Applicant tracking system (ATS)
Een applicant tracking system (ATS), in het Nederlands vaak recruitmentsysteem genoemd, verzamelt sollicitaties en houdt per kandidaat de voortgang bij.
Vacature, sollicitatie en voortgang bij elkaar
Een ATS legt voor elke vacature de fasen van het proces vast. De pipelinehandleiding van Join beschrijft bijvoorbeeld hoe een sollicitatie door de ingestelde fasen beweegt. Die fasen kunnen per vacature verschillen; een verkoopfunctie hoeft dus niet hetzelfde proces te volgen als een stage.
Het systeem verbindt de sollicitatie met de vacature, berichten, gespreksnotities en de actuele status. Zo kan een collega zien wat al is gebeurd en wie de volgende stap oppakt. Een fase zoals ‘gesprek’ beschrijft de voortgang, maar is nog geen oordeel over geschiktheid.
Verwante systemen hebben een andere taak
Een recruitment-CRM bewaart de context van contacten voor mogelijke toekomstige vacatures. Een HRIS richt zich op personeelsgegevens en HR-processen. Die functies kunnen in één product samenkomen.
Ook vacaturepublicatie en sourcing kunnen onderdeel zijn van een ATS. Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van het product; de afkorting is geen vaste lijst met mogelijkheden.
Centrale gegevens vragen duidelijke afspraken
Centralisatie maakt gegevensbeheer overzichtelijker, maar verplaatst de verantwoordelijkheid niet naar de leverancier. De AVG vraagt onder meer om een passend doel, een grondslag en beperkte opslag. Leg vast wie toegang nodig heeft en hoe verzoeken van kandidaten worden behandeld.
Voor de keuze van software zijn vervolgens de eigen workflow, het aantal vacatures en de benodigde functies van belang. De productpagina over het recruitmentsysteem van Join beschrijft het aanbod voor teams die een systeem beoordelen.