Praxismanager:in
Strukturierte Interviewfragen für Praxismanager:in — mit dem Signal, auf das eine starke Antwort jeweils hinweist.
VerhaltensbezogenMulti-Arzt-Terminmanagement Beschreiben Sie das letzte Mal, als Sie mehrere Dringlichkeiten parallel gesteuert haben: ein Notfall-Patient im Wartebereich, eine kurzfristige Anfrage der Praxisinhaber:in, eine MFA, die krank ausfällt, und das Telefon, das durchgehend klingelt. Wie haben Sie priorisiert?
Worauf eine starke Antwort hinweistFähigkeit zur Hierarchisierung ohne Panik: explizites Kriterium für Priorisierung (medizinische Dringlichkeit, Patientensicherheit, Geschäftsführungs-Bindung), Delegation oder Umverteilung wo möglich (Teamkolleg:in übernimmt Telefon, Springer:in einspringen lassen), klare Aufwärtskommunikation an die:den Praxisinhaber:in über das, was nicht geschafft wird. Bonus: Die:der Kandidat:in erwähnt, eine vermeintlich dringliche Anfrage der Praxisinhaber:in zeitlich verhandelt zu haben, um eine medizinische Priorität zu schützen. Wer ich habe einfach alles gemacht erzählt, zeigt fehlende Diskriminierung der Themen und endet im Burn-out, der in dieser Rolle sehr verbreitet ist.
VerhaltensbezogenKV-Abrechnung und GOÄ/EBM Erzählen Sie von einem Moment, in dem Sie eine Abrechnungsabweichung, eine fehlerhafte GOÄ- oder EBM-Position oder eine ungünstige Privatliquidation entdeckt haben. Wie haben Sie das aufgearbeitet?
Worauf eine starke Antwort hinweistWachsamkeit und Strukturierung der Eskalation: Die:der Kandidat:in beschreibt die Entdeckung (Quartalsabrechnung, KV-Rückmeldung, internes Audit, Hinweis einer:eines Kolleg:in), quantifiziert die Abweichung in Euro und Punkten und schlägt eine Maßnahme vor (Nachberechnung, Schulung der MFAs, Anpassung der Behandlungsdokumentation). Bonus: Sie:er hat eine Kontrolle eingeführt (Vier-Augen-Prinzip vor Quartalsabschluss, monatlicher Stichproben-Check), um Wiederholung zu vermeiden. Wer noch nie eine Abrechnungs-Abweichung gesehen hat, hat in sehr kleinen Praxen ohne Abrechnungsverantwortung gearbeitet oder hat keinen kritischen Blick.
VerhaltensbezogenPatient:innenkommunikation in sensiblen Situationen Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine sensible Nachricht einer Patient:in überbringen mussten (Termin-Absage durch Arzt-Krankheit kurz vor Behandlung, Liquidationsstreit über eine Privatleistung, Beschwerde über Wartezeit oder Behandlungsergebnis).
Worauf eine starke Antwort hinweistEmpathische Festigkeit: Die:der Kandidat:in beschreibt, wie sie:er die Nachricht überbracht hat (persönlich, telefonisch, im richtigen Rahmen statt im überfüllten Wartebereich), den emotionalen Zustand der Patient:in anerkennt und eine konkrete nächste Aktion anbietet (Ersatztermin, Klärung mit Behandler:in, Eskalation an Praxisinhaber:in). Bonus: Sie:er nennt eine Situation, in der die:der Patient:in nach der Klärung gebunden geblieben ist. Wer nur Prozedere herunter spult oder die Patient:in als problematisch beschreibt, zeigt eine Schwäche, die in Praxen zu schlechten Bewertungen auf Jameda, Google und Sanego führt.
SituativMulti-Arzt-Terminmanagement Es ist Montagmorgen 8:30 Uhr. Eine MFA hat sich krank gemeldet, eine zweite ist im Stau, die Sprechstunde startet um 9 Uhr mit 32 gebuchten Patient:innen über drei Behandler:innen verteilt, und ein Notfall-Patient steht an der Anmeldung mit akuten Brustschmerzen. Was tun Sie in den nächsten 15 Minuten?
