Assistant·e Administratif·ve

Mission. Assurer le soutien administratif transverse d'une équipe de [10-80] collaborateur·rice·s : gestion du courrier entrant et sortant, traitement des notes de frais, tenue d'agenda, accueil téléphonique, classement documentaire, soutien comptable basique en lien avec l'expert-comptable. Vous reportez au·à la [Office Manager / DAF / dirigeant·e].

Responsabilités.

• Traiter le courrier entrant et sortant : tri, distribution interne, rédaction et envoi des courriers officiels, suivi des recommandés et accusés de réception.
• Gérer les notes de frais sur [Spendesk / Pleo / Qonto / Mooncard] : contrôle des justificatifs, validation, suivi du calendrier de remboursement, relances en cas de pièce manquante.
• Tenir l'agenda partagé et coordonner les rendez-vous internes et externes pour [la·le dirigeant·e / l'équipe de direction].
• Assurer l'accueil téléphonique de la société (standard partagé ou ligne directe) et l'accueil physique des visiteur·euse·s : préparation des salles, signalisation à l'équipe, suivi des départs.
• Préparer et mettre en forme les documents administratifs courants (courriers officiels, comptes rendus, présentations, tableaux de suivi) sur Word, Excel et PowerPoint.
• Tenir le classement documentaire (papier et numérique sur [Drive / SharePoint / Notion]) et garantir la traçabilité des pièces administratives.
• [Si applicable] Soutenir la comptabilité de base : rapprochements bancaires simples, suivi des factures fournisseurs, préparation des pièces pour l'expert-comptable, suivi des relances clients.
• [Si applicable] Soutenir le volet RH léger : suivi des congés sur [PayFit / Lucca / Factorial], préparation des éléments variables de paie, organisation des visites médicales, suivi des affichages obligatoires.

Profil recherché.

• Indispensable : 1 à 5 ans d'expérience en assistance administrative ou rôle équivalent (BTS Gestion de la PME, BTS SAM, Bac Pro Gestion-Administration ou équivalent en expérience) ; maîtrise opérationnelle d'Outlook ou Gmail, Word, Excel (formules de base, tri, filtres, mise en forme conditionnelle) ; français écrit irréprochable.
• Apprécié : expérience d'un outil de notes de frais moderne (Spendesk, Pleo, Qonto, Mooncard) ; familiarité avec un outil RH léger (PayFit, Lucca, Factorial) ; notions de comptabilité de base (rapprochements, factures, TVA) ; aisance avec Excel avancé (tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEV).
• Disqualifiant : fautes d'orthographe et de syntaxe récurrentes ; refus de manipuler les outils numériques modernes ; manque de tenue dans l'accueil téléphonique ou physique ; absence totale de pratique d'Excel au-delà de la saisie.

Conditions.

• Rémunération brute annuelle : fixe [24-34] k€ selon expérience et périmètre. Pas de variable structurel ; prime, 13e mois ou intéressement éventuel selon les pratiques de la société.
• Modalité : [temps plein, présence sur site requise 4-5 jours / semaine, base à [ville]].
• Avantages : [mutuelle, tickets restaurant, prime de transport, congés, budget formation, perspectives d'évolution vers Office Manager ou Assistant·e RH].
• Stack : [suite bureautique, outil de notes de frais, outil RH léger si applicable, gestion documentaire].