Office Manager

Mission. Piloter l'ensemble de l'office (locaux, fournisseurs, intendance, notes de frais, événements internes, onboarding logistique) pour une équipe de [20-100] collaborateur·rice·s, et porter le premier·ère contact RH avant le recrutement d'un·e Responsable RH dédié·e. Vous reportez au·à la [CEO / COO / DAF].

Responsabilités.

• Piloter les fournisseurs de l'office : locaux, ménage, télécom, IT, restauration, événementiel. Auditer les contrats existants, renégocier les renouvellements, sélectionner les nouveaux prestataires.
• Gérer les notes de frais sur [Spendesk / Pleo / Qonto / Mooncard] : validation, contrôle des justificatifs, calendrier de remboursement mensuel.
• Accueillir et onboarder les nouveaux·elles collaborateur·rice·s sur le volet logistique : matériel commandé avant J0, accueil personnel, kit d'arrivée, check-in à J+3 et J+7.
• Organiser les événements internes : [4-6] événements par an (séminaires, off-sites, fêtes de fin d'année, all-hands), de la sélection du lieu à la coordination logistique.
• [Si applicable] Porter le premier volet RH en PME : DPAE, affiliations mutuelle et prévoyance, registre du personnel, suivi des congés, organisation des visites médicales, lien avec l'expert-comptable sur les bulletins de paie.
• Maintenir le calendrier d'obligations administratives récurrentes (renouvellements de contrats, déclarations, affichages obligatoires) et alerter à temps sur les échéances.
• Construire et diffuser les procédures office (notes de frais, onboarding, événements, achats) pour réduire la dépendance individuelle.

Profil recherché.

• Indispensable : 3 à 7 ans d'expérience en Office Management ou rôle équivalent en PME de [20-100] collaborateur·rice·s ; maîtrise d'au moins un outil de notes de frais moderne (Spendesk, Pleo, Qonto, Mooncard) ; capacité à piloter un projet de cadrage (déménagement, audit fournisseurs, premier événement à 60+).
• Apprécié : expérience d'un premier volet RH en PME (DPAE, mutuelle, registre du personnel) ; familiarité avec un outil RH léger (PayFit, Lucca, Factorial) ; expérience de scale-up en croissance rapide ; maîtrise opérationnelle de Notion ou Confluence pour la gestion documentaire.
• Disqualifiant : aucune expérience de pilotage de fournisseurs en autonomie ; refus de manipuler les outils modernes (notes de frais, RH léger, gestion documentaire) ; posture d'exécution pure sans capacité à dire non aux dirigeant·e·s ; instabilité (multiplication de postes de 12 mois).

Conditions.

• Rémunération brute annuelle : fixe [32-48] k€ selon expérience et périmètre. Pas de variable structurel ; prime, 13e mois ou intéressement éventuel selon les pratiques de la société.
• Modalité : [temps plein, hybride 2-3 jours / semaine sur site, base à [ville]].
• Avantages : [mutuelle, tickets resto, prime de transport, congés, télétravail policy, budget formation].
• Stack : [outil de notes de frais, outil RH léger si applicable, ERP / comptabilité, gestion documentaire].