Worauf eine starke Antwort hinweistKlare Sofort-Trias: (1) Notfall sofort triagieren, je nach Symptomatik in Behandlung schieben oder Rettungsdienst rufen (medizinische Priorität, nicht-verhandelbar), (2) Sprechstunde umorganisieren: längere Wartezeiten transparent an Patient:innen kommunizieren, zwei nicht-dringliche Termine verschieben, (3) Aufwärtskommunikation an Behandler:innen mit Plan, nicht mit Panik. Wer mit ich rufe die Praxisinhaber:in an antwortet, ohne selbst zu entscheiden, zeigt fehlende Autonomie. Wer den Notfall im Wartebereich sitzen lässt, um die Sprechstunde zu retten, zeigt eine gefährliche Prioritäts-Inversion.
SituativPatient:innenkommunikation in sensiblen Situationen Eine Patient:in beschwert sich lautstark im überfüllten Wartebereich über die Wartezeit und droht mit einer Google-Bewertung, einer KV-Beschwerde und dem Wechsel der Praxis. Andere Patient:innen schauen zu. Wie reagieren Sie?
Worauf eine starke Antwort hinweistDe-Eskalation im richtigen Raum: Die:der Kandidat:in zieht die Patient:in aus dem Wartebereich in einen ruhigen Raum (Beratungszimmer, leeres Sprechzimmer), hört zu, anerkennt die Frustration, erklärt sachlich die Ursache und bietet eine konkrete nächste Aktion (Vorzugstermin, Rücksprache mit Behandler:in, schriftliche Antwort der Praxisleitung). Bonus: Sie:er erwähnt, dass im Wartebereich nichts entschieden, aber kommuniziert wird (zum Beispiel kurze transparente Ansage an die wartenden Patient:innen über die Verzögerung). Wer in der Öffentlichkeit weiter diskutiert oder die Patient:in trocken abweist, schädigt aktiv den Ruf der Praxis.
SituativKV-Abrechnung und GOÄ/EBM Die:der Praxisinhaber:in kündigt an, dass Sie in den nächsten sechs Monaten die Privatleistungs-Quote von 18 auf 25 Prozent steigern müssen, ohne neue Behandler:innen einzustellen und ohne Patient:innen zu vergraulen. Wie gehen Sie vor?
Worauf eine starke Antwort hinweistStrukturierte Diagnose vor Aktion: (1) Analyse der bestehenden GOÄ-Liquidation: Welche IGeL- oder Selbstzahler-Leistungen werden angeboten, welche nicht, wo werden sie schwach kommuniziert? (2) Schulung der MFAs in patientengerechter Aufklärung über Selbstzahlerleistungen (Kostentransparenz, Nutzen-Aufklärung, keine Drücker-Methoden), (3) Anpassung der Terminkapazität für längere Privatberatungs-Termine, (4) Monatliches Quartals-Monitoring mit der Praxisinhaber:in. Bonus: Die:der Kandidat:in erwähnt die ethischen Grenzen (Patientennutzen vor Praxisumsatz, keine Drucksituationen) und die rechtlichen Grenzen (klare schriftliche Aufklärung vor Behandlungsbeginn nach GOÄ-Vorschriften). Wer rein verkäuferisch antwortet, ohne die ethische und rechtliche Dimension zu erwähnen, zeigt eine Schwäche, die in Bewertungen und KV-Beschwerden teuer wird.
CaseMulti-Arzt-Terminmanagement Sie übernehmen eine Praxis mit 3 Behandler:innen, 8 MFAs und einem chaotischen Terminmanagement: Doppelbuchungen sind häufig, die Wartezeit liegt im Schnitt bei 45 Minuten, und 12 Prozent der Patient:innen erscheinen nicht zum Termin (No-Show). Wie sieht Ihr 60-Tage-Plan zur Aufräumung aus?
Worauf eine starke Antwort hinweistSystemische Methode: (1) Diagnose: Audit der bestehenden Terminierungs-Regeln pro Behandler:in (Slot-Länge je Leistung, Pufferzeiten, Notfall-Slots, Hausbesuchs-Blöcke), (2) Datenanalyse der letzten 3 Monate (No-Show-Quote pro Wochentag, Uhrzeit, Patient:innengruppe), (3) Maßnahmen: angepasste Slot-Längen je Behandler:in-Geschwindigkeit, SMS- oder E-Mail-Erinnerung 48 und 24 Stunden vorher, Überbuchungsregel für notorische No-Show-Patient:innen, klare Notfall-Slots, (4) Schulung der MFAs auf die neue Terminierungs-Logik, (5) Wöchentliches Monitoring der drei Kennzahlen Wartezeit, No-Show-Quote, Auslastung pro Behandler:in. Wer mit ich pflege ein besseres Excel antwortet, ohne die Ursachen zu unterscheiden, repariert das Symptom, nicht das System.
