Administrativo·a
Preguntas frecuentes sobre la contratación para el puesto de Administrativo·a, y los errores que más la hacen fracasar.
Errores comunes al contratar para este puesto
Confundir Administrativo·a y Office Manager
La·el Administrativo·a se centra en la ejecución transversal: gestión documental, registro de facturas, correspondencia, agenda, atención telefónica, apoyo contable básico. La·el Office Manager pilota el office para toda la empresa con responsabilidad ampliada (proveedores·as, sede, intendencia, eventos internos, onboarding logístico, y a menudo un primer bloque de RR. HH.). Los perímetros se solapan parcialmente pero no son equivalentes en seniority, salario ni perfil. Mezclarlos en una oferta atrae candidaturas desordenadas: o paga 28 a 32 k€ por un perfil que dedicará el tiempo a tareas administrativas puras (frustración en la empresa), o paga 20 a 22 k€ por un perfil incapaz de liderar un traslado o una auditoría de proveedores·as (frustración en la persona candidata). Encuadre el scope desde el título de la oferta.
Confundir Administrativo·a y Asistente de dirección
La·el Asistente de dirección sirve principalmente a una o dos personas de C-level (CEO, COO) en su agenda, sus viajes, su correspondencia y sus citas: el perímetro es el ecosistema personal de la dirección. La·el Administrativo·a sirve a todo el equipo de forma transversal y no se centra en una persona concreta. Las herramientas son distintas (agenda intensiva y gestión de viajes frente a Excel, gestión documental y registro de facturas) y el perfil también (alto nivel de discreción y disponibilidad horaria amplia para asistencia de dirección, frente a método y rigor administrativo para el puesto transversal). Cada perfil tiene su propia oferta.
Subestimar el nivel real de Excel necesario
En pyme moderna, un·a Administrativo·a sin Excel operativo (BUSCARV, tablas dinámicas, formato condicional) se vuelve cuello de botella en cuanto el volumen crece más allá de 30 personas trabajadoras. Muchas personas candidatas declaran Excel avanzado en el CV sin practicarlo en el día a día. La trampa: contratar sobre la declaración, sin prueba, y descubrir en el tercer mes que cada informe simple se vuelve un proyecto. Solución: pruebe Excel de verdad en la etapa 4 con un fichero realista; no se conforme con eso lo manejo bien.
Saltarse la prueba práctica
El puesto de Administrativo·a es el ejemplo más claro donde la prueba práctica es no negociable. La capacidad de organización, el dominio real de Excel y el método se evalúan muy mal en entrevista clásica: muchas personas candidatas hablan bien de organización sin practicarla. Saltarse la etapa 4 equivale a contratar a ciegas en un puesto donde el coste de un mal fit (errores recurrentes, retrasos en cierre, asesoría laboral tensa) supera ampliamente las 4 horas de preparación de un caso. Una buena prueba práctica de 45 a 60 minutos vale más que tres entrevistas conversacionales.
Contratar sobreperfil para una pyme pequeña
Una pyme de 10 a 25 personas trabajadoras no necesita un·a perfil senior con 8 años de experiencia. El puesto no ofrece suficiente volumen ni complejidad para retener un perfil así más allá de 12 a 18 meses, y el coste de re-contratación es alto. Para una pyme de menos de 30 personas trabajadoras, un perfil de 1 a 3 años de experiencia con buena base de Excel y aprendizaje rápido es la apuesta correcta. Reserve los perfiles de 5+ años para pymes de 50 a 80 personas o cuando el perímetro incluye apoyo contable amplio, gestión multi-sociedad o segunda lengua de trabajo.