The Great Return: Mitarbeitende zurück ins Büro locken

Vor mehr als zwei Jahren zwang COVID-19 die Arbeitnehmerschaft, ihre Büros zu verlassen und ins Homeoffice zu gehen. Inzwischen haben die meisten Arbeitgeber ihre Büros wieder geöffnet und heißen ihre Mitarbeiter wieder willkommen. Doch nicht alle sind gleich erpicht darauf, vom Homeoffice zurück ins Büro zurückzukehren. Die Führungskräfte mussten schnell feststellen, dass der Great Return (zu Deutsch: „die große Rückkehr“) in Wirklichkeit nicht immer so großartig ist, wie man meinen möchte. Zwar freuen sich viele Mitarbeiter:innen darauf, an ihren Schreibtisch zurückzukehren. Einige zögern jedoch, ins Büro zurückzukehren. Und wenn man diese Mitarbeiter:innen einfach zur Rückkehr ins Büro zwingt, kann das zu Unzufriedenheit oder, schlimmer noch, zu Kündigungen führen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie als Führungskraft die Rückkehr ins Büro so angenehm wie möglich gestalten. Im Folgenden finden Sie 9 Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter:innen zurück ins Büro locken können. Diese Ideen helfen Ihnen, eine Strategie für die Rückkehr ins Büro zu entwickeln, die Ihre Mitarbeiter:innen ermutigt, aber kein Gefühl von Zwang erzeugt!

• Warum Arbeitnehmer:innen nicht zurück ins Büro wollen
• 9 Tipps, wie Sie Mitarbeiter:innen zurück ins Büro locken können

Warum Arbeitnehmer:innen nicht zurück ins Büro wollen (und warum Arbeitgeber das wollen)

Bevor wir erklären, wie man Mitarbeiter:innen wieder zurück ins Büro locken kann, sollten wir uns zunächst die Gründe ansehen, warum sie nicht ins Büro zurückkehren wollen. Schließlich muss man das Problem an der Wurzel packen, wenn man die beste Lösung finden will. Viele Länder auf der ganzen Welt haben inzwischen ihre COVID-19-Regelungen aufgehoben. Insbesondere in Europa und Nordamerika haben die meisten Unternehmen – darunter auch Tech-Giganten wie Apple, Google und Twitter – ihre Büros wieder vollständig geöffnet. Doch die Art und Weise, wie Mitarbeiter:innen arbeiten (wollen), hat sich in den letzten zwei Jahren erheblich verändert. Die Pandemie hatte einen enormen Einfluss darauf, wie die Menschen über das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben denken. Und gerade jetzt fühlen sich vor allem die jüngeren Arbeitnehmer:innen (Gen Z und Millennials) darin bestärkt, Veränderungen von ihren Arbeitgebern zu fordern – und sich alternativ nach einem Arbeitgeber umzusehen, der ihren Ansprüchen gerecht wird. Wir erörtern dieses Thema ausführlicher in unserem separaten Artikel zur Great Resignation im Jahr 2022: Wie Sie Top-Talente halten können. Die Folge dieser gesteigerten Ansprüche der Arbeitnehmer:innen: Die Rückkehr ins Büro verlangt den Arbeitgebern etwas mehr ab, als nur das Öffnen ihrer Türen. Oft steckt aber noch weit mehr dahinter… Hier die Hauptgründe, warum Arbeitnehmer:innen nicht zurück ins Büro wollen:

• Einige Arbeitnehmer:innen haben immer noch gesundheitliche Bedenken und meiden überfüllte Räume wie Büros lieber.
• Die Arbeit im Homeoffice gibt Arbeitnehmer:innen mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten. Diese Flexibilität wird gern genutzt, um schnell Besorgungen zu machen, nachmittags zu trainieren oder in der Mittagspause einen Spaziergang in der Natur zu unternehmen.
• Arbeitnehmer:innen sparen Zeit (und Energie), weil sie nicht pendeln müssen.
• Die Arbeit im Homeoffice bewirkt, dass sie mehr Zeit mit ihrer Familie verbringen können.
• Studien belegen, dass viele Menschen produktiver sind, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, anstatt in einem geschäftigen Büro.
• Remote-Arbeit kann von jedem Ort der Welt aus erledigt werden und bietet somit mehr Flexibilität.
• Mitarbeiter:innen können ihren Arbeitsplatz zu Hause ganz nach ihren persönlichen Vorlieben einrichten und optimieren.
• Arbeitnehmer:innen können Geld sparen, das sie sonst für Dinge wie Benzin, ein ÖPNV-Ticket oder eine Kindertagesstätte ausgeben würden.
• Die Abwesenheit vom Büro nimmt einen Teil des Drucks und der Nervosität davor, vor den Kollegen eine gute Figur machen zu müssen – viele Menschen fühlen sich zu Hause wohler und entspannter.

Warum also sollten Sie Ihre Mitarbeiter:innen bei so vielen Vorteilen dazu zwingen, zurück ins Büro zu kommen? Auch Sie als Arbeitgeber können davon profitieren, wenn Sie nicht die volle Belegschaft in Ihrem Büro haben: Sie können eine Menge Geld für Miete, Nebenkosten, Reinigungsdienst, Lebensmittel und Getränke sparen. Warum also versuchen viele Arbeitgeber immer noch verzweifelt, ihre Mitarbeiter zur Rückkehr ins Büro zu bewegen? Sehen wir uns die häufigsten Gründe an, warum Arbeitgeber ihre Mitarbeiter zurück im Büro haben wollen:

• Das Aufbauen einer starken Unternehmenskultur wird noch kniffliger, wenn es (zumindeste teilweise) aus der Ferne erfolgt.
• Die Mitarbeiter:innen könnten sich weniger mit dem Unternehmen verbunden fühlen, wenn sie nicht im Büro arbeiten.
• Die Zusammenarbeit im Team kann aus der Ferne schwieriger und weniger effektiv sein.
• Arbeitgeber haben weniger Einblick und Kontrolle darüber, was ihre Mitarbeiter:innen während ihres Tages tun.

Untersuchungen zu diesem Thema – wie z. B. der Future Forum Pulse Report – legen jedoch nahe, dass in vielen Fällen das Gegenteil der Fall sein könnte. Es hat sich herausgestellt, dass Remote- und hybride Teams (mehr dazu weiter unten) genauso gut oder möglicherweise sogar besser zusammenarbeiten als Teams, die ausschließlich im Büro arbeiten. Kombiniert man das mit der Tatsache, dass Ihre Mitarbeiter:innen für Ihre Bereitschaft, sich an die neue Arbeitsweise anzupassen, dankbar sein werden, wird deutlich, dass es für Arbeitgeber wahrscheinlich besser ist, mit dem Strom zu schwimmen. So kündigte etwa Airbnb Ende April 2022 an, dass Remote-Arbeit auch künftig gestattet sei, aber auch die Arbeit im Büro weiterhin angeboten werde. Ein bald darauf erschienener Bloomberg-Artikel machte deutlich, dass diese Regelung nicht zuletzt ein strategischer Schachzug war, um im Wettbewerb um Spitzenkräfte konkurrenzfähig zu bleiben. Bedeutet das, dass Sie vollständig auf den Remote-Betrieb umsteigen müssen? Nein. Tatsächlich werden nicht alle Ihre Mitarbeiter remote arbeiten wollen. Aber Sie sollten der Idee gegenüber offen sein – oder zumindest ein Hybridmodell in Betracht ziehen. Im nächsten Abschnitt erklären wir Ihnen, wie Sie den Rest Ihrer Mitarbeiter:innen erfolgreich zurück ins Büro holen können.

9 Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter:innen zurück ins Büro locken können

Anstatt Ihre Mitarbeiter:innen einfach dazu zu zwingen, Vollzeit zurück ins Büro zu kommen, ist es ratsamer, auf ein hybrides Modell hinzuarbeiten, das zu Ihrem Unternehmen und Ihren Angestellten passt. Sehen wir uns also einmal an, wie Sie das für Ihr Unternehmen erreichen können.