CasePatient:innenkommunikation in sensiblen Situationen Eine Patient:in droht der Praxis mit einer Behandlungsfehler-Anzeige nach einem ihrer Meinung nach falsch verlaufenen Eingriff. Die:der Praxisinhaber:in ist gerade nicht erreichbar, die Patient:in steht in der Praxis und verlangt sofort Akteneinsicht, eine schriftliche Stellungnahme und eine Erstattung. Wie gehen Sie vor?
Worauf eine starke Antwort hinweistRuhige Prozeduren-Treue: Die:der Kandidat:in (1) bittet die Patient:in höflich in einen separaten Raum, (2) hört zu und dokumentiert, was die Patient:in vorträgt, ohne Anerkennung von Schuld, ohne medizinische Aussage, ohne Erstattungs-Versprechen, (3) erklärt das korrekte Vorgehen: schriftlicher Antrag auf Akteneinsicht mit DSGVO-konformer Bearbeitung innerhalb der gesetzlichen Frist, Rücksprache mit Haftpflichtversicherung der Praxis und Behandler:in, schriftliche Antwort der Praxisleitung, (4) eskaliert sofort an die:den Praxisinhaber:in per Telefon oder Notruf-Kanal, (5) dokumentiert das Gespräch in der Patientenakte. Wer auf die Vorwürfe medizinisch antwortet, Schuld anerkennt oder eine Erstattung zusagt, setzt die Praxis erheblichem juristischem Risiko aus. Wer die Patient:in patzig abweist, eskaliert die Situation in Richtung Anwalts- und Medienkanäle.
CasePraxis-IT und QM (KIM, eAU, DSGVO) Die Praxis stellt von einer rein analogen Aktenführung auf KIM-Anbindung, eAU und vollständig digitale Patientenakte um. Sie sind QM-Beauftragte:r und Projektleiter:in. Wie rahmen Sie das Projekt über die nächsten 6 Monate?
Worauf eine starke Antwort hinweistProjekt-Rahmung mit regulatorischem Bewusstsein: (1) Bestandsaufnahme: aktuelles Praxisverwaltungssystem (PVS), Hardware, Vernetzung, Telematik-Infrastruktur (TI), KIM-Anbieter, Konnektor-Status, (2) Schulungsplan für alle MFAs auf die neuen Workflows (eAU-Ausstellung, KIM-Versand, eRezept, ePA), (3) DSGVO- und Schweigepflicht-Konformität: Berechtigungskonzept, Zugriffs-Logging, Datensicherung, Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO, Auftragsverarbeitungs-Verträge mit PVS-Anbieter, (4) Stufenweise Einführung mit Pilotphase über 4 Wochen, dann Rollout, (5) QM-Dokumentation der neuen Prozesse, (6) Notfall-Plan für TI-Ausfall (Ausfallplan über mindestens 2 Werktage). Bonus: Die:der Kandidat:in erwähnt die Förderfähigkeit (KV-Pauschalen für TI-Komponenten) und die zeitlichen Pflichten (eAU verpflichtend seit 01.01.2022, eRezept seit 01.01.2024). Wer ohne Rahmen Software auswählt oder die DSGVO-Dimension überspringt, setzt die Praxis Bußgeld-Risiken und Patientenklagen aus.
FachlichKV-Abrechnung und GOÄ/EBM Welche KV- und Privat-Abrechnungs-Schritte führen Sie pro Quartal selbst durch? Welche delegieren Sie an eine MFA oder an einen externen Abrechnungsdienst?
