket]: validación, control de justificantes, calendario de reembolso mensual.
• Recibir y dar onboarding logístico a las personas recién incorporadas: material pedido antes del día 0, recibimiento personal, kit de bienvenida, check-in en el día 3 y en el día 7.
• Organizar los eventos internos: [4 a 6] eventos al año (jornadas de equipo, off-sites, fiestas de fin de año, all-hands), desde la selección del lugar hasta la coordinación logística.
• [Si aplica] Asumir el primer bloque de RR. HH. en pyme: alta en Seguridad Social, mutua y prevención de riesgos, registro horario diario, registro retributivo, seguimiento de vacaciones, organización de revisiones médicas, coordinación con la asesoría laboral sobre las nóminas.
• Mantener el calendario de obligaciones administrativas recurrentes (renovaciones de contratos, declaraciones, registros legales) y alertar a tiempo sobre los vencimientos.
• Construir y difundir los procedimientos de office (notas de gastos, onboarding, eventos, compras) para reducir la dependencia individual.

Perfil

• Imprescindible: 3 a 7 años de experiencia en Office Management o rol equivalente en pyme de [20 a 100] personas trabajadoras; dominio de al menos una herramienta moderna de notas de gastos (Spendesk, Pleo, Captio, Okticket); capacidad de pilotar un proyecto de encuadre (traslado, auditoría de proveedores·as, primer evento para 60+).
• Valorado: experiencia previa en un primer bloque de RR. HH. en pyme (alta en Seguridad Social, mutua, registro horario, registro retributivo); familiaridad con una herramienta de RR. HH. ligera (Factorial, Bizneo, Sesame); experiencia en scale-up de crecimiento rápido; dominio operativo de Notion o Confluence para la gestión documental.
• Descartable: ninguna experiencia de pilotaje autónomo de proveedores·as; rechazo a manipular herramientas modernas (notas de gastos, RR. HH. ligero, gestión documental); postura de pura ejecución sin capacidad de decir no a la dirección; inestabilidad (sucesión de puestos de 12 meses).

Qué ofrecemos

• Retribución bruta anual: fijo de [26 a 42] k€ según experiencia y perímetro. Sin variable estructural; [en su caso, paga extra adicional, bonus sobre objetivos sencillos o seguro médico privado y ticket restaurante según práctica de la empresa].
• Modalidad: [jornada completa, híbrido 2 a 3 días por semana en sede, base en ciudad].
• Beneficios: [seguro médico privado, ticket restaurante, ayuda al transporte, vacaciones, política de teletrabajo, presupuesto de formación].
• Stack: [herramienta de notas de gastos, herramienta de RR. HH. ligera si aplica, ERP/contabilidad, gestión documental].