1. Hören Sie Ihren Mitarbeiter:innen zu

Wie wir gesehen haben, gibt es viele Gründe, warum Ihre Mitarbeiter:innen nicht zurück ins Büro kommen wollen. Und sie erwarten von Ihnen, dass Sie deren Gründe ernst nehmen. Und doch ergab eine groß angelegte Umfrage des Future Forum vom Oktober 2021, dass 66 % der Unternehmensleiter:innen Pläne für die Rückkehr ins Büro nach COVID-19 aufstellten, ohne ihre Mitarbeiter einzubeziehen. Und das ist einer der größten Fehler, den Arbeitgeber machen können: Erstens laufen Sie schneller Gefahr, falsche Annahmen zu treffen und dabei Zeit und Geld zu verschwenden. Sie könnten zum Beispiel davon ausgehen, dass ein bestimmter Anreiz (siehe auch Punkt sieben unten), wie z. B. kostenlose Pizza am Freitag, die Mitarbeiter zurückbringt. Aber vielleicht ist keiner Ihrer Mitarbeiter:innen wirklich an einem solchen Angebot interessiert. Zweitens haben Untersuchungen (einschließlich der Umfrage des Future Forum) gezeigt, dass Führungskräfte aufgrund des abweichenden Erfahrungsstandes lieber vom Büro aus arbeiten als reguläre Mitarbeiter:innen. So wird eine berufstätige Mutter zum Beispiel wahrscheinlich eher ein hybrides Arbeitsmodell bevorzugen, damit sie mehr Zeit in die Betreuung ihrer Kinder investieren kann. Doch die meisten Unternehmensführer sind immer noch Männer, die sich nicht um ein Kind zu Hause kümmern müssen. Nicht immer sind Arbeitgeber sich dieses Erfahrungsgefälles bewusst, was dazu führt, dass sie die Gründe, die ihre Mitarbeiter gegen eine Rückkehr ins Büro anführen könnten, nicht (an)erkennen. Anstatt also im Alleingang einen Plan für die Rückkehr ins Büro zu erstellen, sollten Sie das Gespräch mit Ihren Mitarbeitern suchen und sich ihre Gründe anhören. Bitten Sie offen um Feedback und Anregungen und stützen Sie Ihren Plan auf das, was Ihre Mitarbeiter zu sagen haben. Sie können dies zum Beispiel in Einzelgesprächen oder durch unternehmensweite Umfragen tun.

2. Seien Sie transparent

Sie sollten Ihren Mitarbeiter:innen zuhören und ihr Feedback berücksichtigen, sich aber gleichzeitig auch über Ihre eigenen Gründe und Erwartungen im Klaren sein. Und während des gesamten Prozesses ist es wichtig, transparent zu sein und eine kontinuierliche Feedbackkultur zu fördern. Erklären Sie Ihrem Team, warum Sie wollen, dass es zurück ins Büro kommt und warum Sie bestimmte Entscheidungen so getroffen haben. Nehmen wir einmal an, Sie entscheiden sich für ein hybrides Arbeitsmodell, bei dem die Mitarbeiter mindestens drei Tage pro Woche im Büro arbeiten sollen. Erläutern Sie, warum Sie diese Entscheidung getroffen haben (z. B. um weiterhin eine regelmäßige Zusammenarbeit vor Ort und persönliche Treffen zu ermöglichen), und fragen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv nach ihrer Meinung. Wenn sich herausstellt, dass 90 % der Mitarbeiter:innen damit drohen, ihren Arbeitsplatz zu kündigen, sollten Sie vielleicht eine andere Lösung finden oder zusätzliche Anreize oder Flexibilität bieten. Das führt uns zu Punkt Nummer drei.