Worauf eine starke Antwort hinweistKonkrete Vertrautheit mit dem Abrechnungs-Zyklus: KV-Quartalsabrechnung (KBV-Schnittstelle, EBM-Ziffern-Plausibilisierung, Begründungstexte, Korrekturzahlungen), Privatliquidation nach GOÄ (Steigerungssätze, Verlangensleistungen, IGeL-Aufklärung, GOÄ-Ziffern), Patientenrechnungen erstellen und mahnen, BG-Abrechnung bei Arbeitsunfällen, Hilfsmittelversorgung mit Krankenkassen. Bonus: Die:der Kandidat:in nennt das eingesetzte PVS (Medistar, T2med, CGM Albis, Tomedo, Dampsoft, Z1) und beschreibt eine Migration oder einen Wechsel, den sie:er begleitet hat. Wer nur empfängt Bewerbungen oder den Abrechnungsdienst ruft an die KV antwortet, ohne die fachliche Tiefe zu zeigen, ist eher MFA-Niveau als Praxismanager:in-Niveau.
FachlichPraxis-IT und QM (KIM, eAU, DSGVO) Beschreiben Sie das Qualitätsmanagement-System Ihrer aktuellen oder vorherigen Praxis. Welche Pflichten kennen Sie nach Paragraph 135a SGB V und der QM-Richtlinie des G-BA, und welche Audits oder Stichproben gab es?
Worauf eine starke Antwort hinweistKonkrete QM-Beauftragten-Erfahrung: Praxisleitlinien dokumentiert, Hygieneplan nach RKI-Empfehlungen, Notfallmanagement-Plan, Patientenbefragung jährlich, Beschwerdemanagement-Prozess, Fehler- und Risikomanagement, regelmäßige Mitarbeiterschulungen, MPG- und MPBetreibV-Konformität für Medizinprodukte, Sterilisations-Validierung bei Zahnarzt- und chirurgischen Praxen. Bonus: Die:der Kandidat:in beschreibt eine konkrete KV- oder Gesundheitsamt-Stichprobe, die sie:er erlebt und überstanden hat, oder eine QM-Zertifizierung (KTQ, DIN EN ISO 9001, QEP), die sie:er aktiv begleitet hat. Wer mit QM macht die Praxisinhaber:in antwortet, hat die Rolle nicht in der gefragten Tiefe ausgefüllt.
FachlichPraxis-IT und QM (KIM, eAU, DSGVO) Sie übernehmen eine Praxis und stellen fest, dass die DSGVO-Pflichten nur teilweise umgesetzt sind: das Verarbeitungsverzeichnis ist veraltet, Auftragsverarbeitungs-Verträge fehlen für drei Dienstleister, das Berechtigungskonzept im PVS ist zu offen, und Patientenakten sind teilweise auf einem unverschlüsselten USB-Stick gesichert. Welcher 90-Tage-Plan stellt das wieder her?
Worauf eine starke Antwort hinweistStrukturierte Methode mit Risikopriorisierung: (1) Sofortmaßnahme: USB-Stick mit unverschlüsselten Patientendaten ist eine meldepflichtige Datenpanne nach Art. 33 DSGVO; sofort sichern, prüfen, ob eine Meldung an den Landesdatenschutzbeauftragten in 72 Stunden erforderlich ist, (2) Bestandsaufnahme aller Verarbeitungstätigkeiten (Patientendaten, Mitarbeiterdaten, Lieferanten, Marketing), (3) Aktualisierung des Verarbeitungsverzeichnisses nach Art. 30, (4) Abschluss der fehlenden Auftragsverarbeitungs-Verträge mit PVS-Anbieter, Steuerberater, IT-Dienstleister, externem Abrechnungsdienst, (5) Berechtigungskonzept restrukturieren: rollenbasiert, Vier-Augen-Prinzip für sensible Aktionen, Zugriffs-Logging, (6) Schulung des gesamten Teams zur DSGVO und zur ärztlichen Schweigepflicht nach Paragraph 203 StGB, (7) Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten falls erforderlich (Pflicht bei Praxen mit Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten in nicht-gelegentlicher Form). Wer die Meldepflicht der Datenpanne übersieht, setzt die Praxis Bußgeldern von bis zu 4 Prozent des Jahresumsatzes aus.
WerteTeam-Führung MFAs Wie nehmen Sie kritisches Feedback einer:eines Praxisinhaber:in auf, die:der mit einer Personalentscheidung oder einer Patient:innenbeschwerde, die Sie gehandhabt haben, nicht zufrieden ist?
Worauf eine starke Antwort hinweistLernhaltung: Die:der Kandidat:in beschreibt, das Feedback integriert (nicht nur gehört) und die Praxis verändert zu haben. Bonus: Sie:er hat das Gelernte mit dem Team geteilt oder einen neuen Prozess dokumentiert, um Wiederholung zu vermeiden. Wer beschreibt, die eigene Logik gerechtfertigt zu haben statt die Bemerkung anzunehmen, zeigt eine Schwäche der Coachbarkeit, die in der engen Konstellation Praxisinhaber:in plus Praxismanager:in schnell zu Konflikten führt.
