Administrativo·a

Cómo contratar a un·a Administrativo·a para su pyme

Antes de redactar la oferta, plantéese tres preguntas de encuadre. Determinan el perfil que busca realmente y evitan los errores de scope más frecuentes en pyme española sobre este puesto, que se confunde a menudo con dos roles adyacentes.

Pregunta 1: ¿Administrativo·a, Office Manager o Asistente de dirección? Los tres roles se solapan parcialmente pero no son equivalentes. La·el Administrativo·a ejecuta tareas transversales para el equipo: gestión documental, correspondencia, agenda, atención telefónica, apoyo contable básico, registro de facturas. Es un puesto entry con foco en la ejecución rigurosa. La·el Office Manager pilota el office para toda la empresa con responsabilidad ampliada (proveedores·as, sede, intendencia, eventos internos, onboarding logístico, primer bloque de RR. HH. en pyme); es un puesto mid con foco en la coordinación. La·el Asistente de dirección sirve a una o dos personas de C-level (CEO, COO) en su agenda, sus viajes y su correspondencia; es un puesto centrado en una persona concreta, no transversal. Mezclar los tres en una oferta atrae candidaturas desordenadas y consume tiempo. Precise la función desde el título: Administrativo·a mujer u hombre, no perfil polivalente de administración, que no dice nada.

Pregunta 2: ¿Qué perímetro exacto? En pyme, el perímetro de un·a Administrativo·a varía mucho: pura gestión documental y atención telefónica, con o sin apoyo contable básico (registro de facturas en el software contable, control de notas de gastos), con o sin atención al·a la cliente, con o sin gestión de la agenda colectiva. Liste de forma explícita los ámbitos cubiertos en la oferta. Un·a Administrativo·a sin experiencia en registro de facturas necesitará de 1 a 2 meses de aprendizaje si hay que asumir ese bloque; un perfil con apoyo contable previo esperará temas variados y se aburrirá rápido en pura recepción y archivo.

Pregunta 3: ¿Qué herramientas y qué nivel de Excel? El ecosistema cuenta. Si el equipo trabaja con Holded, Factorial, Notion y Slack, una persona candidata que solo conoce Excel y Outlook necesitará de 2 a 4 semanas de adaptación. Si el equipo trabaja con A3, Sage o Contasol, un perfil de pyme moderna tendrá que aprender el software. Mencione su stack de forma explícita en la oferta; las candidaturas experimentadas filtran a menudo por este criterio. Sobre Excel: precise el nivel esperado (operativo con BUSCARV y tablas dinámicas como mínimo; avanzado con macros y validación de datos si el puesto incluye reporting). Sin esta precisión, las candidaturas mezclarán perfiles con Excel real y perfiles con Excel declarativo, y la diferencia solo aparecerá en la prueba práctica.

Si las tres respuestas convergen hacia un·a Administrativo·a transversal a tiempo completo para una pyme de 10 a 80 personas trabajadoras (y no hacia un·a Office Manager o un·a Asistente de dirección), consulte el modelo listo para usar en la pestaña Descripción del puesto.