Verificación de antecedentes

Comprobar lo necesario para el puesto

No existe un paquete de comprobaciones válido para cualquier contratación. Define qué requisito necesita verificación, qué dato lo acredita y en qué momento resulta necesario obtenerlo. Una titulación exigida para una profesión regulada plantea una necesidad diferente de una preferencia genérica del equipo.

La guía de la AEPD sobre relaciones laborales aplica los principios de finalidad y minimización a la selección. Recoger más documentos «por si acaso» amplía el tratamiento sin explicar su necesidad.

El consentimiento no autoriza cualquier consulta

La base jurídica depende del tratamiento. No debe presentarse el consentimiento como una condición universal ni como una forma de levantar todas las restricciones.

Para antecedentes penales, el artículo 10 del RGPD establece un régimen específico. La AEPD aclara que una empresa necesita habilitación legal para solicitarlos en los casos correspondientes. La impresión de que un puesto es delicado o una casilla de aceptación no bastan por sí solas.

Cuando la ley exige un certificado

Hay un caso en que la comprobación no es opcional. El artículo 57 de la Ley Orgánica 8/2021 exige, para acceder a profesiones, oficios y actividades que impliquen contacto habitual con menores, no haber sido condenado por delitos contra la libertad e indemnidad sexuales ni por trata de seres humanos. Quien aspire al puesto lo acredita con una certificación negativa del Registro Central de Delincuentes Sexuales, y la empresa no puede ocupar en esas actividades a personas con antecedentes en ese registro.

La ley entiende por contacto habitual el trato repetido, directo y regular, no meramente ocasional, y en todo caso las actividades dirigidas principalmente a menores. En un campamento infantil, por ejemplo, la exigencia es clara; en un puesto administrativo sin trato con menores, esta vía no se aplica.

Informar y distinguir un error de una discrepancia

Explica qué se comprueba y cómo se utilizará la información. Si interviene un proveedor, aclara sus funciones, los datos que recibe y las garantías que corresponden. La existencia de un servicio comercial no demuestra que todas sus consultas sean adecuadas para tu proceso.

Antes de interpretar una diferencia, permite aclarar los hechos cuando proceda. En un ejemplo ilustrativo, un cargo traducido de otro idioma puede no coincidir palabra por palabra con el documento original sin que exista una falsedad.

La comprobación de referencias aporta información de otras personas sobre el trabajo previo. Debe distinguirse de verificar un título o una autorización: cada comprobación responde a una pregunta y necesita su propio alcance.