WerteTeam-Führung MFAs Beschreiben Sie Ihre Beziehung zu den Praxisinhaber:innen, mit denen Sie gearbeitet haben. Wie finden Sie das Gleichgewicht zwischen Loyalität, fachlicher Eigenständigkeit und der Fähigkeit, auf Probleme zu pushen?
Worauf eine starke Antwort hinweistPartnerschafts-Haltung: Vorbereitung der Themen im Vorfeld, Antizipation der Bedürfnisse, Fähigkeit, Nein zu sagen oder eine Entscheidung zu hinterfragen, wenn sie mit einer rechtlichen, ethischen oder organisatorischen Grenze kollidiert. Wer eine reine Ausführungs-Haltung beschreibt, zeigt eine Schwäche, die in Praxen zur Aufweichung der Compliance führt; wer ein permanentes Kräftemessen beschreibt, hat ein Fit-Problem mit der Rolle. Bonus: Die:der Kandidat:in nennt eine Situation, in der sie:er eine Empfehlung gegen den ursprünglichen Wunsch der Praxisinhaber:in durchgesetzt hat (zum Beispiel auf einer DSGVO-Frage, einer Personalentscheidung oder einer GOÄ-Abrechnung).
WertePatient:innenkommunikation in sensiblen Situationen Eine:n Praxisinhaber:in bittet Sie, eine Patientenakte einer Familienangehörigen oder eines befreundeten Patienten unter erweiterten Zugriffsrechten einzusehen oder zu bearbeiten, ohne dass eine medizinische Notwendigkeit dokumentiert ist. Wie reagieren Sie?
Worauf eine starke Antwort hinweistFähigkeit, Nein zu sagen, ohne anzuklagen, und an das eigene Berufsethos zu erinnern: Schweigepflicht nach Paragraph 203 StGB gilt auch für die Praxismanager:in, DSGVO Art. 9 für Gesundheitsdaten ist strafbewehrt, jeder Zugriff wird im PVS geloggt. Bonus: Die:der Kandidat:in schlägt eine legale Alternative vor (klares Behandlungsverhältnis dokumentieren, Einwilligung der betroffenen Person einholen, Vier-Augen-Prinzip) und erinnert an die zivil- und strafrechtlichen Folgen für die Praxisinhaber:in und die Praxismanager:in persönlich. Wer mit ich führe aus antwortet, ohne zu hinterfragen, schützt die Praxis nicht und gefährdet die eigene Approbations-nahe Berufsausübung. Wer trocken ablehnt, ohne den rechtlichen Rahmen zu erklären, zeigt eine Schwäche in der transversen Kommunikation.
Evaluations-Playbook
Die Rolle Praxismanager:in zeigt sich über vier Evaluations-Stufen. Die Case Study (Stufe 3) ist zentral: ohne konkrete Mise en Situation zu Terminkonflikten, Patient-Arzt-Eskalation oder Abrechnungsproblemen ist es schwer, eine:n strukturierte:n Kandidat:in von jemandem zu unterscheiden, der:die nur über Praxismanagement spricht.
Stufe 1: CV-Lektüre
Achten Sie auf Fachrichtungs-Kohärenz (Praxismanager:in in einer Zahnarztpraxis arbeitet mit anderen Reflexen als in einer Allgemeinmedizin, einer Augenarztpraxis oder einem MVZ) und auf Stabilität (mindestens 24 Monate auf vorherigen Praxispositionen). Negativ: mehrere 12-Monats-Stationen als MFA, ZFA oder Praxismanager:in hintereinander (Signal für schlechten Fit, Konflikte mit Praxisinhaber:innen oder Überforderung). Prüfen Sie die beschriebenen Verantwortlichkeiten: Ein CV, das nur Empfang, Telefon und Terminvergabe aufzählt, ohne KV-Abrechnung, GOÄ/EBM-Kenntnisse, Personalführung oder QM-Beauftragten-Aufgaben, beschreibt eine erfahrene MFA, keine:n Praxismanager:in. Die Weiterbildung zur Praxismanager:in (IHK, Ärztekammer, ZWP) ist ein starkes Plus, aber nicht zwingend.
