CRM de selección
Un CRM de selección organiza la relación con personas que pueden encajar en futuras vacantes. Guarda el contexto de los contactos para retomarlos con una oportunidad relevante, aunque no haya una candidatura activa.
También se conoce como candidate relationship management o Talent CRM. Puede recoger contactos de búsqueda de talento, personas que participaron en procesos anteriores y candidaturas espontáneas.
La relación continúa entre vacantes
Imagina que una persona llega a la fase final de una selección, pero el puesto requiere una especialidad distinta de la suya. Si existe una finalidad y una base jurídica para conservar sus datos, el equipo puede mantener el contacto para otra oportunidad. El valor del CRM está en recordar el contexto y comprobar después si sigue vigente.
El ATS registra el avance de una candidatura en un proceso concreto. El CRM atiende la relación a lo largo del tiempo. Esta distinción describe funciones: no obliga a comprar dos herramientas.
Qué conviene registrar
Conserva información pertinente para la relación profesional:
- El origen del contacto y la fecha de la última conversación.
- Las competencias y los puestos de interés que la persona haya indicado.
- El motivo por el que una oportunidad anterior no encajó, sin añadir juicios personales innecesarios.
- El siguiente contacto acordado, si lo hay.
- La finalidad, la base jurídica y el plazo aplicables al tratamiento de los datos.
No conviertas una nota antigua en una descripción permanente. La disponibilidad, las preferencias y la experiencia pueden cambiar.
Una base de talento no autoriza cualquier uso
La AEPD explica que, al terminar una selección sin contratación, conservar los datos para otra finalidad requiere consentimiento o un interés legítimo que el empleador pueda demostrar. No basta con que el perfil resulte interesante. También hay que informar a la persona y establecer la conservación conforme al RGPD.
Como ejemplo de una función concreta, el Talent Pool de Join permite guardar perfiles y asignarlos después a una vacante. Esa asignación no envía un mensaje automático: la documentación recomienda contactar antes con la persona para confirmar su interés. Tener un perfil disponible no significa que exista ya una nueva candidatura.