Referenzprüfung

Referenzen einholen: nur mit Zustimmung

Referenzen holen Sie bei Personen ein, die die Kandidat:in selbst nennt, und erst, wenn die Kandidat:in zugestimmt hat. Den aktuellen Arbeitgeber kontaktieren Sie nie ohne ausdrückliches Einverständnis: Ein Anruf dort kann die Bewerbung verraten. Den Zeitpunkt sprechen Sie mit der Kandidat:in ab; meist liegt er nach den letzten Gesprächen, wenn nur noch wenige Personen im Rennen sind.

Datenschutzrechtlich ist jede Auskunft eine Verarbeitung personenbezogener Daten aus der Bewerbung. Der Leitfaden der IHK Region Stuttgart nennt als Rechtsgrundlage noch § 26 Abs. 1 BDSG. Seit dem EuGH-Urteil vom 30. März 2023 (C-34/21) hält die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg diese Vorschrift aber wohl für unanwendbar; für Bewerbungen greift Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, also die Verarbeitung für vorvertragliche Maßnahmen, soweit sie für die Einstellungsentscheidung erforderlich ist (LfDI Baden-Württemberg). Ob der Anruf bei einem früheren Arbeitgeber davon ohne Einwilligung gedeckt ist, ist nicht abschließend geklärt. Die IHK Region Stuttgart empfiehlt deshalb, vorher die Einwilligung der Bewerber:innen einzuholen; wie bei jeder Einwilligung gehört der Hinweis auf das jederzeitige Widerrufsrecht dazu. Erheben Sie Daten bei Dritten, müssen Sie die Bewerber:innen außerdem nach Art. 14 DSGVO informieren.

Neben Referenzen gibt es in Deutschland das Arbeitszeugnis: Beschäftigte haben bei Ende des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis (§ 109 GewO). Eine Referenz ergänzt es um Fragen, die ein Zeugnis nicht beantwortet.

Fragen, die belastbare Antworten liefern

Bereiten Sie die Fragen aus den Anforderungen der Stelle vor und stellen Sie sie bei allen Finalist:innen gleich, wie im strukturierten Interview:

• Rolle prüfen: „In welcher Funktion haben Sie zusammengearbeitet, und wofür war die Person konkret verantwortlich?” Bestätigt den Lebenslauf.
• Nach Beispielen fragen: „Die Stelle verlangt, Projekte mit externen Partnern zu steuern. Können Sie eine Situation schildern, in der Sie das erlebt haben?” Ein konkretes Beispiel sagt mehr als ein Urteil wie „sehr gut”.
• Zusammenarbeit: „Wie ist die Person mit Meinungsverschiedenheiten im Team umgegangen?”
• Entwicklung: „Wobei hat die Person Unterstützung gebraucht, und wo hat sie sich entwickelt?”

Notieren Sie Antworten wörtlich oder nah am Wortlaut, getrennt von Ihrer eigenen Bewertung.

Was tabu ist

Fragen Sie die Referenzgeber:in nichts, was Sie die Kandidat:in selbst nicht fragen dürften. Das AGG soll Benachteiligungen wegen ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität verhindern (§ 1 AGG); Fragen nach Gesundheit, Familienplanung oder Religion haben in einer Referenzanfrage nichts verloren. Bleiben Sie bei Arbeit, die sich beschreiben und überprüfen lässt.