Stufe 2: Telefon-Screen (30 Min.)
Nur vier Fragen: (1) Beschreiben Sie Ihre aktuelle Praxis (Fachrichtung, Anzahl Behandler:innen, Teamgröße MFAs/ZFAs, Privatanteil), (2) Welche KV- oder GOÄ/EBM-Abrechnungsschritte führen Sie selbst durch? (prüft fachliche Tiefe), (3) Welches komplexe Thema haben Sie dieses Jahr eigenständig geführt? (prüft Autonomie und Strukturierung), (4) Warum suchen Sie jetzt einen Wechsel? (klare Erzählung vs. dispers, oft Konflikt mit Praxisinhaber:in oder Burn-out-Signal). Ergebnis: Go oder No-Go in 5 Min. Debrief, nicht mehr.
Stufe 3: Strukturiertes Interview plus Case Study (120 Min.)
Folgen Sie den 15 Fragen unten und wechseln Sie zwischen behavioral, situational, case, technical und values. Mindestens 2 Interviewer:innen (idealerweise die:der Praxisinhaber:in plus eine erfahrene MFA, ZFA oder die bisherige Praxismanager:in falls Übergabe), unabhängiges Scoring vor dem Debrief. Die Case Study ist in das Interview eingebettet: Geben Sie der:dem Kandidat:in 30 Min. vor Ort eine konkrete Situation (zum Beispiel ein Notfall-Patient drängt sich vor 4 wartende Privatpatient:innen, oder eine Patient-Arzt-Eskalation nach Behandlungsfehler-Vorwurf, oder ein Terminkonflikt zwischen Hausbesuchen und Sprechstunde) und diskutieren Sie 45 Min. Bewerten Sie Methodik und Priorisierung mehr als Schnelligkeit: Eine:n gute:r Praxismanager:in stellt erst Klärungsfragen, bevor sie:er eskaliert oder umorganisiert.
Stufe 4: Probetag in der Praxis (4-8 Stunden, bezahlt)
Lassen Sie die:den Kandidat:in einen halben oder ganzen Tag in der Praxis mitlaufen: Empfang beobachten, Telefongespräche mithören, an einer Teambesprechung teilnehmen, kurzes 1:1 mit 2-3 MFAs oder ZFAs. Bewerten Sie: Wie wird sie:er von Patient:innen wahrgenommen (Tonfall am Telefon, Empathie im Wartebereich)? Wie geht sie:er mit dem bestehenden Team um (Autorität ohne Arroganz, Fragen vor Anweisungen)? Welche Reflexe hat sie:er bei einem realen Konflikt oder einer Drucksituation? Der Probetag ist in Deutschland im Gesundheitswesen Standard und wird von guten Kandidat:innen erwartet; das Auslassen wird oft als Signal für eine schlecht geführte Praxis gelesen.
Woran Sie eine hervorragende Besetzung erkennen
| Kompetenz | Unter Anforderung | Auf Niveau | Über Anforderung |
|---|---|---|---|
| Multi-Arzt-Terminmanagement | Reagiert auf Anfragen, aber ohne System: Terminierung nach Bauchgefühl, keine klaren Slot-Längen pro Behandler:in und Leistung, häufige Doppelbuchungen, Wartezeiten über 45 Minuten als Normalität akzeptiert. Kein wöchentliches Monitoring der Auslastung pro Behandler:in. | Strukturiertes Terminierungs-System: definierte Slot-Längen pro Behandler:in und Leistung, Notfall-Slots reserviert, Hausbesuchs-Blöcke geplant, No-Show-Quote überwacht, durchschnittliche Wartezeit unter 20 Minuten gehalten. Kann eine Sprechstunde unter Druck (Krankheit, Notfall) umorganisieren, ohne in Panik zu verfallen. | Referenz-System im regionalen Praxisnetz: Slot-Logik datengetrieben optimiert (Auslastung 85-95 Prozent ohne Überlastung), SMS- und E-Mail-Erinnerungs-System reduziert No-Show auf unter 5 Prozent, Notfall-Triage-Protokoll vom Team verinnerlicht. Kann eine zweite Praxisstandort-Eröffnung oder eine Übernahme mit anderer Terminierungs-Logik in 60 Tagen integrieren. |
