Administrativo·a

Criterio de priorización explícito: impacto en la actividad del equipo, plazo legal o fiscal, fragilidad de la persona que espera. La persona candidata describe cómo comunica las tareas que no se cumplen a tiempo. Bonus: ha pedido aclaración a la·al responsable directa·o cuando dos prioridades chocaban. Las personas que responden lo hago todo sin pausar revelan falta de discriminación y suelen acabar con errores en cuanto el volumen crece.

Vigilancia operativa: la persona candidata describe la detección, la cuantificación o caracterización del error, y la propuesta de corrección (devolver la factura al·a la proveedor·a, avisar a la·al responsable, abrir una incidencia con la asesoría laboral o contable). Bonus: ha sugerido un control sencillo para evitar la repetición. Quienes no han detectado nunca un error han trabajado en entornos muy supervisados o no miran lo que pasan.

Capacidad de reclamar con educación y firmeza, sin tensar la relación. La persona candidata describe el primer recordatorio amable, la escalada gradual, y el cambio de canal si el correo no funciona (llamada, mensaje directo). Bonus: cita un caso concreto y la solución encontrada. Quienes describen una postura puramente pasiva (envío el correo y espero) revelan debilidad de seguimiento que se ve en cuanto crece el volumen.

Encuadre antes de ejecución: la persona candidata pregunta por el formato esperado (PDF, hoja imprimible, resumen por partida, totales) y por la finalidad (validación interna, presentación al consejo). Plan estructurado: consolidar las 3 fuentes en un fichero, comprobar cuadres simples, marcar las inconsistencias antes de entregar. Bonus: propone enviar un primer borrador a las 18:30 para validar el formato antes de pulir. Quienes salen disparadas a copiar y pegar sin encuadrar acaban entregando un fichero que no responde a la pregunta real.

Capacidad de sostener el procedimiento sin tensar la relación: pide los justificantes (trazabilidad fiscal, IVA deducible, riesgo en caso de inspección), explica brevemente el porqué, propone una vía limpia (validación escrita de la dirección por correo, declaración firmada por la·el comercial). Quienes aceptan sin preguntar revelan debilidad de control interno; quienes rechazan secamente revelan debilidad de comunicación transversal que les marginará en pyme.

Plan estructurado: (1) buscar primero en archivos digitales con varias rutas (nombre, NIF, año); (2) revisar el archivo físico si existe; (3) contactar con la asesoría laboral para validar qué documentos mínimos bastan; (4) avisar a la·al responsable directa·o antes de que la situación se enquiste. Bonus: propone digitalizar el archivo histórico para evitar el caso siguiente. Quienes responden lo busco hasta encontrarlo sin plan revelan falta de método; quienes lo escalan inmediatamente sin buscar primero revelan falta de autonomía.

Método sistémico: (1) auditoría de lo que hay (volumen, tipologías, ubicaciones); (2) definición de una estructura simple (por año, por tipo, por sociedad), validada con la·el responsable; (3) clasificación por bloques (lo urgente: contratos en vigor, declaraciones fiscales pendientes; lo importante: histórico de facturas; lo ligero: lo demás); (4) regla de nomenclatura escrita para que el equipo la siga. Quienes responden lo ordeno poco a poco sin método caerán en la trampa: avanzarán por inercia sin estructura y al cabo de 3 meses el archivo seguirá igual.

Diagnóstico antes que solución: la persona candidata identifica las causas posibles (calendarios no compartidos, falta de regla de uso de sala, agendas individuales fuera de la herramienta común). Plan: imponer un calendario digital compartido (Google Calendar, Outlook), crear un calendario de la sala con regla de reserva, fijar un ritual semanal de revisión de agendas con cada persona de dirección. Bonus: propone reportar los solapamientos detectados durante el primer mes. Quienes responden les recuerdo verbalmente reparan el síntoma sin corregir la causa.

Capacidad de encuadre operativo: (1) cartografía de los flujos actuales (qué documento, quién lo origina, quién lo valida, dónde se archiva); (2) identificación de los cuellos de botella (validación que no llega a tiempo, doble entrada, justificantes incompletos); (3) propuesta de mejora concreta (herramienta de gestión documental, calendario semanal, checklist de incorporación). Bonus: la persona candidata propone una solución proporcional al tamaño (no un ERP de 30.000 € para una pyme de 40). Quienes salen pidiendo más recursos sin diagnosticar revelan falta de método.

Familiaridad concreta: dominio operativo de Excel (al menos BUSCARV, tablas dinámicas, formato condicional, filtros), Word para correspondencia profesional, gestión de un buzón con reglas, y al menos una herramienta moderna usada de verdad (no solo abierta una vez). Bonus: la persona candidata ya ha desplegado o cambiado una herramienta, lo que revela capacidad de gestión del cambio. Quienes solo citan Excel y Outlook sin detalle de fórmulas no sobrevivirán en una pyme moderna; quienes citan diez herramientas sin profundizar en ninguna revelan superficialidad.

Estructura clara: asunto preciso y específico (no consulta), saludo formal (Estimados, Buenos días), contexto breve, petición concreta con plazo, agradecimiento, firma con datos de contacto. Bonus: la persona candidata cita reglas operativas (responder en menos de 24 horas, mantener el hilo en lugar de abrir nuevos, copiar a la·al responsable cuando hay riesgo). Quienes responden depende de la situación sin estructurar revelan falta de método; quienes describen correos largos y poco estructurados revelan falta de claridad.

Conocimiento operativo básico: verificar coherencia (NIF, fecha, importes, IVA aplicado, retención si aplica), comprobar pedido o albarán cuando exista, registrar en el software contable o pasar a la gestoría, archivar con nomenclatura clara. Sobre conservación: el Código de Comercio (art. 30) obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante 6 años desde el último asiento; la Ley General Tributaria fija plazos similares en materia fiscal. Quienes desconocen estas obligaciones revelan formación insuficiente para apoyo contable básico.

Postura de aprendizaje: la persona candidata describe haber integrado el feedback (no solo escuchado) y haber cambiado su práctica. Bonus: ha compartido el aprendizaje con una persona compañera o ha documentado una nueva regla. Quienes describen haber justificado su lógica en lugar de aceptar la observación revelan debilidad de coachability que dará problemas en un puesto tan expuesto a varias personas de mando.

Postura de socia·o: preparación de los temas con antelación, anticipación de las necesidades, capacidad de plantear una pregunta cuando una petición es ambigua. Bonus: la persona candidata cita un caso en el que pidió aclaración antes de actuar y eso evitó un error. Quienes describen una postura de pura ejecución (yo hago lo que me piden) revelan debilidad en pyme moderna; quienes describen tensión permanente con la jerarquía revelan mal fit.

Capacidad de decir no escalando a la·al responsable directa·o, a la dirección financiera o a la asesoría, sin acusación. Bonus: la persona candidata propone una alternativa legal que cubre la necesidad subyacente. Quienes responden aplico sin cuestionar no protegerán a la empresa en caso de inspección de la Seguridad Social o de Hacienda. Quienes rechazan secamente sin alternativa revelan debilidad de comunicación transversal.