3. Seien Sie flexibel und offen für Veränderungen

Die Durchsetzung von Regeln, die Ihre Mitarbeiter:innen strikt ablehnen, wird niemandem helfen. Sie führen zu Unzufriedenheit und schaden Ihrer Unternehmenskultur, was letztlich zu Kündigungen und einer höheren Mitarbeiterfluktuation führt. Amy Zimmerman, Chief People Officer bei Relay Payments, erklärt hierzu: „Sie machen einen großen Fehler, wenn Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen, dass sie wieder Vollzeit im Büro arbeiten. Auch sie sehen die Fortschritte, die die meisten Unternehmen in den letzten zwei Jahren gemacht haben, und sie werden sich fragen, ‚Warum?’“ Die Pandemie hat die Arbeitswelt verändert, und dem können Sie sich nicht entziehen. Seien Sie stattdessen flexibel und offen für Veränderungen. Sie müssen nicht gleich komplett auf Remote-Arbeit umsteigen, aber Sie sollten zumindest offen für ein hybrides Arbeitsmodell sein, bei dem Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, regelmäßig von zu Hause aus zu arbeiten. Flexible Arbeitszeiten sind eine weitere gute Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Work-Life-Balance zu geben.

4. Schaffen Sie eine sichere Umgebung

Vergessen Sie nicht: Auch wenn die Regierung Ihres Landes die meisten COVID-Maßnahmen eingestellt hat, könnten einige Mitarbeiter:innen immer noch besorgt sein und Angst vor der anhaltenden Bedrohung durch das Virus haben. Deshalb ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass Ihr Büro ein sicherer Ort für alle Mitarbeiter:innen ist. Wenn jemand ernsthafte Bedenken oder Ängste hat, sollten Sie ihn nicht dazu zwingen, jeden Tag in einem überfüllten Büro zu sitzen. Damit setzen Sie die Person nur unter Druck, was zu unnötigem Stress, Burnout und schließlich zur Kündigung führen kann.

5. Seien Sie inklusiv und verständnisvoll

Schaffen Sie nicht nur eine sichere Arbeitsumgebung, sondern zeigen Sie auch Verständnis bei der Gestaltung des Plans zur Rückkehr ins Büro. Denken Sie daran, dass unterschiedliche Menschen unterschiedliche Erfahrungen gemacht haben und berücksichtigen Sie diese Unterschiede. Jemand, der 1,5 Stunden pendeln muss, weil er es sich nicht leisten kann, näher am Büro zu wohnen, wird es wahrscheinlich vorziehen, zumindest ein paar Mal pro Woche remote zu arbeiten, um Zeit und Geld zu sparen. Ein anderes Teammitglied wohnt vielleicht in der Nähe des Büros, aber in einer Wohngemeinschaft ohne eigenen Arbeitsraum, sodass er oder sie vielleicht begeistert wäre, fünf Tage pro Woche im Büro zu arbeiten. Außerdem belegen Forschungen, dass Minderheiten am stärksten von der Pandemie betroffen sind. Achten Sie darauf, dass bestimmte Mitarbeiter:innen möglicherweise zusätzliche Unterstützung und Anreize benötigen, um nach Covid zurück ins Büro zu kommen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie eine diverse und integrative Belegschaft beibehalten, was zum Wachstum Ihres Unternehmens beiträgt. Tatsächlich belegen mehrere Studien, dass Mitarbeiter:innen aktiv nach einem inklusiven Arbeitsplatz suchen und mit 47 % höherer Wahrscheinlichkeit bei einem Unternehmen bleiben, wenn dieses inklusiv ist.

6. Investieren Sie in Teambuilding und Unternehmenskultur

Sie wissen wahrscheinlich schon, dass Teambuilding und Unternehmenskultur wichtig sind, aber wenn es darum geht, Mitarbeiter zurück ins Büro zu holen, gilt dies mehr denn je. Laut einer McKinsey-Studie wünschen sich Arbeitnehmer:innen inklusive Arbeitsplätze. Und um das zu erreichen, wollen sie, dass die Unternehmen in drei Schlüsselbereiche investieren:

1. Vereinbarkeit von Beruf und Familie
2. Teambuilding
3. Gegenseitiger Respekt

Wir haben bereits über die Punkte eins und drei gesprochen, aber ebenso wichtig ist es, sich auf das Teambuilding zu konzentrieren und ein Umfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeiter:innen gerne arbeiten. Das beginnt mit der Förderung der psychologischen Sicherheit am Arbeitsplatz, um sicherzustellen, dass sich jeder einbezogen und sicher fühlt. Dazu gehört aber auch die Organisation von Teambuilding-Aktivitäten, die Ihren Mitarbeiter:innen helfen, Kontakte zu knüpfen, Beziehungen aufzubauen und ihnen einen Grund geben, zurück in Ihr Büro zu kommen. Und genau da setzt auch unser Punkt Nummer sieben an.

