Recruitment-CRM

Voor teams die vooruit zoeken

Een recruitment-CRM is bedoeld voor kandidaten vóór de sollicitatie: iemand uit sourcing, een goede finalist van een eerdere procedure of een bekende uit het netwerk. Een ATS volgt meestal de actieve sollicitatie voor een vacature. Het onderscheid gaat dus om de relatie en het moment, niet om een andere soort kandidaat.

Zo’n systeem is vooral zinvol wanneer een team geregeld vergelijkbare functies invult en namen niet alleen in de inbox van één recruiter mogen blijven staan. Voor incidentele werving kan een zorgvuldig bijgehouden talentpool al voldoende zijn.

Waarom contactgegevens geen voorraad zijn

Een CRM nodigt uit om elk profiel te bewaren. Dat is precies waar de grens ligt. De AVG vereist dat persoonsgegevens voor een bepaald doel worden verzameld en niet langer worden bewaard dan daarvoor nodig is (artikel 5 AVG). Leg daarom vast waarom iemand in de pool staat, wanneer dat opnieuw wordt bekeken en wie de gegevens mag gebruiken.

Ook inhoudelijk is terughoudendheid verstandig. Een kandidatendatabase is geen nieuwsbriefpubliek. Een bericht heeft pas waarde wanneer het aansluit bij eerder contact of een functie die aantoonbaar past.

Toets de werkwijze op terugvinden

Vraag niet eerst hoeveel automatisering het systeem biedt, maar of een recruiter een relevant profiel kan terugvinden met de context erbij: eerdere gesprekken, toestemming, expertise en laatste contact. SHRM noemt de herkomst van kandidaten een bruikbare recruitmentmaatstaf wanneer die aan de rest van het proces wordt verbonden (business-driven recruiting). Voor een CRM geldt hetzelfde: een lijst zonder context is geen relatiebeheer.

Join kan die context met tags en notities bij een kandidaatprofiel bewaren. Controleer voor gebruik wel of de eigen privacyafspraken en bewaartermijnen daarbij passen.