Administrativo·a

[Nombre de la empresa], pyme del sector [sector] con sede en [ciudad], [X] personas trabajadoras, [X] M€ de facturación, busca incorporar un·a Administrativo·a para asumir la gestión administrativa transversal del equipo.

Misión

Como Administrativo·a, ejecuta el conjunto de la gestión administrativa transversal (documentación, correspondencia, agenda, atención telefónica, apoyo contable básico) para un equipo de [10 a 80] personas trabajadoras. Reporta a la [responsable de administración / dirección financiera / oficina de gerencia] y trabaja en estrecha relación con la asesoría laboral y contable externa.

Responsabilidades principales

• Gestionar el archivo documental (contratos, facturas, justificantes, correspondencia) con una nomenclatura clara y un calendario de obligaciones de conservación según el artículo 30 del Código de Comercio.
• Registrar las facturas de proveedores·as en el software contable [Contasol / A3 / Sage / Holded] y verificar la coherencia (NIF, fecha, importe, IVA, retención si aplica) antes del archivo.
• Tratar el correo entrante físico y digital, redactar correspondencia profesional a proveedores·as, clientes y administraciones, y mantener los hilos de seguimiento al día.
• Gestionar la agenda colectiva del equipo y la reserva de salas de reuniones, anticipar los solapamientos y proponer ajustes a las personas afectadas.
• Atender el teléfono y la recepción presencial cuando aplique: filtrar las llamadas, derivar a la persona adecuada, acoger a personas visitantes con profesionalidad.
• Apoyar a la·al responsable directa·o en la preparación de las notas de gastos (control de justificantes, registro en [Spendesk / Pleo / Captio / Okticket], calendario de reembolso mensual).
• Coordinarse con la asesoría laboral y contable externa: envío de documentación, recopilación de información, seguimiento de las peticiones recurrentes.
• Mantener el calendario de obligaciones administrativas recurrentes (renovaciones de contratos con proveedores·as, vencimientos de pólizas, plazos fiscales periódicos vía asesoría) y alertar a tiempo sobre los vencimientos.
• [Si aplica] Apoyar a la·al responsable de RR. HH. en tareas operativas básicas: preparación de documentación para altas en Seguridad Social, gestión de vacaciones, organización de revisiones médicas, registro horario diario.

Perfil

• Imprescindible: 1 a 5 años de experiencia en un puesto administrativo en pyme; Excel operativo (BUSCARV, tablas dinámicas, formato condicional, fórmulas de control); redacción profesional clara en castellano; rigor en la gestión documental y en el seguimiento de tareas recurrentes.
• Valorable: experiencia previa con un software contable (Contasol, A3, Sage 50/200, Holded); familiaridad con una herramienta moderna de notas de gastos (Spendesk, Pleo, Captio, Okticket) o de RR. HH. ligera (Factorial, Bizneo, Sesame); segunda lengua de trabajo (inglés operativo, francés o portugués según contexto comercial); dominio operativo de Notion, Confluence o Drive estructurado para la gestión documental.
• Descartable: ninguna experiencia administrativa previa en autonomía; Excel solo declarativo (suma y poco más); rechazo a manipular herramientas modernas (software cloud, automatización); postura de pura ejecución sin capacidad de pedir aclaración o de decir no; inestabilidad (sucesión de puestos de 6 a 9 meses).

Qué ofrecemos

• Retribución bruta anual: fijo de [18 a 28] k€ según experiencia y perímetro. Sin variable estructural; [en su caso, paga extra adicional, ticket restaurante, seguro médico privado o ayuda al transporte según práctica de la empresa].
• Modalidad: [jornada completa, presencial o híbrido 1 a 2 días por semana en sede, base en ciudad].
• Beneficios: [seguro médico privado, ticket restaurante, ayuda al transporte, vacaciones, política de teletrabajo, presupuesto de formación continua en Excel, software contable o segunda lengua].
• Stack: [software contable, herramienta de notas de gastos, herramienta de gestión documental, herramienta de RR. HH. ligera si aplica].