Recruitmentsysteem

Voor welk team is een ATS bedoeld?

Een recruitmentsysteem is geen maat voor hoe professioneel een organisatie is. Een klein bedrijf dat één persoon per jaar aanneemt, kan voldoende hebben aan een goed beheerde inbox. Een recruitmentsysteem wordt meestal nuttig zodra meerdere collega’s tegelijk moeten zien wie heeft gereageerd, wat al is beoordeeld en wie de volgende stap oppakt.

Een ATS legt voor elke vacature de fasen van het proces vast. De pipelinehandleiding van Join beschrijft bijvoorbeeld hoe een sollicitatie na binnenkomst de fasen selectie, gesprek, aanbod en aangenomen doorloopt. Die fasen kunnen per vacature verschillen; een verkoopfunctie hoeft dus niet hetzelfde proces te volgen als een stage.

Iedere betrokkene gebruikt dezelfde kandidaatgegevens voor een ander besluit:

• De recruitmentmanager ziet alle kandidaten en bewaakt de voortgang.
• Gesprekspartners lezen dezelfde context en leggen hun beoordeling op dezelfde plek vast.
• De kandidaat krijgt berichten en afspraken vanuit één herkenbaar proces.

Waar de grens van het systeem ligt

Een ATS vindt niet zelfstandig de juiste kandidaat. Het ordent kandidaten die via vacaturepublicaties, doorverwijzingen of sourcing binnenkomen. Ook neemt het systeem de uiteindelijke beslissing niet over: automatisering kan een herinnering versturen of een ingestelde selectievoorwaarde uitvoeren, maar het team moet de criteria bepalen en verantwoord toepassen.

Centralisatie maakt gegevensbeheer overzichtelijker, maar verplaatst de verantwoordelijkheid niet naar de leverancier. Bij recruitment verwerk je persoonsgegevens. Het Europees Comité voor gegevensbescherming (EDPB) noemt recruitment als voorbeeld voor het register van verwerkingsactiviteiten. Leg daarin het doel, de gegevenscategorieën en de toegang vast wanneer de registerplicht geldt. Controleer daarnaast hoe je toegang, export, anonimisering en verwijdering regelt.

Zo beoordeel je een recruitmentsysteem

Begin niet met de langste functielijst. Kijk eerst naar het werk dat nu tussen systemen valt.

• Van vacature naar eerste sollicitatie. Kun je een vacature publiceren en meteen zien uit welk kanaal een kandidaat komt?
• Samen beoordelen. Werken gesprekspartners met dezelfde criteria, zonder cv’s en notities rond te mailen?
• Eigenaarschap per stap. Is zichtbaar wie een kandidaat moet antwoorden of een gesprek moet plannen?
• Gegevensbeheer. Kun je toestemming, bewaartermijnen en verzoeken vanuit het kandidaatprofiel behandelen?
• Kostenmodel. Past de prijs bij het aantal actieve vacatures, gebruikers en functies dat het team werkelijk nodig heeft?

De beste test is een echte, nog niet gepubliceerde vacature. Zet die op, nodig een collega uit en loop één fictieve sollicitatie door het hele proces. Dan blijkt sneller dan in een verkoopdemo waar dubbel werk of onduidelijkheid blijft bestaan.