| KV-Abrechnung und GOÄ/EBM | Erkennt die Begriffe EBM und GOÄ, führt aber selbst keine Abrechnung durch. Übergibt das Quartal komplett an einen externen Abrechnungsdienst ohne eigene Plausibilisierung. Kennt die Steigerungssätze und Begründungspflichten nicht im Detail. | Führt die KV-Quartalsabrechnung mit dem PVS selbst durch oder hat die fachliche Tiefe, sie zu prüfen: EBM-Ziffern-Plausibilisierung, Begründungstexte für höhere Steigerungssätze, Korrekturzahlungen bearbeiten, Privatliquidation nach GOÄ mit korrekten Steigerungssätzen und Aufklärungspflichten. | Optimiert aktiv die Abrechnung: identifiziert nicht-abgerechnete Leistungen über Monitoring der Behandlungsdokumentation, schult die MFAs in vollständiger Leistungs-Erfassung, hat eine konkrete Steigerung der KV- oder Privat-Liquidation um 8-15 Prozent dokumentiert, ohne in unzulässige Aufrechnung zu verfallen. Kennt aktuelle EBM-Änderungen, GOÄ-Reform-Stände und KV-Vergütungs-Vereinbarungen der jeweiligen Region. |
| Patient:innenkommunikation in sensiblen Situationen | Kommuniziert prozedural und administrativ; meidet emotionale oder konfliktreiche Situationen oder gibt sie sofort an die:den Praxisinhaber:in ab. Defensive Haltung bei Beschwerden, Patient:in fühlt sich nicht gehört. | Empathische Festigkeit: kann Beschwerden, Termin-Absagen und Liquidationsstreit selbständig handhaben, indem sie:er aus dem Wartebereich in den ruhigen Raum verlagert, die Frustration anerkennt und eine konkrete nächste Aktion anbietet. Kennt die juristischen Grenzen (keine Schuld-Anerkennung bei Behandlungsfehler-Vorwürfen). | Referenz im Patientenmanagement: Beschwerden werden in der Praxis als Verbesserungs-Hinweise systematisch dokumentiert und in QM-Prozesse zurückgespielt, Google- und Jameda-Bewertungen sind im stabilen 4,3-4,8-Bereich, die Praxis hat eine messbar niedrigere Patient:innen-Fluktuation als das regionale Mittel. Patient:innen mit Behandlungsfehler-Vorwürfen werden ohne Eskalation in Anwaltskanzleien aufgefangen. |
| Praxis-IT und QM (KIM, eAU, DSGVO) | Operiert das PVS auf MFA-Niveau (Termin eintragen, Patient anlegen), kennt aber KIM, eAU, ePA, eRezept, TI-Konnektor nur dem Namen nach. DSGVO und Schweigepflicht werden als allgemeines Wissen behandelt, ohne konkrete Praxis-Anwendung. Kein QM-System oder ein veraltetes. | QM-Beauftragten-Niveau: Praxisleitlinien und Hygieneplan aktuell und dokumentiert, Notfallmanagement-Plan jährlich geübt, DSGVO-Verarbeitungsverzeichnis und Auftragsverarbeitungs-Verträge gepflegt, KIM, eAU und eRezept im Routinebetrieb. Kann eine KV- oder Gesundheitsamt-Stichprobe ruhig durchführen. | Hebt die Praxis auf das Niveau einer KTQ- oder QEP-zertifizierten Einrichtung: TI- und KIM-Migration eigenständig geleitet, externe Datenschutz-Audits ohne kritische Befunde, QM-System lebt im Alltag (regelmäßige Team-Audits, dokumentierte Prozessverbesserungen). Kann eine Praxis-Fusion oder die Eröffnung eines MVZ in IT- und QM-Dimension begleiten. |