7. Setzen Sie auf Anreize statt auf Konsequenzen

Einige Arbeitgeber könnten versucht sein, einen Plan zur Rückkehr ins Büro zu erstellen und dann zu versuchen, ihn mittels Sanktionen durchzusetzen. Manche Arbeitgeber drohen zum Beispiel mit einer Abmahnung der Mitarbeiter:innen, wenn diese nicht zurück ins Büro kommen. Der Arbeitgeber hat zwar in den meisten Fällen das Recht dazu, die Rückkehr ins Büro zu verlangen, wenn kein ausdrücklicher Homeoffice-Anspruch vereinbart wurde (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Das führt jedoch lediglich zu einer verärgerten Belegschaft und würde auf lange Sicht die betriebsseitige Kündigung der Mitarbeiter:innen bedeuten. Versuchen Sie stattdessen, Anreize zu schaffen und Benefits anzubieten, die es für die Mitarbeiter attraktiver machen, ins Büro zurückzukehren. Hier bei JOIN zum Beispiel arbeiten wir jetzt nach einem Hybridmodell, bei dem die Mitarbeiter maximal zwei Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten sollen. Im Gegenzug erhalten die Mitarbeiter:innen, die diesem Modell folgen, attraktive Zusatz-Benefits, darunter etwa Zuschüsse zur ÖPNV-Fahrkarte oder Taxifahrten vom und ins Büro. Mit anderen Worten: Das Konzept wird umgedreht. Anstatt Mitarbeiter:innen zu bestrafen, wenn sie sich nicht an die Vorschriften halten, belohnen wir sie, wenn sie es tun.

8. Überarbeiten Sie die Verträge Ihrer Mitarbeiter:innen

Bei der Umstellung auf diese neue Arbeitsweise kann es sich lohnen, sowohl bestehende als auch künftige Arbeitsverträge zu überarbeiten. Zuallererst – obwohl wir dringend davon abraten, die Bestimmungen eines bestehenden Vertrages zu nutzen, um einen Arbeitnehmer zur Rückkehr ins Büro zu zwingen – kann der Vertrag dem Arbeitgeber ein gewisses zusätzliches Druckmittel an die Hand geben. Sie könnten aber argumentieren, dass Sie gewillt wären, diesen zu ändern, wenn der oder die Arbeitnehmer:in in Erwägung zieht, mindestens zwei Tage pro Woche ins Büro zu kommen, auch wenn im Vertrag festgelegt ist, dass die Arbeit im Büro zu erledigen ist. Die Revision und Anpassung bestehender und zukünftiger Verträge bedeutet auch, dass beide Parteien etwas haben, auf das sie sich in Zukunft berufen können. Für künftige Mitarbeiter ist es sinnvoll, Ihr Arbeitsmodell und den Plan für die Rückkehr ins Büro direkt in der Stellenanzeige klar zu kommunizieren.

9. Bleiben Sie im Dialog und entwickeln Sie sich weiter

Schließlich können wir gar nicht genug betonen, wie wichtig es ist, mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren und Ihre Regelungen bei Bedarf weiter anzupassen. Die Arbeitswelt verändert sich rasant, und wenn Sie Top-Talente an sich binden wollen, müssen Sie sich mit ihr weiterentwickeln. Deshalb ist die kontinuierliche Förderung einer offenen Feedback-Kultur in Ihrem Unternehmen heute wichtiger denn je. Und anstatt alle Mitarbeiter zurück ins Büro zu zwingen, ist es wahrscheinlich besser, wenn Sie sich auf ein hybrides oder Remote-Arbeitsmodell einlassen. Sie sind sich noch nicht sicher, welches Modell für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist? Dann sollten Sie unbedingt auch unseren Guide zum Thema Remote- vs. Hybrid-Arbeit lesen!