Background Check

Eine konkrete Angabe überprüfen

Ein Background Check kann beispielsweise klären, ob ein für die Tätigkeit erforderlicher Abschluss vorliegt. Die Prüfung bezieht sich damit auf eine bestimmte Angabe oder Voraussetzung. Ein Referenzgespräch ist ein anderer Weg, Informationen zu beruflichen Erfahrungen einzuholen; auch dafür müssen Zweck und zulässiger Umfang geklärt sein.

Es gibt keinen einheitlichen Prüfkatalog für jedes europäische Unternehmen. Eine Prüfung von Identität, beruflicher Qualifikation oder Beschäftigungsberechtigung beantwortet jeweils eine andere Frage. Von einem legitimen Einzelzweck lässt sich keine Erlaubnis für eine umfassende Recherche über das Privatleben ableiten.

Rechtsgrundlage und Erforderlichkeit

Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt unter anderem einen festgelegten Zweck, eine Rechtsgrundlage und Datenminimierung. Für Daten über strafrechtliche Verurteilungen gelten die zusätzlichen Voraussetzungen des Artikels 10; für besondere Kategorien personenbezogener Daten ist Artikel 9 zu beachten. Eine allgemeine Einwilligung hebt diese Anforderungen nicht auf.

In Deutschland ist außerdem § 26 Bundesdatenschutzgesetz zu berücksichtigen. Ob eine bestimmte Information für die Einstellungsentscheidung erforderlich ist, muss anhand der konkreten Tätigkeit beurteilt werden. Die Aussage „Nur mit Einwilligung“ ist als allgemeine Regel für sämtliche Prüfungen zu eng und zugleich irreführend.

Das Führungszeugnis im Einstellungsverfahren

Für Vorstrafen ist in Deutschland das Führungszeugnis der amtliche Nachweis. Beantragen kann es nach § 30 BZRG nur die betroffene Person selbst oder ihre gesetzliche Vertretung, ohne Bevollmächtigte. Als Arbeitgeber bitten Sie also die Bewerber:in, ein Zeugnis vorzulegen; einen eigenen Antrag beim Bundeszentralregister stellen Sie nicht.

Für Tätigkeiten mit Kindern und Jugendlichen gibt es das erweiterte Führungszeugnis. § 30a BZRG verlangt dafür eine schriftliche Aufforderung Ihrer Organisation, in der Sie bestätigen, dass die Voraussetzungen vorliegen. Träger der öffentlichen Jugendhilfe dürfen nach § 72a SGB VIII niemanden beschäftigen, der wegen bestimmter Sexual- und Gewaltdelikte verurteilt ist; dazu sollen sie sich das erweiterte Führungszeugnis bei der Einstellung und in regelmäßigen Abständen vorlegen lassen.

Die Daten daraus dürfen Sie nach § 30a Abs. 3 BZRG nur verarbeiten, soweit sie für die Prüfung der Eignung für diese Tätigkeit erforderlich sind. Tritt die Person die Tätigkeit nicht an, löschen Sie sie unverzüglich, sonst spätestens sechs Monate nach der letzten Ausübung.

Was nicht im Führungszeugnis steht, muss die Person auch nicht offenbaren: Nach § 53 BZRG darf sie sich in diesen Fällen als unbestraft bezeichnen. Eine weitergehende Frage im Bewerbungsgespräch bringt Ihnen deshalb keine verlässlichere Antwort.

Umfang vor der Beauftragung festlegen

Wir bieten Bewerbermanagementsoftware an. Unsere redaktionelle Empfehlung ist, Prüfungen an einer benannten Anforderung der Stelle auszurichten, statt möglichst viele Daten für den Datensatz einzukaufen.

Legen Sie vorab fest, welche Frage beantwortet werden soll, wer die Ergebnisse sehen darf und was bei widersprüchlichen Angaben geschieht. Wählen Sie einen Zeitpunkt, zu dem die Prüfung tatsächlich erforderlich ist. Eine pauschale Regel „immer erst nach dem Angebot“ passt ebenso wenig wie eine vollständige Prüfung jeder eingehenden Bewerbung.

Informieren Sie die betroffene Person über die Verarbeitung und ermöglichen Sie die Klärung von Unstimmigkeiten, bevor Sie daraus eine Entscheidung ableiten. Der fertige Bericht ist eine Informationsquelle, kein Ersatz für die Bewertung seiner Relevanz.