| Team-Führung MFAs | Reine Anweisungs-Haltung gegenüber dem MFA- und ZFA-Team oder umgekehrt zu kollegiale Haltung ohne Klarheit. Konflikte werden gemieden oder eskaliert an die:den Praxisinhaber:in. Hohe Fluktuation im Team, Krankenstand über regionalem Mittel. | Klare Player-Coach-Haltung: führt 4-15 MFAs oder ZFAs mit wöchentlichen Team-Briefings und monatlichen 1:1, dokumentierte Einarbeitung neuer Mitarbeitender, klare Aufgaben- und Rollenverteilung, Konflikte werden zeitnah und sachlich angesprochen. Hält die Tarifvertrags-MFA- (TV-MFA) und arbeitsrechtlichen Pflichten ein. | Baut ein stabiles Team auf, das auch bei Krankheit oder Urlaub funktioniert: dokumentierte Vertretungs-Regeln, jede Position hat eine Zweit-Besetzung, Weiterentwicklung der MFAs in Richtung Praxismanager:in, ZMP, ZMV oder Verwaltungs-Spezialisierung wird aktiv gefördert. Krankenstand und Fluktuation unter regionalem Mittel, Bewerbungen kommen über Mitarbeiter:innen-Empfehlungen herein. |
| Operative Hygiene und Zuverlässigkeit | Themen, die regelmäßig durchrutschen: vergessene Wartungs-Termine für Medizingeräte (RöV, MPBetreibV), verspätete QM-Audits, Hygiene-Stichproben nicht dokumentiert, Vertragsverlängerungen mit Laboren oder Materiallieferanten zu spät erkannt. Fehlende Sichtbarkeit auf laufende Pflichten. | Regelmäßige Kadenz bei administrativen und medizintechnischen Pflichten; Einhaltung der Deadlines bei wiederkehrenden Themen (MPBetreibV-Wartung, Sterilisator-Validierung, RKI-Begehung, Praxisbegehung Gesundheitsamt, KV-Stichproben). Erkennt und meldet Abweichungen, bevor sie zu Risiken werden. | Kein Thema rutscht durch ohne explizite Meldung; die Praxisinhaber:in kann 3 Wochen Urlaub nehmen, ohne eine böse Überraschung zu fürchten. Kann selbst Urlaub nehmen, ohne tickende Bomben zu hinterlassen. Praxis ist auf jede KV-, Gesundheitsamt- oder Gewerbeaufsicht-Stichprobe in 24 Stunden vorbereitet. |
30/60/90-Tage-Plan
Bis Tag 30
- Vollständige Kartografie der Behandler:innen und Sprechstunden, Slot-Längen pro Leistung, bestehende Terminierungs-Regeln, No-Show- und Wartezeit-Ausgangswerte
- Inventar der bestehenden Verträge (Labore, Material, IT, PVS, externer Abrechnungsdienst, Reinigung, Wartung Medizingeräte) mit Fristen und Ansprechpersonen
- Audit der QM- und DSGVO-Dokumentation: Praxisleitlinien, Hygieneplan, Verarbeitungsverzeichnis, Auftragsverarbeitungs-Verträge, Berechtigungskonzept im PVS
- Erstes dokumentiertes 1:1 mit jeder:m Behandler:in und jeder MFA oder ZFA zu Prioritäten und bekannten Schmerzpunkten
Bis Tag 60
- Terminierungs-System überarbeitet: neue Slot-Längen, Notfall-Slots, SMS- und E-Mail-Erinnerung im Routinebetrieb, No-Show-Quote im Monitoring
- KV-Quartalsabrechnung vollständig durchgeführt oder geprüft, Privatliquidation nach GOÄ konform, identifizierte 2-3 Optimierungen in der Leistungs-Erfassung
- Erste QM- und DSGVO-Lücken geschlossen: Verarbeitungsverzeichnis aktuell, Auftragsverarbeitungs-Verträge unterzeichnet, fehlende Schulungen geplant
- Kalender wiederkehrender Pflichten geteilt: MPBetreibV-Wartung, Sterilisator-Validierung, KV-Quartal, Tarif-MFA-Anpassungen, gesetzliche Aushänge
Bis Tag 90
- Stabile und gehaltene operative Kadenz: kein wiederkehrendes Thema rutscht durch, Wartezeiten und No-Show-Quote im Zielband, KV-Abrechnung pünktlich
- Erstes strukturiertes Monatsreporting an die:den Praxisinhaber:in: Auslastung pro Behandler:in, Wartezeit, No-Show, KV- und Privat-Umsatz, offene QM- und DSGVO-Themen
- Team-Briefing und 1:1-Kadenz mit MFAs und ZFAs etabliert, dokumentierte Vertretungs-Regeln für Urlaub und Krankheit
- Formaler Bilanztermin mit der:dem Praxisinhaber:in: identifizierte Entwicklungsachsen für die nächsten 90 Tage, gemeinsame Prioritäten für Q2