Praxismanager:in
Häufige Fragen zum Einstellungsprozess für Praxismanager:in sowie die häufigsten Fehler dabei.
Häufige Fehler bei der Besetzung dieser Rolle
Im deutschen Praxiskontext sind die häufigsten Fehler nicht regulatorischer, sondern strukureller Natur: die Rolle wird mit einer leitenden MFA oder einer Geschäftsführungs-Assistenz verwechselt, und der Probetag wird übersprungen.
Praxismanager:in und leitende MFA verwechseln
Eine leitende MFA führt das MFA-Team operativ (Dienstplan, Einarbeitung, Materialbestellung) und ist medizinisch-assistierend tätig. Eine:n Praxismanager:in steuert die gesamte Praxis: Terminmanagement über mehrere Behandler:innen, KV-Abrechnung und GOÄ/EBM-Plausibilisierung, QM-Beauftragten-Aufgaben, DSGVO und Schweigepflicht, externe Verträge, Patientenkommunikation in Konfliktsituationen. Die Bereiche überschneiden sich, sind aber nicht gleichwertig. Beides in einer Anzeige zu vermischen führt zu zwei klassischen Ergebnissen: Entweder zahlen Sie 55-65 k Euro für ein Profil, das 70 Prozent der Zeit am Empfang oder im Behandlungszimmer assistiert (Frustration auf Unternehmensseite), oder Sie zahlen 38-42 k Euro für ein Profil, das keine Quartalsabrechnung führen und kein QM-System aufbauen kann (Frustration auf Kandidat:innenseite). Rahmen Sie den Scope explizit in der Anzeige.
Den Probetag in der Praxis überspringen
Im deutschen Gesundheitswesen ist der bezahlte Probetag (4-8 Stunden) in der Praxis Standard für Mid- und Senior-Profile. Wer ihn überspringt, signalisiert eine schlecht organisierte Praxis und filtert sich genau die strukturierten Kandidat:innen aus, die man eigentlich anziehen will. Der Probetag ist gleichzeitig die einzige verlässliche Methode, das Team-Fit und das Patient:innen-Auftreten zu prüfen: viele Kandidat:innen sprechen sehr gut im Interview, scheitern aber am Empfang in einer realen Drucksituation. Die Investition (200-400 Euro Probetags-Vergütung) reduziert die Fehlbesetzungs-Rate signifikant.
Auf Approbations-nahe Fachsprache und Abrechnungs-Tiefe verzichten
Eine Anzeige, die nur Empfang, Terminierung, freundliches Auftreten, Teamführung listet, ohne KV-Abrechnung, GOÄ/EBM-Plausibilisierung, QM nach Paragraph 135a SGB V, KIM, eAU, ePA, MPBetreibV zu nennen, zieht zwei falsche Profile an: erfahrene MFAs ohne Abrechnungs- und QM-Tiefe, und Quereinsteiger:innen aus Hotellerie oder Office Management ohne Gesundheitswesen-Vertrautheit. Listen Sie die fachlichen Pflichten und das eingesetzte PVS (Medistar, T2med, CGM Albis, Tomedo, Dampsoft, Z1) explizit auf. Das filtert vor dem Telefon-Screen.
Tarifvertrag MFA (TV-MFA) und arbeitsrechtliche Rahmen unterschätzen
Wenn Ihre Praxis nicht an den TV-MFA gebunden ist (häufiger Fall in Einzelpraxen), legt der Tarifvertrag dennoch eine starke Referenz: viele MFAs orientieren sich beim Wechsel an den TV-MFA-Tabellen und an Praxen, die deren Stufen oder darüber zahlen. Eine Praxismanager:in, die zwischen Praxisinhaber:in und 4-15 MFAs steht und keine TV-MFA-Kenntnisse hat, gerät bei Gehaltsverhandlungen, Probezeit-Ende-Gesprächen und arbeitsrechtlichen Fragen schnell unter Druck. Listen Sie im Profil-Abschnitt explizit, ob TV-MFA-Erfahrung erwartet wird.