CRM de recrutement
Un CRM de recrutement organise les relations avec des contacts et d’anciennes candidatures en vue de recrutements futurs. Il conserve le contexte des échanges pour permettre une reprise de contact pertinente.
Suivre une relation au-delà d’un poste
Le contact peut venir d’une recherche directe, d’une rencontre professionnelle ou d’un recrutement précédent. Une personne intéressée par l’entreprise n’est pas toujours disponible au moment où un poste s’ouvre. Le CRM conserve le contexte utile à un prochain échange.
Prenons un exemple fictif : une finaliste décline un poste parce que le rythme de déplacement ne lui convient pas. Avec un cadre de conservation approprié, l’équipe note cette contrainte. Si un poste sans déplacement s’ouvre ensuite, elle peut reprendre contact avec une proposition précise.
Ce qu’une fiche de contact apporte
Une fiche utile permet de retrouver la date du dernier échange, les compétences pertinentes, le contexte de la relation et les préférences de contact exprimées. Une relance convenue avec la personne mérite d’être distinguée d’une date choisie uniquement par l’entreprise.
Les informations doivent rester factuelles. « Disponible à partir de septembre » apporte un contexte exploitable ; une appréciation vague sur la personnalité n’explique pas quel poste proposer. Les personnes finalistes de recrutements précédents et les contacts qui n’ont jamais postulé peuvent ainsi appartenir au même vivier de talents, avec des historiques différents.
Le passage vers une candidature
Lorsqu’un contact présente sa candidature à un poste, le logiciel de suivi des candidatures organise les étapes du recrutement. L’historique utile peut suivre la personne, selon les outils et les droits d’accès prévus.
La distinction porte sur le travail à réaliser : entretenir une relation dans le temps, puis traiter une candidature précise. Certaines solutions couvrent les deux usages ; un CRM séparé n’est pas une condition pour constituer un vivier.
Conserver les contacts dans un cadre défini
Le guide publié par la CNIL le 30 janvier 2023 distingue les finalités et les bases légales des traitements de recrutement. Informer une personne ne constitue pas, à lui seul, une base légale.
Avant d’ajouter un contact au vivier, définissez l’usage prévu, la base légale, la durée de conservation et les accès. Prévoyez aussi le traitement des demandes de rectification ou d’effacement. Le dossier doit rester utile et licite au fil du temps : la possibilité technique de le conserver ne justifie pas sa conservation.