Kaufmännische:r Mitarbeiter:in

[Firmenname], KMU [Branche] mit Sitz in [Stadt], [X] Mitarbeitende, [X] Mio. € Umsatz, sucht eine:n Kaufmännische:n Mitarbeiter:in zur Unterstützung der allgemeinen kaufmännischen Verwaltung im Bereich [Vertrieb / Buchhaltung / allgemein].

Ihre Aufgabe

Als Kaufmännische:r Mitarbeiter:in unterstützen Sie die allgemeine kaufmännische Verwaltung für [10-80] Mitarbeitende: Auftragsabwicklung, Rechnungen, Korrespondenz, Reisekostenabrechnung, einfache Buchhaltungsaufgaben, Empfang. Sie berichten an die [direkte Führungskraft, z. B. Office Manager:in, kaufmännische Leitung oder Geschäftsführung].

Hauptverantwortlichkeiten

• Auftragsabwicklung: Erfassung eingehender Bestellungen im ERP, Erstellung von Auftragsbestätigungen, Lieferdokumenten und Rechnungen, Pflege der Kunden-Stammdaten.
• Verwaltung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen: Erfassung im Buchhaltungssystem, sachliche Prüfung in Abstimmung mit der zuständigen Stelle, Vorbereitung der Zahlungsläufe.
• Reisekostenabrechnung über [Circula / Spendesk / Pleo / Mooncard / Excel]: Prüfung der Belege, Plausibilitätscheck, monatlicher Abrechnungslauf zum festen Stichtag.
• Allgemeine Korrespondenz: Versand von Bestellbestätigungen, Mahnungen (1. und 2. Stufe), Standardanschreiben an Kund:innen und Lieferant:innen; Beantwortung allgemeiner Anfragen per E-Mail und Telefon.
• Einfache Buchhaltungsaufgaben in Abstimmung mit der Buchhaltung oder der externen Steuerberater:in: Belegerfassung, Zuordnung von Zahlungseingängen, Pflege der offenen Posten.
• Empfang und allgemeine Bürokoordination: persönliche und telefonische Begrüßung von Besucher:innen, Postbearbeitung (Ein- und Ausgang), Bestellung von Büromaterial.
• [Falls anwendbar] Unterstützung bei der Organisation kleiner interner Veranstaltungen (Teammeetings, Lieferanten-Termine, Geburtstage) und bei der Pflege der Office-Vorlagen (Standardmails, Briefvorlagen, Excel-Listen).

Profil

• Unverzichtbar: Abgeschlossene IHK-Ausbildung als [Kauffrau:mann für Büromanagement / Industriekauffrau:mann / Bürokauffrau:mann / Kauffrau:mann für Groß- und Außenhandelsmanagement] oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung; [1-5] Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle; sichere Anwendung von Excel (SVERWEIS, Pivot-Tabellen, bedingte Formatierung) und MS Office (Word, Outlook); gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch.
• Wünschenswert: Erfahrung mit einem ERP- oder Buchhaltungssystem (DATEV, SAP, Sage 100, Lexware, sevDesk, Pennylane); Vertrautheit mit einem Reisekosten-Tool (Circula, Spendesk, Pleo, Mooncard); Erfahrung im Mahnwesen oder in der Auftragsabwicklung im Großhandel; gute Englischkenntnisse für internationale Korrespondenz.
• Disqualifizierend: keine Routine im Umgang mit Excel über die Grundfunktionen hinaus; keine Erfahrung mit der Erfassung von Belegen in einem ERP- oder Buchhaltungssystem; mangelnde Sorgfalt bei Standardvorgängen (Rechnungen, Reisekosten); Schwierigkeiten mit Vertraulichkeit bei sensiblen Daten (Gehälter, Personalakten, Kundenbeziehungen).

Was wir bieten

• Bruttojahresvergütung: Fix [29-40] k€ nach Ausbildung, Erfahrung und Bereich. Kein struktureller Variabel-Anteil; [ggf. 13. Monatsgehalt, Anwesenheitsprämie oder Erfolgsbeteiligung je nach Unternehmenspraxis].
• Modell: [Vollzeit, hybrid 1-2 Tage / Woche vor Ort oder reine Vor-Ort-Position, Basis in [Stadt]].
• Benefits: [betriebliche Altersvorsorge, Job-Ticket oder Fahrrad-Leasing, Essenszuschuss, Urlaubstage, Homeoffice-Policy, Weiterbildungsbudget z. B. IHK-Aufbauqualifikation].
• Stack: [ERP- und Buchhaltungssystem, Reisekosten-Tool, MS Office, Dokumentenmanagement].